如何整理会计档案(28页).docVIP

如 何 整 理 会 计 档 案 武隆县财政国库支付中心 钱素 一、会计档案的概念及管理依据 1．概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案是以货币为计量单位，反映的是经济业务方面的资料，文书档案是管理性的文件材料。 2．管理依据： 财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号），从1999年1月1日起执行。 《重庆市档案局 重庆市财政局关于进一步规范会计档案整理工作的通知》（渝档发[2010]26号、(武隆档发［2010］30号)。 重庆市会计基础工作规范实施细则全宗卷就是对档案进行管理过程中的一些文件所形成的卷宗。1、会计凭证类：保管15年。 2、会计账簿类 ：总账、明细账保管15年；现金出纳账、银行存款账保管25年。行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片） 在固定资产报废清理后保管5年 。 3、财务报告类 ：月报和季报保管5年；年度决算报告保管永久。 4、其他类 ：银行存款对账单和余额调节表保管5年；会计档案移交清册保管15年；会计档案保管清册（会计档案案卷目录）、会计档案销毁清册保管永久。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：2011年终了日为12月31日，2012年的会计档案保管期限应从2012年1月1日开始计算。 各种会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》附表一、二执行。（见本资料P26-28） 五、会计档案的整理 会计档案分类、分保管期限进行整理。会计档案的整理主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他文字资料的整理。 会计凭证的整理 1、会计凭证的装订 一般每月装订一次，不是同一月份产生的凭证不要组合在一起。装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 *会计凭证装订前的准备工作 ①分类整理，先将记账凭证所附的各种原始凭证（如发票、工资表、附件等）折叠粘贴整齐、规范。对于所附票据较多，且票据大小不规范的，如差旅费报销单等，要在凭证装订线外根据票面金额的大小分类并错位粘贴；对于规格大于记账凭证的费用报销单等单据所附的原始凭证，要按照记账凭证的规格折叠整理整齐，折叠整理中要留有装订位，以便于日常翻阅原始凭证。 ②按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒，并检查是否附件齐全； ③确定装订成册的本数； ④摘除凭证内的金属物（如订书钉、回形针、大头针）； ⑤检查记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。 *会计凭证装订时的要求 ①装订凭证的厚度一般不宜过厚，要适度，方可保证装订的牢固，美观大方，每册凭证一般厚度为1—2厘米，不超过2.5厘米； ②凭证外面要加封面，封面纸用质好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； ③在凭证包角纸的左上角画一边长为4厘米的等腰三角形，用票夹夹好，用装订机在等腰三角形的底线上分布均匀地打两个针眼（或用“三针引线法”装订，即在左上角部位打上三个针眼）； 上边和左边要对齐，如果原始凭证大于记账凭证，右边和下边要折叠，如图1便于翻开。装订线在左上角，并订入一张包角纸，装订完成后将包角纸翻过去在背面粘上，将线头包进去，盖上装订人的图章，以示负责。见图2，黄色部分为包角纸，红色圆点为洞眼，蓝色为装订线 ④装订凭证应使用棉线（现在大家也有用塑钉装订会计档案的，永久保管的不允许用塑钉，如要用，要另穿棉线加固），用针线装订时，大针引线绳穿过两个眼，将线头子押入中间，向上、向左分别拉紧穿的线。在凭证的背面打结，结扣应是死的，并放在凭证封皮里面。然后包角，将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。但不能有未装订的会计凭证。（详见以下会计凭证装订图） 2、填写会计凭证封面项目 装订完后，粘贴好凭证封签，在每本凭证封面上填写好单位名称、凭证种类、时间、册数、起止号码、凭证张数，会计主管人员和装订人员签章，装订人在装订线封签骑缝处签名或者盖章。 3、排列 会计凭证同一年度按记账分类，逐月按凭证号顺序排列。 4、编号 会计凭证装订完成后按照凭证的排列顺序，在每册脊背的凭证标签上的“册号”栏编写顺序号，一般是跨年度编制，也可以分年度编制。一个目录内案卷号最多不超过三位数。 从本单位产生凭证之日起拉大流水号，从1号开始编号，但不能超过三位数（即999号）。如去年本单位凭证尾号是900多号，今年产生凭证100册，如果连续拉号，编号就要突破999号。所以当年形成的凭证就不能再接900多号的尾号，只能重新另起