大学青年志愿者指导中心【行政部】工作手册20150528.docxVIP

华南理工大学青年志愿者指导中心工作手册行政部二〇一五年五月目录一、部门简介3二、物资管理3第一章 办公室物资管理制度3第二章 对外物资借用管理制度8第三章 大学城校区物资申请流程11第四章 五山校区活动申请流程14第五章 大学城校区办公室物资一览表15第六章 五山校区办公室物资一览表16三、财务管理21第一章 财务规范21第二章 发票规范23第三章 赞助处理规范24第四章 财务预支规范25第五章 报账流程26四、文档文件规范30第一章 会议规范办法30第二章 群邮件规范31第三章 文件归档规范32第四章 文件规范办法33五、常规活动35一、全员大会35二、全委会35三、理事会35四、社会实践分享会35五、十佳公益团队/个人评选大赛36六、换届大会36七、南校趣味运动会36一、部门简介行政部是青志的大管家。对内负责推广中心制度，沟通各个部门，召开大小会议，管理物资和财务；对外承办中心活动，负责与理事会对接。“行不逾矩，政清人和”，行政部之家欢迎你！二、物资管理第一章 办公室物资管理制度一、总则第一条物资的所有权归华南理工大学青年志愿者指导中心所有，任何组织和个人不得以任何理由将物资占为己有。第二条物资的管理权归青年志愿者指导中心行政部所有，行政部负责中心办公室物资的采购、登记、出借、整理等工作。第三条为贯彻物资借用制度及减少值班人员不必要的麻烦，请各部门和各组织借取物资时按流程来进行。同时需在规定时间内将物资归还青年志愿者指导中心并办理相关归还手续。第四条任何组织和个人有责任节约使用和爱护所借用的物资，在借用过程中如有损坏或丢失的，视情况予以相应的赔偿。二、物资的购买与登记第一条行政部负责中心办公室物资的购买工作，并应本着节约的原则。同时做好购买经费、日期的登记工作，以便日后查询之用。第二条行政部持有中心的物资清单，物资清单记载有现有的物资名称、数量等内容，并将物资清单电子版向各部门公开。第三条对于中心缺少的物资和消耗品，由各部门自行购买并开具发票，且需提前联系行政部负责人。行政部依据预算、策划书、实际开销以及发票给予报账。三、办公室及物资的管理第一条物资管理小组制度（一）物资管理小组由行政部若干名成员组成，负责中心办公室所有物资管理。（二）工作职能1. 负责物资的借用登记、定期检查并清点办公室的物资情况、外借物资的归还情况。消耗性物资及其他各项物资的使用情况，及时上报，确定需要购买的物资。2. 定期整理办公室内关于物资的各种表格，包括《华南理工大学青年志愿者指导中心办公室物资借用、归还登记表》(以下简称《物资情况总表》)、《华南理工大学青年志愿者指导中心办公室物资申请表》（以下简称《物资申请表》）等。3．保持该值班周内办公室的整洁，做好相关的卫生工作。第二条物资及资料的管理（一）存放在办公室的东西均须分类并井然有序地排列在相对固定的位置。（二）设《物资情况总表》等各类表格于办公室内，由物资管理小组成员负责在《物资情况总表》记录中心现存物资、存放位置。《物资情况总表》将另设电子版，定时整理并及时更新。第三条物资的清点和整理（一）行政部在大型活动后及每月月底对中心的物资进行清点和整理。（二）物资清点时，要将现有物资和物资清单进行核对，确认物资种类、数量等无误。（三）检查物资借用记录，查看是否有逾期未归还的物资，如有，联系物资借用记录上的负责人，要求归还物资。第四条办公室的管理1.办公室只能用作校青志七大职能部门开例会使用，不用作其他用途且不对外借用。2.办公室借用需至少提前一周向行政部进行申请，提交物资申请表，借用物资名称一栏请填写借用办公室，流程与借用物资相同。行政部统一安排后方可使用。3.每次借用完毕后，必须将办公室布置整齐，清扫干净，保持办公室的清洁。4.不得在办公室内进行聚餐、同学聚会、酗酒、抽烟等。5.借用人归还物资时，不能将办活动遗留下来的废品带进办公室。6.为提高穿马甲的工作人员的舒适度，南北校中心马甲由七大职能部门轮流清洗，按七个部门的排列顺序进行。大致每月清洗一次，中心活动较少时则两月清洗一次，每年需完成一轮的清洗工作。清洗工作需在中心大型活动举办之前完成。清洗时间由行政部工作人员与各部门负责人协商制定。四、物资的借用与归还第一条中心部门或其他组织需要借用青志物资的必须填写《物资申请表》，并发至指定邮箱申请借用，经批准后方得在物资管理小组的成员的监督下借取。物资借用方不得将物资转交其他组织，如违反相关规定，将由最初借用方承担责任。第二条借用流程：（一）借用单位应在网上下载《物资申请表》，填妥申请单位、活动名称、申请日期、申请的物资项目、数目等信息，并填写好活动总负责人（可为部长或副部长）、联系人的联系方式，并于借出时间前4天将电子版发至scutyvg_admin@163.com，物资管理小组成员同意后方可