招标工作人员应注意的细节问题-许铖铖.ppt

招标工作人员应注意的细节问题 主讲人：许铖铖 一、项目执行过程中 二、与采购人沟通 三、与供应商沟通 四、与同事日常工作沟通 五、自身 一、项目执行过程中 1、确认建议书是否到系统 2、及时提醒采购人公示需求、录委托协议 3、询问是否需论证、专家有何要求 （注：论证过程中不只是负责记录，参数中专家、用户看不出来的也要提醒专家修改） 4、标书给采购人发之前一定找组长或部长检查一遍 （注：购买标书地点、开标地点写明确） 5、标书有问题尽量一次性告诉采购人 （注：如有不合理的地方，不只要告诉采购人不行，还要说明为什么不行） 6、挂公告前提前跟甲方定好，发布之前找组长或部长确认。 （注：敏感词汇要避免） 7、外地单位定开标时间 （注：如果安排多个项目差不多时间开标，尽量定在一起） 8、标书购买不足三家，提前跟采购人沟通 （注：用户咨询报名情况注意保密） 9、开标提前半天或一天通知甲方，确认是否需要公证，抽取专家有何要求 （注：特别是外地客户） 10、开标前提前再通知下供应商，避免废标。 11、开标时间安排 （注：提前看好开标房间，特别是出差，考虑用车、摄像机、投影仪等） 12、评标现场 (注：记录员或服务人员有什么问题，一定先询问评标主持人) 13、宣布结果时确认供应商是否都在场，中标单位名称一定要念全称。 14、做合同：采购编号、合同编号、交货时间、报价明细表 15、给采购人送资料 （注：标明如何盖章、如何留存） 二、与采购人沟通 1、参数发过来，提前问一下资金来源、采购方式、是否有进口 2、论证 （注：过程中设备有变动，一定要跟采购人汇报，再定是否可变，特别是之前没申请进口突然发现要买进口的） 3、定标书 （注：采购人让直接与用户定标书，标书定稿后也要发采购人再确定一下） 4、标书购买情况 （注：不足三家的提前跟采购人汇报，采购人不要具体报名情况的只需告知是否够三家，具体用户咨询的，注意保密） 5、开标前 （注：特别是外地客户，提前问下来几位、是否需要接站等，唱价前采购人未到，打电话询问是否需要等一下再唱） 6、资料整理 （注：根据客户需要对资料进行整理，有的需要单独建立档案盒，有的汇编资料不止一份，有的委托协议一签签一年。。） 7、合同 （注：合同做好发给采购人，记得定期提醒采购人，以免采购人项目太多忘记审核合同。过了公示期记得提醒采购人系统内录入合同。） 8、合同履行情况 （注：定期对于执行过的项目进行电话回访，了解中标单位实际供货情况，以便出现问题及时解决） 三、与供应商沟通 1、与供应商沟通注意语气。 （注：特别是有质疑项目，供应商态度比较极端的 ） 2、供应商有咨询报名是否够三家的，一定注意保密。 3、有的供应商一个人拿了不止一份营业执照报名，如是同一项目同一包号，只能卖他一份标书。 四、与同事日常工作沟通 1、办公室有供应商在的时候，注意同事间交流内容。 2、不是自己的项目，报名情况及具体执行情况不要乱打听，针对自己项目也要做好保密工作。 3、开评标现场情况可以事后作为经验交流，但是务必注意场合及在场人员。 五、自身 1、注意个人形象 （注：着装、言谈举止） 2、有事外出，提前跟同事安排好自己项目，报名有无特殊要求等。 3、电脑设置密码 （注：本人不在办公室或暂时离开，关闭所开所有界面，特别是报名情况） 4、接电话 （注：不知道的不乱说；接找同事的电话且同事暂时不在，注意记录清楚，事后交与同事；注意接电话语气） 5、不与其他人谈论与工作有关的内容。 6、如有朋友、亲戚参加公司组织的招标项目，自动提出并回避。 7、不要私下加供应商的微信、QQ，保持一定距离。 谢谢大家