高职文秘专业《文书工作与档案管理》第七章 档案的检索、利用与编研.pptVIP

2．建立计算机检索的步骤 　　（1）系统分析 　　（2）设备选购和安装 　　（3）人员培训 　　（4）检索软件设计 　　（5）数据准备 　　（6）系统的检验和修改 　　（7）系统操作管理 　　（8）系统评价 7.2 档案利用工作 7.2.1 档案利用工作的内容 7.2.2 档案的保密与开放 7.2.3 档案利用方式 7.2.1 档案利用工作的内容 　　档案利用工作也称为“档案提供利用工作”，即档案部门为满足社会利用档案的需要，向用户提供机会和条件的工作。 　　档案利用工作的内容一般包括提供档案原件、提供档案复制件、制发档案证明、举办档案展览以及提供档案咨询服务等方面。 7.2.2 档案的保密与开放 1．档案的保密 　　人们对档案的利用是有差异的。某些档案在近期内就可以得到广泛利用，某些档案却要经过相当长一段时间后才能得到广泛利用；某些档案可以在大范围内提供利用，某些档案却只能在小范围内提供利用；某些档案可以在一般的条件下提供利用，某些档案却要在严格限定的条件下才能提供利用。 （1）保密的本质 　　人们对某一种类型、某一方面内容档案的保密，并非是不提供利用，而是为了更加有效地利用这一部分档案，使这一部分档案的作用得到充分和恰当的发挥。 （2）档案的解密 2．档案开放 　　开放档案是档案利用的又一种形式。所谓开放档案，就是将相关的档案向社会广泛提供，用户只要经过