分析假定与限制：若则 - risk doctor.pdfVIP

Risk Doctor Briefing 分析假定與限制：若…則 © 2004 Dr David Hillson PMP FAPM david@ 沒有人可以完整地確知未來，當然這也就是為什麼我們需要風險管理的原因。但有時候我們會去猜測有 什麼事會發生，然後根據這種資訊進行規劃與決策，這種猜測就稱為「假定」，而這些也就是專案、企業、 或更一般而言生命中風險的重要來源。 當未來存在著數個可能的選項時，假定是一種用以處理不確定性的方式，最簡單的假定形式，就是將某 一個選項視為正確而其他選項皆不會發生下決定繼續進行；例如，我們可能會假定供應商將準時交貨、 或我們的顧客會在兩週內簽訂所有同意書、或專案團隊的所有關鍵成員在專案過程中皆會繼續待在團隊 中；但是如果我們的假定錯了會發生什麼事呢？在大部分的情況下，錯誤的假定會導致專案發生問題， 因為我們通常傾向於假定事情會如我們所希望般的發生。 當然，並不是所有的假定都相同重要，有些假定既使證實是錯誤的，卻也不會對整體專案造成顯著的影 響，然而有些不同的結果卻會非常嚴重。好在有一個簡單的程序可以測試有風險的假定會造成的影響， 並且在必要時可以將其涵蓋於風險程序中，每一個假定皆可寫成一個簡單的若…則敘述，其形式如下： 「 若此一假定被證明是錯的，則其對專案的影響為…」 若的這一方測試這個假定不安全的可能性，則的這一方測試其是否重要。另一種描述方式為，將若之後 的陳述視為反映其機率，而則之後的陳述是關於其衝擊，機率與衝擊構成了風險的兩個向度。這個簡單 的方法可用以將專案假定轉換成風險，當一個假定被評估為可能錯誤且/或其可能對一個或多個專案目標 有顯著影響時，這個假定應該被認定為可能的風險。 這種假定分析是一種用以發現專案相關風險非常有效的方式，因為他指出了對給定專案的特定假定，然 而這個技術有以下兩種危險： 1. 這項技術的第一個弱點是只能考慮明顯的假定，這些假定皆為有意地建立且被公開討論過的，然 而許多我們每天都用到的不明顯或隱藏的假定，其中有些風險是很高的。 2. 其次，這個方法僅傾向於辨識負面的風險或威脅，即某特定假定被證明為錯誤時會導致專案出問 題的；然而假定分析在辨識機會上並不好用，因為我們大部分的假定都是樂觀的。 第一項缺點可以用一種較易於辨識與記錄假定的方法來克服，就是讓一個不屬於專案成員之獨立人士挑 戰專案中的既成想法，而為了使這個方法完全有效，假定之分析必須充分公開。 對於機會的辨識而言，此項技術可以引伸至指出並挑戰限制。限制是指專案可以或不可以執行、為何專 案必須繼續或絕不可繼續的條件，然而這些限制條件第一次出現時可能尚未確定，有些甚至是假定的限 制條件；事實上，某些限制可能可以放寬甚至完全移除，這些假定可以用揭露威脅之相同方法來測試， 類似的若…則測試可以應用在限制上以辨識機會： 「 若此一限制可以放寬或移除，則對專案的影響為…」 除了建立對未來的假定，或接受已知的限制是無法改變的之外，準備好挑戰假定與限制可以揭露顯著的 威脅與機會，然後便可以經由風險程序應付之。