国立中山大学经费动支及核销注意事项(99年09月28日-中山大学主计室.docVIP

國立中山大學經費動支及核銷注意事項 壹、共通性注意事項 一、經費核銷原則 (一)各單位人員應本崇法務實之態度及誠信原則，辦理經費核銷作業，並對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任。 (二)辦理經費核銷，應取得證明支付事實所得之收據、發票或相關書據。 二、經費動支 (一) 一萬元以下採購，原則上毋須填寫動支經費申請單，直接以零用金報支。 (二) 一萬元以上十萬元以下採購，授權由各單位自行辦理，並依規定填寫動支經費申請單，及檢附至少一張估價單，經核准後方得辦理採購。 (三) 逾十萬元以上採購，依規定填寫動支經費申請單，由總務處依照採購法規定程序辦理採購。 （四）十萬元以上案件簽准授權由各使用單位自行辦理者，其開標紀錄、驗收紀錄、財務購置交貨驗收單、結報支出憑證粘存單等，仍應依照程序由相關權責單位（如事務組、保管組）核章。 (五) 各項採購案件，凡能一次辦理者，不得化整為零分批辦理。 (六) 動支經費申請單、估價單、驗收單、發票有關之品名、規格、數量應一致。 (七) 估價單應請廠商填寫本校全銜、估價日期及詳細規格。 三、支出憑證 (一) 統一發票 統一發票應記明下列事項：營業人之名稱、地址及其營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期、買受機關名稱。 前項各款如記載不明，應通知補正，不能補正者，應由經手人詳細註明，並簽名證明之。 統一發票（或收據）之買受人須為「國立中山大學，統。 收銀機或計算機器開具之統一發票，應輸入各機關統一編號，若未輸入統一編號，應請營業人加註買受機關名稱或統一編號後，加蓋統一發票專用章。 收銀機或計算機器開具之統一發票，僅列日期、貨品代號、數量、金額者，應由經手人加註貨品名稱，並簽名；如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者，得免加註。 (二) 收據 商店收據應記明下列事項： 收據名稱、買受人之抬頭、開立收據之日期、品名、數量、單價、總價(金額)、合計之中文大寫數、店章、商店地址（店章內未載明者） 、營利事業統一編號(店章內未載明者)、負責人章(店章內未載明者)。 收據金額涉個人課稅所得者，應依支出類別填具印領清冊，及依各類所得扣繳率標準辦理扣繳。 (三) 無法取得單據 各機關申請支付款項時，應取得收據、統一發票，如因特殊情形不能取得， 應由經手人開具支出證明單，書明不能取得原因，據以請款。 (四) 單據遺失 收據或發票如有遺失，應檢附與原本相符之影本並加蓋店章，或其他可資 證明之文件，由經手人註明無法提出正本之原因，並簽名。 (五) 無法核銷之單據 「出貨單」、「估價單」非支出憑證，無法核銷。 購買商品禮券及圖書禮券之證明單並非最終消費，無法核銷，必須購買時可取得發票者才可核銷。 (六) 各項清冊及表冊 各機關支付員工薪俸、加給及其他給與應按給付類別編製印領清冊。 薪資清冊應記載受領人之職別(職稱、等級)、姓名、應領金額等。 受領人之簽名，其由金融機構匯入帳戶者，受領人得免簽名。 員工有新進、晉升、降級、減俸、月中離職或其他情事者，應在印領清冊註明或證明。 臨時工印領清冊，應書明受雇人姓名、戶籍地址、身分證字號及薪資標準、實際工作起訖日數或時數及計算式。 (七) 經費分攤 數計畫或科目共同分攤之支付款項，其支出憑證不能分割者，應加具「支出科目分攤表」。 數機關分攤之支付款項，其支出憑證應加具「支出機關分攤表」，由主辦機關另行保存，其他各分攤機關應檢附主辦機關出具之收據及支出機關分攤表辦理核銷。 (八) 其他 支出憑證黏存單憑證黏貼，應按同一受款人及同科目支出性質黏貼，以不超過5張為原則。 本校為非營業單位，應取具二聯式發票核銷，若取據電子計算機三聯式發票，應將扣抵聯及收執聯一併黏貼核銷。 核銷金額少於發票或收據金額時，請註明實付金額並由經手人簽章。 經手人不得為監驗或證明人。 非零用金（超過一萬元以上）之公款依規定應逕付廠商，若確有必要先行墊付一般公司行號者，應簽奉核准後方可支予墊付人；若在國外購買或向公家機關採購案件，可免簽准竟附繳款人，唯需於黏存單上註明受款人。 購買票品之郵資證明單抬頭應填列「國立中山大學」。 刻印費請在收據上面加蓋樣章。 圖書屬財產，請填寫財產增加單送請圖書館及保管組登錄財產。 報支餐費、便當，需附用餐人員名單，並請務必於用途欄註明用餐事由及人數。執行開會超過用餐時間，始得由機關提供便當，另參加對象為本機關人員每餐費用以100元為原則並請提供用餐名單送核，每日額度則比照教育部及所屬機關學校辦理各項會議、講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案」規定辦理。 各單位辦理經費核銷，除零用金支付方式外，請直接匯撥廠商或各類所得受款人，如採開立支票方式仍應以受領人為抬頭，不宜由第三人提領轉發。 四、