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第三章：办公室日常管理 本章提要：繁杂琐碎是办公室工作的重要特征。办公室工作是程式性和非程式性、常规性和随机性、事务性和政务性工作交织在一起，使人忙碌不堪。本对办公室日常性工作进行了梳理，介绍了基本的操作规范，从而使办公室工作高效有序。 第一节：环境管理 好的环境有助于员工的身心健康、增强员工的自信心、创造良好的沟通氛围，提高组织化程度和工作绩效，还可以提高企业的公信度。办公室环境指办公室的设计布置、办公室的空气、光线、声音、色彩、安全化程度和办公室设备的排列摆放。 场所因素 1布局应根据工作需要和工作职能来确定 2体现平等和谐的企业文化 空气因素 光线因素 色彩因素 声音因素 设备因素 安全因素 秘书对环境管理的责任 1对领导办公室环境的管理 2对自我办公室环境的管理 3对日常公务区的环境管理 办公室的格局 地标信息咨询有限公司有一栋三层的办公大楼。公司新近增设销售部，该部设有销售经理1人，秘书1人，销售人员6人，需要办公场所。公司总经理要求李秘书根据公司总体场地条件来规划格局 布局原则 1 销售部门要经常与客户打交道，办公室应该设靠近公司大楼门口；较小的办公室给总经理；较大的给销售人员，并分出一半做会议室 2经理有专门的办公室，秘书则在经理办公室门外一侧 3销售人员办公区域采用直线式条块格局，便于控制和监督 4办公设备如饮水机等放在便捷的公共的区域内，通道上不放设备，柜子桌椅要尽量少占空间，扩大公共空间的面积。整体美观，便于工作 第二节：时间的管理 ?时间管理的基本原则 （1）熟悉全局、熟悉上司 了解和掌握上司的工作习惯、全年的工作目标和每一阶段的工作重点，准确的进行时间安排，加强计划性、避免盲目 （2） 分清轻重缓急、突出重点 秘书要分四级进行时间管理。对重要而紧急的放在一时间去做，好留下充分的时间；紧急而不重要的列为二级，尽早安排且争取在短时间内完成；重要但不紧急的列为三级，预留充足的时间去做；不重要不紧急的列为四级，根据上司的时间随机处理。 （3） 内外兼顾、搞好平衡协调 （4） 张弛有度，有序有节 要难易搭配，急缓相间，便于调节精神和情绪 安排和利用好工作日志 1电子记录本和公司制定的月历、周历、日历等记事工具,在周末的下午和下班前分别制定下周的工作计划表和第二天的日程表，提交上司审核。 2上司日程分为年度计划、月度计划和周计划、每日计划。计划长为粗线条；每天则尽可能详细。 3分轻重来安排，状态好安排复杂的事情，同类的事情一起办。根据上司意向来决定，使其条理化和规范化。 4日程表决定后，复印给相关人员，如司机和办公室主任等人。 5做相关工作 6如果遇特殊情况需要调整，可以调整次要的事情和个别调整，尽量不要进行外部事务的调整。确定变更后向有关部门进行说明，及时作好善后工作。 主管工作日志 董事长第16周工作计划 北京日兴科技有限公司总经理办公室秘书下周（2006年4月10日-2006年4月14日）工作备忘录 有效的安排约会 *约会基本原则 1、了解上司的工作习惯和生活习惯 2、分辨轻重缓急来安排 3、选择好时间：周一上午周五下午节假日、上司出差回来不安排；约会时间错开，有一定的弹性；远期约会不能定得太死，太具体 *约会具体细节 1、电话联系，记下详细内容 2、上司约会前再次与对方确认 3、连续约会制定小卡片给上司 4、因故变更要及时通知对方，表示歉意 5、重要客人由秘书亲自去商定或上司联系 6、如约而至而上司忙，请对方等待；不约 而 至于上司不愿意见，可以委婉挡驾 7、每天上班与上司确定约会事宜，随时提醒 上司准时赴约 如何管理自己的时间 1、遵循时间管理的有限顺序，做到准确无误 2、上司交办的工作马上办理 3、 同类事情同时处理 4、努力提高自己的工作技能 5、?精力充沛时做重要的事情，如撰写文稿 6、电话熟记，常用电话写在卡片上 7、今日工作今日完成 8、平时搜集各种咨讯，分门记载，如航空价格、行业动态、法规、 9、善于总结学习，平时准备预案，预防突发事件 第三节：旅行管理 制定旅行日程表 1.了解出行的目的、地点、时间、陪同人员、重要事项 2. 国内旅行注意不同地方的生活与工作习惯；国外旅行要注意时差 3.日程表包括时间、地点、接待、交通工具、活动内容、参加人员、住宿；饭店、联系人、会晤者、海外领事馆的联系方式等。 4.拟订后请上司审核，后复印给相关人员。 办理相关手续 1获得邀请函 2提出出国申请，获得批件 3办理护照 4办理签证 5体检，获得预防接种证书，买保险 6购买机票 2005年5月10日上午，北京市外事处主管出国手续办理工