2011公司文件管理制度概要.doc

编号：Q/LD-GL-TG-01 公司管理制度三级文件（包括管理制度作业指导书、、记录、标准化表格、外来文件等）。建立健全公司文件制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各出现执行无效文件的主要措施。 总经理办公室ZJ，行政综合办公室ZH，财务部CW，销售办公室XS，售后部SH，市场部SC，关爱部GA。 公司管理文件类型缩写： 作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。 4.5文件下发与签收 4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。 4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。 4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。 4.6文件的保存 4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。 4.6.2文件的原件由行政部保存，副本由各部门负责保存，涉及到本部门实际业务方面的文件有各部门自己保存，但要在行政部备案。 4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经行政管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。 4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。 4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。 4.7文件的修改文件的修改包括换版、更、补充，由负责。.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写《文件更改申请表》送。.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由组织专业人员修订换版，由在原《文件更改申请单》上注明，报管理者代表审批。.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。.9 文件的复制任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。《文件发放回收》《文件更改申请单》 时间 文号 签发人 主题 领用人 回收人 时间 备注 文件名称