公司档案管理办法概要.docxVIP

档案管理办法 目的 为规范公司各部门文件档案管理工作，保证文件档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，以更好的为公司各项工作服务，特制定本办法。 管理范围 凡公司各部门在工作活动中形成具有考察利用价值的文件材料以及反映公司战略发展、生产经营、企业管理、法律纠纷及工程建设等活动中各类文件资料（包含多媒体资料）或合同均属档案室档案管理范围； 工作活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件，复印件交由档案室； 属于人事方面的资料及劳务合同，由人事行政部保存原件并归档档案室； 属于其他工作活动事项的文件，由相关部门保存复印件，原件交由档案室； 除劳务合同相关外，所有活动事项中的各类合同，在条件允许情况下原件应交由执行部门、财务部与档案室各持一份保管（原件未交由档案室保管的应交复印件）； 凡公司工作活动中收到的外来文件、函件承办后均要及时交档案室归档；以公司名义发出的文件、函件要留复件或底稿交由档案室归档备查。 档案接收与归档 接收 资料档案均应在活动完成后一月内交由档案室； 接收的资料档案应完整齐全、无缺损、无污渍； 接收档案分类参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类为三大类十二小类，级别分为三级（秘密、机密、绝密，强度依次加强）；各类档案材料应在接收时进行密级划分，已标有密级的，一律按原密级划分，密级标识在档案袋右上方；分类、分级详细见附件； 档案接收人员应当场清点，确认无误后档案接收人应在接收薄上写明文件名称、种类、级别、份数、页数、时间，并让交件人签字在接收薄上。 除纸质接收薄登记以外还应在电子接收台账上登记； 档案室接收文件的要求参照管理范围，原件不由档案室保存的，其复印件或抄送件要求加盖鲜章的，则必须加盖后方可接收； 不满足接收要求的文件资料，档案室则拒绝接收。 归档 凡交由档案室管理的文件资料均应归档管理，归档后的文件资料应由档案管理人员在纸质与电子版归档目录登记； 应归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，立在一起，不得分开，合一归档； 文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列； 不同年度的文件一般不得放在一起归档；跨年度的总结放在针对的最后一年；跨年度的会议文件放在会议开幕年； 归档应在接收后一月内完成立卷，不能立卷的应做好保管分类； 立卷档案必须附带案卷目录； 目录需按照编号要求和顺序清楚填写（归档后档案编号编制规则见附件）； 归档的文书档案按“件”整理；电子多媒体、实物档案按“件”整理；科技档案按“卷”整理；会计档案按“盒（卷）”整理； 归档后案卷均结合实际并按照GB/T9705-2008《文书档案案卷格式》要求进行整理。 档案的利用 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者根据分级权限借阅，并登记借阅台账； 秘密级别档案公司内部人员均可借阅，机密级别的档案借阅要由部门负责人及人事行政部签字允许方可借阅，绝密文档的借阅必须由总经理签字批准； 档案借阅的最长期限为一周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理； 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任； 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等，不得在卷宗目录涂改或撕毁； 不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经分级权限所对应领导批准才能摘抄或复制； 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等； 不准转借，必须专人专用； 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 归还时档案管理人员应当面及时清点检查，无误后方可确认归还并登记。 档案保管 档案保管按照分级分为三个期限：一级秘密10年，二级机密15年，三级绝密永久； 台账登记薄等均按照档案要求保管，分级为秘密，保管期限为15年； 档案保管到期后因需要延长的，可向档案分级权限负责人申请延长所需年限； 档案保管到期后经总经理和各部门负责人签字确认销毁清单，档案管理人员再根据清单对档案进行销毁登记，登记后由人事行政部派专人同档案室管理人员一同销毁。 档案日常保管应注意防虫防潮防盗，定期清点清理并做好相应措施。 附件：1.档案分类说明 2.档案级别权限对应表 3.封面档号及卷内目录编制规则 4.工业企业档案分类试行规则 5.文书档案案卷格式 附件1： 档案分类说明 参照《工业企业档案分类试行规则》结合本公司实际进行简化优化分类。  HYPERLINK /s?wd=%E6%96%87%E4%B9%A6%E6%A1%A3%E6%A1%88tn