xxx公司档案管理制度_图文概要.docx

XXXXXX有限责任公司  PAGE \* MERGEFORMAT 9 档案管理制度日期2016/12/07版本A版编号XC-WS-ZD-2016-1页数共8页第一条：目的 为加强档案的管理，建立完整的档案体系，提高档案管理水平;同时做好档案保密工作，充分发挥档案的作用，特制订本制度。 第二条：范围 1、本制度适用于XX公司档案管理的相关工作。 2、凡属公司经营管理过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表、电子资料及特殊载体材料等，均属于公司档案。 第三条：管理原则 1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。 2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。 第四条：档案分类 公司档案大致分为：文书档案、人事档案、财务档案、招投标档案、工程技术档案等五大类。 第五条：管理部门 1、综合部负责文书档案、人事档案的管理。 2、财务部负责财务档案的管理。 3、招投标中心负责招投标档案的管理。 4、工程技术部负责工程技术档案和建设工程其他资料管理。 第六条：管理职责 1、各管理部门负责制定本部门档案管理工作的具体规章制度。 2、各管理部门应不断提高部门档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的现代化和科学化。 3、各管理部门做好本部门档案的收集、整理、保管和利用工作。 4、综合部对其他部门档案管理工作进行指导和监督。 5、各管理部门指定专人负责本部门档案管理工作。 6、各部门档案管理人员主要管理职责如下： 严格执行公司制定的档案管理制度； 负责档案的收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作； 采取有效措施，确保档案的安全、完整、系统、有效； 做好档案的保密工作； 每季度检查上季度档案借阅、查阅情况； 每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况； 第七条：档案管理编号原则 1、档案资料具体分类 （1）文书档案大致分为：红头文件、函件、通知、制度、工商资料、行政资料、行政类合同、财务类合同等； （2）人事档案大致分为：招聘登记表、简历、入职单、转正单、表彰文件、劳动合同、离职单、解除合同约定等员工资料。 （3）财务档案分为：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。 （4）招投标档案大致分为：招标文件、招标答疑、投标文件、中标通知书等。 （5）工程技术档案大致分为：报建、报规、图纸审查、施工许可、房屋测绘、预售许可、竣工验收等资料。 2、档案保管年限： （1）绝密档案（A级）保管年限10年以上或永久。 （2）机密档案（B级）保管年限8年。 （3）秘密档案（C级）保管年限5年。 （4）非保密档案（D级）保管年限2年。 3、档案编号原则： 档案编号=公司名称+一级类目代号+二级类目代号+年度号+案卷号 举例示意：XX公司文书档案中红头文件编号方法 XC——WS——HT——2016——1 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┗━━ 案卷号： 1 ┃ ┃ ┃ ┗━━━━━ 年度号： 2016 ┃ ┃ ┗━━━━━━━━ 二级类目代号： 红头(HT) ┃ ┗━━━━━━━━━━━ 一级类目代号： 文书档案(WS） ┗━━━━━━━━━━━━━━ 公司名称： XX(XC) 第八条：档案归档 1、各部门档案资料应于档案形成后3个工作日归档。 2、合同类档案应于盖章后1个工作日归档。 3、经办人形成档案后由于个人原因未归档，须承担相关责任。 4、部门负责人对经办人档案资料归档负有指导、监督和管理责任。 第九条：档案保管 1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。 2、认真做好档案管理工作，定期对档案进行核查、整理工作。 3、档案员对因长期借阅、查阅档案资料造成的破损，应及时修补。 4、档案管理员因工作失误丢失档案，须承担相关责任。 第十条：档案的借阅、查阅、使用 1、公司档案借阅查阅范围：公司内部各部门。 2、借阅、查阅需办理相关手续，经部门负责人初审，综合部经理复审，方可办理借阅、查阅手续。 3、重要档案及机密档案不借阅，可查阅，须由总经理批准，查阅档案应于公司场所内查阅，不予携带出公司档案存放地。 4、档案借阅时间为3天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。 5、申请档案复印的，经登记后，由档案员负责复印发放。 6、、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值