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房地产经营（祥业公司） 协同办公系统介绍 一、现状分析 目前公司主要应用的信息化系统是住总集团的统一信息服务平台，由于该平台目前的功能主要服务于集团机关日常办公应用，因此对于房地产经营部而言在应用上存在诸多不足，难以满足房地产经营部更为精细化的管理和信息系统自主管理需求。 通过一年多的探索和论证，目前公司已基本完成了对项目管理、工程管理、成本管理、招标采购管理、设计管理、营销策划、财务、人力资源等工作流程的梳理，并正在实现业务过程的流程再造。为了配合公司标准化管理工作的推进，信息化建设的总体需求如下： 信息共享：通过信息化建设实现企业内部以及和集团之间便捷、高效的信息共享； 沟通交流：通过信息化建设实现企业内部以及和集团之间成员之间实时的沟通交流； 流程协作：通过信息化建设实现企业内部各类业务流程高效、便捷的协作和管理； 业务管控：通过信息化建设实现对企业各业务过程实现跟踪和控制，以精细化管理并降低风险； 二、信息化建设的总体设想 目标：搭建企业内部的统一信息服务平台，实现衔接集团的协同办公系统，满足日常办公信息发布、沟通交流、知识共享需求，并选择较为迫切和应用价值较高的业务流程实施流程管理，提高流程协作效率和业务规范化管理。 三、协同办公系统建设目标 OA真正实用和常用的就是企业内部的信息发布、沟通交流、文件共享、流程审批等应用。优先考虑企业内部信息传递的通畅性，逐步实现企业经营过程的可知和协作。 “协同办公系统”的建设目标为： 实现公司上下重要信息的可知，这些重要信息包括组织管理层以新闻、通知、公告等形式向内部成员发布的各类决策和经营信息。 实现公司自下而上重要信息的可知，这些重要信息包括各部门以工作计划、工作总结、项目报告等形式向上传递的日常工作信息。 实现公司制度、体系、流程管理的标准化运作，使标准化流程逐步实现信息化。 四、系统功能范围 在明确系统建设的核心目标后，明确的系统功能范围定义是任何信息系统建设成功与否的首要保障。根据系统建设目标，我们认为目前房地产经营部协同办公系统的功能可分为三个类别：核心功能、辅助功能、基本工具三大类。 系统主要功能范围详见下表： 类别 功能 描述 核心功能 信息发布 主要应用于之上而下的信息传达，该信息发布功能可根据房地产经营部的实际需求自由配置新闻、公告、通知等信息发布栏目。 公文管理 主要应用于内部公文的管理，实现公文流转的自动化，并实现与集团公文系统的衔接。 流程管理 主要应用于企业内部各类业务过程的流程审批和管理，该流程管理功能可根据房地产经营部的实际需求自由配置费用申请、合同审批等业务的流程化管理。 计划管理 根据标准化计划模块内容实现大部分节点的子流程 辅助功能 文档管理 主要应用于组织内部重要文档的存储和共享，实现严谨的目录安全权限设定。 办公资产管理 日常办公资产信息化管理，包括资产申请、审批、统计等。 办公用品管理 日常办公用品信息化管理，包括用品申请、审批、统计等。 人力资源管理 日常人力资源管理，包括考勤、请假、人事档案等 基本工具 电子快递 主要应用于组织内部类似邮件的通讯组件 即时通讯 主要应用于组织内部即时的沟通交流应用，并作为消息通知客户端组件。 手机短信通知 主要应用于组织内部各类信息通过手机短信形式提醒。 五、系统功能设计 业务流程管理：流程设置、流程审批、流程监控 公共信息管理：信息发布、栏目管理 工作计划：报告类别、计划类别、工作计划、工作日志 文档管理：类别管理、文档发布、文档查询 公文流转：发文拟制、收文登记、公文办理、公文催办、公文查询 审批管理：事务审批、事务登记、事务打印、申请类别 办公用品管理：用品管理、用品采购、用品统计、库存预警、用品类别 资产管理：资产信息、使用管理、部门资产、全部资产 六、与集团的衔接 系统部署示意图 与集团信息系统的单点登录技术方案 集团机关统一信息服务平台改造后，将为集团所有二级公司提供统一的用户管理及验证平台，因此公司统一信息服务平台将共享集团机关的用户管理及验证服务器，并实现用户自主管理，从而实现公司统一信息服务平台与集团机关系统的单点登录，并降低系统部署成本。 与集团机关的沟通交流和信息共享技术方案 与集团机关的沟通交流和信息共享主要是在即时通讯、电子快递、信息发布和公文管理四大模块，其中沟通交流采用集团统一的即时通讯和电子快递平台，通过门户集成到统一应用界面，而信息发布和公文管理则将采用信息推送形式来实现本公司和集团机关间信息的共享。 七、协同办公系统方案成本 本方案成本软件部分的软件和实施服务成本，硬件需用户方独立采购。 项目 工作内容 工作量 成本 系统安装部署 系统安装 1人/周 0.5万 门户配置 门