秘书第三讲办公室事务管理.ppt

4.7 邮件处理 1 拆封 保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。 2 登记 按收文登记簿中的内容逐项登记。 3 分类 将私人邮件与商业邮件分开 将办公室邮件与外部邮件分开 把优先考虑的材料放在一起 4 呈送 向领导呈交有阅办要求的邮件；向其他人递交邮件。 技能训练 一、分析观察 一天上班不久，邮递员送来三个邮件：一个是发给万总经理的函件，封面上 有“急件”字样，另一个是给朱经理的包裹，还有一个是税务局寄来的函件。秘书小汪在投递单上签收后，将三个邮件放在一边，开始忙昨天未结的工作，直到快中午的时候，才腾出时间处理这三个邮件。小汪打开税务局的函件，是一份关于税务新管理办法的文件。小汪又打开急件，是一封客户请求确认并要立即给予回复的商函。小汪一看这两个函件，不是重要就是紧急，不敢怠慢，急忙送交万总经理阅办。回来后，小汪还没有坐稳，办公室钱主任走了进来，叫小汪外出办一件事情。小汪于是把包裹放在办公桌上，给朱经理打了个电话，让他过来自行取走，然后放下电话出去了。 要求： (1)以凶示意三个邮件的处理过程，展示其中主要的环节； (2)分析小汪的处理有什么问题，并给出规范的操作方法。 技能训练 二、模拟训练 在何经理的办公室里，何经理向刘秘书口述了一封信的概要，要求刘秘书整理出来后，以最快速度发出，并保证对方也能够在最快时间内收到这封信。 要求： (1)详细描述刘秘书由整理信函到发出信函的全过程。 (2)分组模拟：将学生每组2人，分成若干组，分别扮演何经理和刘秘书，在一个模拟办公室中演示口述、整理和发送信函的全过程。其他学生对演示的结果进行评议。 技能训练 三、实践训练 以下情况，应该运用哪些邮政业务： (1)经理正在外地参加一个商品交易会，留守单位的小牛接到经理打来的电话，要求小牛立即寄送一个商品的样本过去。 (2)某员工与公司解除劳动关系后，应聘到了另一家企业，由于走得匆忙，刚刚补做的团员证来不及取走，现在需要把团员证给他寄过去。 (3)企业因拓展业务的需要，需要印制大量的商业函件发往全国各地，寻找合作伙伴。 问题讨论 1、如何理解时间管理的一般原则？该原则与秘书工作有哪些关系？ 2、你是如何理解ABCD工作法的？ 3、作为一个秘书，你认为应如何管理好自己和上司的日志？ 4、秘书应如何正确收发邮件？ 5、值班工有哪些任务和要求？ 祝学习进步！ 第一节 电话管理 ◆相关职能部门处理的电话 对方提出的问题，如果由相关职能部门就可以解决的，如来电购买商品，反映产品质量，推销产品等等，你可以将电话转给职能部门，或告知对方职能部门的电话，负责人姓名，请对方直接和职能部门通话联系。 “订购产品问题是由销售部门负责的，是否要将您的电话转过去?” “请您与营业部门的张XX联系好吗?他的电话号码是XXXXXXXX。” 技能训练 1、 你正在打一个公务电话，这时领导走到你的办公桌旁。你知道电话还要打一段时间，然而领导一直在旁边等着可能会不耐烦。你是否应该: A.同对方说一下待会儿再打，然后挂断电话; B.用手捂住话机，轻声地对领导说你还需要一段时间才能打完电话; C.请对方拿着话机稍候，再同领导简短地说几句。 2、秘书小张接到一个投诉电话，小张该怎样处理？ 情景训练 以秘书的身份模拟以下接打电话的情景： （1）一位电视台广告部的客人要找总经理，总经理不在； （2）一位客户来电咨询广告设计的费用、时间等情况，秘书回答或转接； （3）XX彩印厂厂长来电，此前，平面设计部经理曾交代秘书不要转给他； （4）XXX玩具公司经理来电，反映本次产品宣传画册印刷不好，火气很大。 相关知识 电话机种类 单线电话、多钮电话、免提电话、自动应答装置、自动拨号机、无线电页式电话、电话辅助设备、自动电话分配机、电视电话、移动电话、交换式电话系统。 10.4 学习重点与难点 1、学习重点 印信的管理方法与要求； 印信的使用方法。 2、学习难点 印信的保管与使用； 技能训练。 一、 印章使用与管理 1、印章的刻制及启用 严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改; 必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。 启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 第二节 印信管理 第二节 印信管理 2、印章的审批和使用 ＊必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行