XX物业会议管理规程.doc

XX物业会议管理规程 为提高会议质量和效率，规范工作程序，特制定本制度。 本制度适用于公司各级会议管理。 3.0 职责 3.1 公司行政人事部负责监督本制度的执行。 3.2 各部门负责按照本规程要求组织召开会议。 各部门内业或会议主持人指定人员负责会议记录、纪要整理并发布。 4.0 工作程序 4.1 会议分类 公司级会议：公司领导办公会、质量分析会、全体员工大会 4.1.1.1公司领导办公会 A、出席人员：公司执行总经理、各部门经理及主管；列席人员：专员及各部 门骨干 B、周期：每周一次，不定期 C、会议内容：本周工作总结及下周工作安排、公司重大问题决策讨论、专题 研究、计划完成情况评价、部门间工作协调 D、主持人：执行总经理或执行总经理指定代理人 4.1.1.2质量分析会 A、出席人员：公司执行总经理、总经理助理、各部门经理及主管 B、周期：每季一次，次季度首月20日前 C、会议内容：本季度质量分析、改进计划 D、主持人：品质管理部经理或指定代理人 4.1.1.3全体员工大会 A、出席人员：公司90%员工（因岗位留守并经行政人事部批准的除外） B、周期：每一年召开一次 C、会议内容：公司经营管理情况通报、年度工作总结等 D、主持人：执行总经理或执行总经理指定代理人 4.1.2 部门级会议：部门（项目）例会 4.1.2.1出席人员：本部门所有人员 4.1.2.2周期：每周一次 4.1.2.3会议内容：部门本周工作总结及下周工作安排、公司相关情况的传达 4.1.2.4主持人：部门经理或部门经理指定代理人 4.1.3 特殊会议：专题会、工作接待会议等。 4.1.3.1专题会 A、出席人员：涉及内容的相关人员 B、周期：不定期 C、会议内容：针对某一主题的研究、沟通及协调 D、主持人：该专题负责人员或公司指定人员 4.1.3.2工作接待会 A、出席人员：公司相关领导、部门经理或指定人员 B、周期：不定期 C、会议内容：上级机关领导、行政主管部门、同行或业务往来单位来我司参 观、召开的会议、客户座谈会等。 D、主持人：公司指定人员 4.2 会议组织安排 4.2.1 公司级会议必须报执行总经理批准后方可召开，并由公司行政人事部负责组织安排。 4.2.2 部门级会议由本部门经理或执行总经理同意召开，并由部门内业或指定人员负责组织安排。 4.2.3 其他特殊会议必须报执行总经理批准后方可召开，并派专人负责组织安排。 4.2.4 各部门使用公司会议室，须先通知公司行政人事部，由行政人事部进行安排，避免会议重叠。 4.2.5 会议前，相关负责人应将会议议题、议程提前在OA上知会参会人员。 4.3 会议记录 4.3.1 公司各类会议应以专用格式进行会议记录并整理。 4.3.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定： 4.3.2.1各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门内业），负责本部门会议及本部门组织的会议的记录工作。 4.3.2.2会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 总经理主持的公司临时行政会议原则上由负责会议记录工作。 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。 A、公司级会会议纪要由公司行政人事部行政助理归档。 B、各部门产生的会议纪要由部门指定人员每周定期发至行政助理处，行政助理整理完毕后每季度存档一次。行政助理每月检查各部门会议召开情况，并于次月第一周在OA上发起各部门会议召开的情况通报。 4.3.2.6会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司管理制度的有关规定执行。 4.4.1 各部门经理必须贯彻落实本部门会议内容的执行情况。 4.4.2 无特殊原因或未经会议主持人允许，不得擅自缺席会议。 4.4.3 与会者参加会议不得迟到、早退。 4.4.4 除要求与会者进行讨论外，不得私下交谈、大声喧哗，应保持会场安静。 4.4.5 会者在开会期间应将电话置于振动模式或关闭，不得在会议室接听电话。确实需要接听时，应走出会议室接听。 5.0 记录 5.1 《签到记录表》 签 到 记 录 表 主题： 地点： 日期： 部 门 姓 名 时 间 部 门 姓 名 时 间