档案管理规定_图文.doc

文件名称： 档案管理规定 文件编号： 编制部门： 行政部 文件版本： A/O版 生效日期： 2013/04/30 文控印章 文 件 修 订 履 历 表 序号 页 码 版 本 修 订 描 述 修订者 生效日期 特别提醒： 本文件由行政部（文控部门）颁发行，属本公司保密文件，未经管理者代表批准，任何人不得私自复印与外借。运作程序是公司运作的法律准绳，各位务必严格按文件执行。 编 制/日 期 审 核/日 期 审 批/日 期 签 发/日 期 范围 公司所有经营资料，来源一般为外部单位，包括工商行政、税务、卫生、消防、验资等政府所发证件、文件、资料； 公司所获的各种政府、机关、协会等颁发的证书、证件资料等。 技术资料，资质、项目申报材料、项目建设材料、图纸、规划。 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 上级机关发来的与本公司有关的决定、批复、通知以及公司本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料，领导任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。 公司及部门的发文，以及公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 目的 为了规范公司企业档案的管理，使企业档案得到良好的保管和利用。 引用文件 无 术语和定义 无 工作职责 总部行政部为公司档案管理归口部门，同时监督各部门、单位档案管理工作。 下属单位文控部门或行政部为文档管理归口部门，该部门需明确一名专职或兼职档案工作管理人员，负责文件的收集、整理、造册、归档工作；同时负责政府部门来往函件、通知的收发、签转。项目公司或单位未设行政部的，由总经理指定专人负责该项工作。 原则上，除财务会计凭证、劳动合同、董事会资料外，公司永久性及长期保存的档案（具体范围参考《公司档案分类体系表》）由行政部档案室统一进行保管，各部门保管扫描件或复印件。 短期保存的管理文件，根据实际情况，实现按业务类型或部门职能分类管理，具体分类请见《档案分类体系表》。 各职能部门于每年三月份移交上一年度本部门所暂管的档案。 在建项目或技改项目由指定负责人保管档案，并于项目建设完成后移交总部档案管理人员，或项目公司专职档案管理员。 有关部门在移交档案文件材料前，需对档案文件进行系统整理，并出具文件目录作为交接凭证，由双方签字确认。 文档管理部门应当对重要的资料及材料、文件进行扫描，保留电子档，所有的电子档文件统一由行政部备存。在归档时所有电子档不得设置密码保护。 文档管理部门每年应当将所管理档案清单提供给行政管理部门，以加强监督。 为确保档案的完好，行政部应强化日常管理及检查工作，每半年对档案进行盘点、整理，完善目录。 工作内容 档案的移交 部门将需要移交给档案室的档案进行打包整理，清点后列在《档案素材移交申请单》上并写清楚档案的密级以及分类号，然后提交给各自部门的领导进行签字审批，审批通过后方可正式移交给档案室。 部门将移交的档案素材以及《档案素材移交申请单》提交给档案室，经过行政部档案员的审核和清点无误后，即在《档案素材移交申请单》上签字并接收所移交的归档文件材料。 行政部档案员在检查审核过程中若发现实际移交的档案中有缺失或者破损的情况，而在申请单中没有注明，则行政部档案员有权拒绝接收移交的档案，直至相关部门档案员将实际的移交情况在《档案素材移交申请单》上注明清楚后，方可正式接收。 《档案素材移交申请单》应一式多份，原件由档案室负责保存，复印件由各个移交部门保存。 档案装订的要求 档案以案卷为单位进行装订，根据组卷的实际情况，可单份装订或整卷装订。装订方法和使用的装订材料应符合档案保护和利用要求。 卷内文件材料装订前，要对破损或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。 卷内文件材料排列时，应批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文或发文在后。 档案的编目 编页号 卷内文件材料排列完毕后，要在文件辞令中有字迹和图表的页面，一页编一个数字号，即页号； 页号的位置，正面在右下角，反面在左下角。 编档号 档案编号由档案的全宗号、单位代码、分类号和案卷号组成，四者之间用“-”连接； 全宗号为DJE,单位代码需参考《文件控制程序》，分类号需参考《公司档案分类体系表》来确定，案卷号是指档案按一定顺序排列后的流水号： DJE-XX- A【XXXX】】】 分类号 类目 归档范围 保存期限 归口部门 A 　 经营管理类 　 　 　 一级类目 A【年号】01 经营资质 企业工商证照，业务经营资质、财产证明、证书 永久 行政部 二级