第一章会务工作概述.ppt

会议服务与会务管理 Conference Management 课程简介 该课程是应对行政改革深入所带来的会议管理新理念、新要求，全面介绍现代会议服务和会务管理的规律和特点，通过理论讲授和真实工作案例分析的结合，使学生熟悉会议的组织技巧和规律，掌握会议管理工作的关键技能，提高实际办会的能力。 课程结构及内容 第一章 会务工作概述 第二章 会议的策划与准备 第三章 会中组织与服务 第四章 会议后勤服务 第五章 会议善后工作 第六章 会议服务礼仪 第七章 常规会议的组织 第八章 专题会议的组织 第九章 会展服务 第十章 网络在线视频会议 第一讲 会务工作概述 一、认识会议 二、会议的要素 三、会议的种类 四、会议的弊端及对策 五、秘书与会议 一、认识会议 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业的会议越来越多，用在会议上的时间越来越多 开会的频率越来越高 开会越来越成为许多人的工作状态和生活方式 ----会议的重要性 定义 会—多人相聚 议—协商事宜 会议： 人们聚集在一起协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要的行为过程； 是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。 会议的条件 一、两个以上的人 二、议题和目标 三、程序 会议的功能 沟通、协商 决策 社会交流 二、会议的要素 会议的要素 主 题： 为会议正名 时 间： 保证与会人员专心开会，提高会议的效率和质量 地 点： 合适、安静、舒适 议 程： 会议进行的程序表：先后次序、标示时间 主办者：策划并发起会议者 参加者：与会议主题相关的人员；经过审批 方 式： 多种方式 主持人：有效组织会议 结 果： 实现目标的程度 三、会议的种类 按会议性质：法定性或制度规定性会议、决策性会议、工作性会议、专业性会议、告知性会议、商务性会议、联谊性会议、信息性会议 按会议区域：世界大型会议、国际会议、全国会议、区域会议、单位或部门会议等 按会议规模：大型会议、中型会议、小型会议 按会议周期：定期会议、不定期会议 按会议阶段：预备会议（筹备会议）、正式会议 按会议手段：常规会议、电话会议、网络会议 四、会议的弊端及对策 会议的误区 提高会议的质量 会前 会中 会后 会前 判断会议的必要性 取消不必要的会议 将会议的决定权上交 确立会议的目标 减少开会人员 选择适当的开会时间 选择适当的开会场地 事先发放材料 计算会议成本 会中 准时开始 控制时间 不宜过于舒适 按议程开会 避免干扰 来去自由 总结强调 准时结束 会后 随机考核 完成会议纪录 标明不守会议纪律者 追踪会议的决议与待办事项 解散临时机构 五、秘书与会议 秘书是会议中不可缺少 的重要角色 秘书主要的工作任务： 保障会议顺利进行 为与会者提供服务 协助主办方和与会者 解决各种问题 确保与会者的安全 □ 秘书的工作内容： 协助领导进行会议策划 为领导提供会议信息和资料 进行会场布置和器材准备 起草会议文件 会议接待与食宿安排 会议期间的服务工作 会议期间的沟通协调工作 会议纪录与资料收集 会议的总结和善后工作 □ 秘书人员的会务工作要求： 职业道德要求 业务素质要求 心理素质要求 职业道德要求 树立正确的服务观念 爱岗敬业，严格自律 严守纪律，保守机密 业务素质要求 娴熟的服务技能 出色的沟通能力 灵活的应变能力 心理素质要求 积极乐观，将良好的心态带到每个环节 良好自控、抗压能力，冷静、稳妥的解决问题 宽容忍耐，大度对待会议中的人和事 自我调节，抗拒干扰 * * 2010年秋 山东交通学院管理学院 地 点 参加者 主办者 方 式 主持人 议 程 结 果 时 间 主 题 会议 会议的误区 A 缺乏意义 B 议而不决 C 滔滔不绝 D 自由散漫 E 不计成本 为避免尴尬而开会 为推卸责任而开会 为表功而开会 为攀比而开会 为惯例而开会 为交际而开会 信息阻塞 习惯拖延 最求完美 推卸责任 缺乏意义 议而不决 * * *