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第一单元 文书的整理与归档 一、文书整理归档的步骤 二、声相档案的整理与归档 三、电子档案的归档 一、文书整理归档的步骤 在企业当中，尽管文件材料不同，整理方法灵活多样，但一般说来还是要经过以下四个步骤。 （一）编制分类方案 1、根据分类方法确定类别，分类的方法主要有以下四种： （1）按年度分类 。即按其形成的不同年度分为不同的类别。 （2）按保管期限分类。保管期限分为短期（1~15年）、长期（16~50年）、永久（50年以上）三种。 （3）按组织机构分类。即按企业内部各部门名称分类，如按人事、财物、营销、企划等进行分类。 （4）按问题分类。即按工作性质及内容分类。 2、制定分类方案 分类方案的结构一般由序号、类别和条款构成。 （1）序号。分类后经过系统排列，依次给予每一类别固定的顺序号。 （2）类别。按一定的分类方法对文书划分的结果。 （3）条款。分别列出预先拟定的类别名称之下的子类别。 （二）初步处理 文书处理部门在平时就要有计划地将本机关一年中不断形成的应归档文书材料逐步整理起来。 文书工作人员应根据文书分类方案把已经处理完毕的文书材料，以“件”为单位进行装订，并按有关类目随时归整，装入“案盒”，到年终或第二年初再严格按归档要求进行调整。 （三）系统整理 1、区分不同价值，确定存档文件 （1）无保存价值的文件不需归档。 （2）保存归档有价值的文件。 2、对存档价值的文件进行系统整理 （1）确定盒内文件顺序。 （2）案盒内文件的编号。 （3）装盒填表。 (四)归档 文书经过系统整理成为档案，应在第二年的六月份前向单位档案室移交，即归档，以便有档案室集中统一保管。移交时，要对归档文件进行认真清点核对，确认无误后在档案移交（接收）登记表上签字。 二、声像档案的整理和归档 （一）照片文件的整理归档 照片文件主要由底片、照片和照片说明三部分组成，这三部分共同构成照片文件，缺一不可。在整理时底片单独整理存放，照片与照片说明一同整理存放。 （1）参考纸质文件的分类、整理方法对底片分类、排列、编号、装袋。 （2）照片与照片说明一同固定在芯页上，进行编号。编号应与对应的底片一致。 （3）编制照片文件目录。其归档目录与纸质文件项目不同。条目是照片号/底片号、照片题名、摄制者、摄制时间、备注。 （二）影音文件的整理归档 （1）参考纸质文件的分类、整理方法对影音文件进行分类。分类时，录音磁带与录影磁带要分开整理。 （2）将整理后的录音、录像带装入特制的盒内并在外面贴上注有明确编号、内容、时间的标签。 （3）将编号、时间（录制时间）、内容、录制单位、带长（放送时间）、备注等项目填入归档目录里。 三、电子档案的归档 （一）分类、排序 将磁性载体传递的零散、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人来完成。 （二）组织建立数据库 1、首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行专门类别的管理，就要进行科学地分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。 2、对电子文件的登记 与纸质文件相比，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学管理，构成有序的虚拟状态，通过检索可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。 注意：在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套软、硬件环境作好说明。 （三）归档手续 电子档案经检验合格后，形成部门或档案部门要发行归档手续，即形成部门与档案部门均应在《归档电子文件登记表》和《归档电子文件检验登记表》上签字或盖章，这两张表格均应一式两份，移交各方各留存一份备查。 * *