会议高效生产力.ppt

太原市鼎意企业咨询服务有限公司 讲师简介 会议的涵义 一、开会常见的问题 缺少提前通知 议题不明确 时间观念不强 会议中，对决议不分解 会议后，不出纪要 对决议的执行情况无督检 70%的会议是无效会议， 会议中70%的时间是无效时间。 失败会议的目的被歪曲为： 开会只是例行公事 开会成为领导或是部门负责人展示权威的手段 开会成为领导的脱口秀 二、高效会议的流程 会前----会议发起人要做的准备 why what who when where how Budget 会前----发起人的准备 会前----发起人的准备 会前----发起人的准备 How: 掌握程序： 会议程序 决议付诸实施程序（5W1H.B) Budget: 会议预算 会前----发起人的准备 会前----发起人的准备 会前-----组织者的准备 确定： 通知： 预定： 打印： 运行： 变更： 服务： 主持技巧： 会中----会议组织者所做准备 会中----主持人所做准备 主持人主持会议的能力，是考验一个人是否适合担任主管的最简单方式 主持人四个方面的工作： 导入议题： 引出意见： 导出结论： 归纳要点： 会中----主持会议的几点原则 议事不议人 意见不同是好事 会议要创造一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率 会中----提高会议效率的几个要领 准时 开头简洁说明会议要旨 通告会议议程 会中注意： 发言内容是否偏离了议题、是否出于个人利害； 是否全体人员都专心聆听发言； 是否发言者过于集中于某些人； 是否有从头到尾都未发言的人； 是否某个人的发言过于冗长； 发言的内容是否朝着结论推进 会中----提高会议效率的几个要领 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间 把整理出来的结论交给全体人员表决确认 把决议付诸实施的程序（5w1h）理出，加以确认。 不能落实的会议是无效的 会后 会议纪要印发 跟踪决议的执行情况 总结会议得失，优化会议流程 三、开会的八个要点 1、知道时间 开会最忌讳的就是拖延时间，尤其是一些经常性的会议。 要对每个议题讨论的时间有限制。 如果在某个议题讨论太久，却还没有结果，就把这个一议题记下来，下次开会时再讨论。 如果这次会议一定要达到某些具体的结论的话，在开会前就要先告知每个参与的人，不达到目的绝不罢休。不要为了减少与会人员的负担而迅速结束会议，这只会让你的后续动作更困难而已。 2、牢记会议的主要理由 在企业，开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。 不论哪一个目的，最重要的是以行动为焦点。 例如讨论要采取什么行动，上次行动的结果如何，或是在不同的行动方案中选择一个。避免没有讨论行动的会议，因为那很可能只会浪费时间。 3、会议的黄金规则 公开称赞，私下批评。 避免公开批评别人的意见， 因为这对士气有很大的伤害。 4、尽量在上班时间开会 尽量在日常上班时间开会，除非是很紧急的事情。 在傍晚或者周末开会，将影响到参会者工作与生活的平衡，间接也会令其不易在正常时间做好份内的工作。 5、公私分明 在工作场所难免会结交一些朋友，但是在开会时，就要避免被这些社交关系影响，在会议开始及结束时，难免需要一些社交来润滑，但是必须清楚地知道适可而止。 在会议中，太多的社交反而会使得不属于团体的成员感到厌恶，更使得会议缺乏效率。 人总需要一些工作之外的人际关系，如果你发现你大部分的人际关系都需要透过会议建立，那你可要做些改变。 6、会议最好的模式是以主，而非专制 优秀的领导者总是引导与说服，而非强迫。 领导者要了解会议的意义，如果只是想要宣告自己的一项决定或政策，只要将它发布在相关媒体上即可，不需要召集大家开会，却又不给大家讨论的空间。 7、建立明确的议程，并在会议前发放 在开会前必须清楚这次会议的目的、本质和架构。 整理成明确的议程，并在会议前让大家传阅。 这样才能让与会人员有充分时间准备相关的资料和论点。 8、例会目的已不存在时，要停止 如果已经无法清楚陈述某些例行会议存在原因时，那就是该停止这些会议的时候。 定期检视会议的存在的目的，才能避免官僚情况的出现。 当然，要废除这些会议时，先想想这些会议当初存在的理由，如果是为了设定公司未来的目标，就应该继续存在。 四、会议禁忌事