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浅谈企业搭建办公自动化网络带来改变 　　【摘要】本文介绍了河南省煤气（集团）有限责任公司选用办公自动化软件提高工作效率的经验 【关键词】企业；办公自动化 近年来，办公自动化的概念已经逐步深入到各级政府机关、企事业单位，比起以往传统纸质办公的工作方式又跨越了一个时代。如何把电脑和网络更加紧密地结合起来，充分发挥二者作用功效，是一个需要解决的问题。几年来，国家的节能减排政策其中就大力宣传无纸化办公，减少纸张的浪费，加快促使OA（Operational Analysis）使用的推广，抛开原有一切的模式，结合工作需求打造OA系统各级功能模块，通过网络实现互通互享，从而提高办公效率的显著提高 我公司部分人员使用总集团（河南能源化工集团）的办公系统，功能简单，划分账号有限，严重制约了全员信息化的使用；公司向市场化不断迈进的过程中，公司规模的扩大以及部门、岗位之间协作的增加，对内部沟通和工作效率带来严重束缚。鉴于以上的种种问题，公司需要有一个整体的解决方案，或者说能有一个统一的平台，实现快捷沟通、数据共享、信息发布、日常办公等功能 目前我公司下设四家分公司和四家控股子公司，早期已经使用了网络版管理软件对财务、仓库、采购、销售等部门主要业务进行管理。但由于该类软件主要适合于具体的业务人员，所以公司许多信息的传递统计依然是靠半手工实现。特别是每天报送的各类打印报表也给公司高层带来很大的不便。随着企业的发展业务量的增长，工作也日趋繁重，如何借助网络平台实现减少人员的劳动量提高工作效率，是我们这些从事单位信息化工作的同志考虑的首要问题。一款平台稳定，功能强大，使用方便、维护简单的办公自动化软件，是我们从众多软件公司推荐的OA系统中进行选择的标准，经过多方考察了解，并且通过相关软件公司提供的试用软件，在单位组建3-4台微机局域网，进行小范围安装调试，将使用情况反馈公司相关领导，公司管理层经过慎重考虑和分析后，开始着手办公自动化系统的选型 最终通达OA凭借功能模块多，实用性强，界面风格好，操作简易；安装配置简单，不需要特别培训，一般管理员即可胜任。通达的流程设计简单易用，工作流功能不但强大还很灵活、直观，学习使用很容易，OA界面容易操作，软件价格比较合理等特点。鉴于这些优势，公司最后选择通达OA 我们具体的实施方案是在中心机房设WEB服务器，通过光纤专线接入INTERNET，所属各单位及项目部通过现有的接入INTERNET方式登录公司OA WEB服务器。本来我们都做好了安装调试的各种准备，3分钟完成全部安装，我们反倒有点不适应了。于是我们就此系统作了全方位的检测，一切正常！我们设置了几个用户，对通达OA系统的各个功能模块进行了使用，感觉非常实用、易用。包括使用频率最高的内部邮件、个人短信、个人文件柜、公共文件柜、工作流、公告通知、新闻发布等，无论你身处何地，只要能上网，就可以登录OA系统，完成自己的工作，就如同在办公大楼内部一样，真正做到了办公无处不在。这也让我们大大松了一口气，我们的决定是正确的 目前系统运行使用后OA注册用户共计1500个，每天在线人员多达862人以上，OA附件数据累计50GB，工作流记录多达23851条，日发送内部邮件的数量突破上千封，成了我们公司从普通员工到管理层离不开的信息管理系统 档管理模块。通过定义不同的权限，相关人员可以查阅、下载等权限范围内的相关文档。各项管理制度也在公共文件柜中查阅 截至目前，集团内部网上办公已经涉及到公司党政、工会、生产、经营、管理、计划、财务、技术、质量、计量、合约等十几个方面的文件，报表种类达50余种 工作流应用模块。工作流模块简单易用。工作流模拟传统的纸质签批单的形式，界面清新友好，符合大家的操作习惯 目前集团已经有工作流80多个，OA系统平台实施后，信息的高度共享能够最大化地减少信息的?鞯菔奔洌?提高信息运转速度，为企业的决策者节省了大量的获取信息的时间，从而对企业管理中各种变化迅速做出正确的批示。在做工作流优化工作中，理清了公司内部相应的业务流程，OA工作流应用屏蔽了一些不合理的审批程序，由于业务处理流程以软件的形式固化下来，各部门与各职能岗位之间形成了一种相互监控与制约的机制，因而通过系统的深化应用，又强化了内部控制制度内审记录助手 报表管理模块。为了尽快体现出网络办公系统在企业中的实施效果，我们在建设中提出考虑全面，细化模块，推进深入的思路。在系统设计中我们全面分析了公司日常所传递的信息，然后分块、分步实现信息的网络传递和发布。我们当时经过多次讨论分析，首先由公司企管处的统计报表这条主线开始，建立企管处报表接收柜和各统计报表发布柜，根据严格的权限设置，接收并下载各基层单位传递的EXCEL统计表，然后实现自动汇总处理，并发布到相应报表柜