内审的程序和方法PPT.pptx

内审程序和方法;按审核阶段进行阐述——;术语和定义;审核准备—审核计划;审核的提纲、路径 确保主要内容被审到，确保审核效果 不应照抄标准条文，结合公司实际情况及行业特点、法规要求进 入转化和编写。 具有广度、深度： 广度——内容全面； 深度——重点、难点突出 我们的检查表：按部门编制，包括涉及的全过程 体现：过程方法——PDCA ; 人员组成、资格、经验、团队培养 审核组成员沟通、意愿 审核任务分工、责任分工 审核组内部学习和培训 发出内审通知及审核实施计划 熟悉审核文件、审核对象;审核组长主持：开始会议 审核组、被审核部门经理或指定人员参加 作用：审核动员；计划确认；陪同确认；申明； 其它必要的事项 时间通常为15～30分钟 内审首次会议可省免，但事前必须提前通知各部门作相应的工作安排和人员安???。;审核就是要寻找符合或不符合的证据 整理资料及不合格：内部需求、外部需求 符合或不符合判断的依据: --GB/T19001标准 --法律、法规及其它要求 --客户的要求 --公司的要求：管理、监控、考核…… ;抽样原则 公正、随机、代表性 抽样合理性 ——时间取段：关注短、中、长期 ——改进能力：改进措施及有效性验证，自我完善机制 ——改进点：改进前后对比 ——样本量、记录数、;内审常用的方法 交谈、查文件、看现场、复现 谈哪些？跟什么人谈？ 查阅的文件有哪些？ 现场看什么？ 什么情况需要复现？——操作、服务、质量;内审记录 作用——证据：符合性、有效性、可信性 特征---可重查、反映符合性有效性; 记录“三要素” ——准确、具体记录抽样样本;如查阅的文件名 称、编号、发布日期、批准人；当事人要 记录岗位、职务等 ——记录样本符合要求的证据及 不符合要求的证据; ——评价样本的符合性或/和有效性。;不符合项判断--严重不符合项 ——体系存在严重问题 要素缺失 执行处于失控状态 ——产品存在严重质量问题 违反产品法规 严重质量问题的产品交给客户 ——违反法律法规要求 内外审时，严重不符合项应分析严谨，协商达成共识 ;不符合项判断—一般不符合项 ——个别的、偶然的、孤立的问题 ——可能已发生但后果不严重，影响不大 ——与审核准则相比，非重点要求轻微不符合 内外审时一般开具一般不符合项，但项数需限制 量变引起质变！ 一般不符合：抓重点条款，关键过程 ;不符合项判断——建议项/观察项 ——还没有充分的证据证明是一个问题 ——可以做得更好些 外审时：开具后需提交整改计划及方案 内审时：确认后按整改项提交计划及方案;审核实施—开展审核;审核的三个层次 ——文件：符合标准要求吗？清晰吗？ ——执行：与文件要求一致吗？ ——绩效：效果如何？目的达到了吗？;审核的工作思路(PDCA) ——目标(P)：过程已识别，目标已确定 ——要求(P)：输入、输出的要求 ——职责、资源(P)：是否规定且有资源（人财物） ——准则、方法文件(P)：是否规定并能提供 ——资源(D)：配置情况如何 ——过程执行(D):文件及要求执行情况 ——过程接口（D)：是否向下一个过程传递输出 ——监视和测量（C）：效果如何？目标达到了吗 ——改进（A）：目标没达到的原因及措施？;内审需注意的几个方法： ——客观证据（规范的、认可的） ——注意沟通和交流方法，态度谦逊，对事不对人 ——检查表：审核中需要时可以调整 ——注意过程之间关联性，避免信息零散 ——记录要清楚（数量、型号、编号等），方便追溯 ——一般不符合与轻微不符合的判定和理解 ——开具不合格时关注重点过程 ——保密！;组长：主持 组长：口头通报审核结果：综述、不符合项 组员：建议各组派代表总结问题 被审核方澄清或解释（不建议在会上） 领导要讲话（内容可事前沟通达到推进效果） 必要时，可免去正式的会议;编审：组长编制管代审批鉴于本次特殊情况，需代签字 内容要求：审核组成员、目的、范围、准则、概述、 审核发现、审核结论、整改验证要求；