采购组 - 慈济大学-人事室.docVIP

慈 濟 大 學 職 務 說 明 書 單位 總務處 採購組 職稱 組長 初任本職資格條件 性別: 男 女 不拘 年齡: 40 歲以下 教育程度: ○博士 ○碩士 ●大學 ○專科 ○高中 ○不拘 專業訓練要求 經驗或其他 採購專業知識及實務經驗 議價談判技巧 組織規劃能力 人際溝通能力 領導管理能力 外部聯絡單位/人員 教育部高教司、教育部總務司、國科會、行政院公共工程會、慈濟志業體、國衛院及廠商 基本職掌 確保學校採購業務正常運作 以資訊化作業，提昇採購品質及效率 統籌規劃採購組業務及績效 工作項目及內容 績效標準 採購新單審核 100萬元以上儀器設備採購案件於每年十二月三十一日截止收件 校內預算20萬元以上、教學設備及電腦設備（個人計畫獎勵金預算除外）採購案件於每年三月三十一日截止件。 20萬元以下一般採購案件於每年六月十五日截止收件。 自辦採購案件於每年七月十五日截止收件。 校外專案補助款於計畫截止核銷前一個月截止收件。 100萬元以上補助款需依「政府採購法」規定辦理。 政府補助之科學技術研究發展採購案件，依「科學技術研究發展採購監督管理辦法」之規定辦理。 例行性工作 採購人員工作分配及協助辦案 一般採購依本校「定期統購作業規則」辦理： 1. 一般設備、消耗品及儀器設備每月01/10/20日統一派案。 2.電腦用品、訂製品、印刷品及圖書期刊每月05/15/25統一派案。 3. 緊急採購案件需以電話或當面通知採購組組長。 採購案件審核後，視案件難易度及數量，調整分配給組員經辦。 協助輔導經辦過程，確認符合申請單位需求，兼顧學校權益。 協助議價 協調會辦單位意見 建議底價審核 查看前購資料 比較採購品項差異及數量 參考過去廠商折扣百分比 留意匯率變化 比較其他學校或機關購買價 觀察市場波動 上網查詢原廠資料及國外報價 交叉比對做價格分析 五萬元以下案件核決 五萬元以下（含）案件，經辦無誤，價格合理則決行，否則退回經辦人處理。 五萬元以上案件陳核 採購作業流程之管控與監督 協助掌控經辦時效，依本校採購管理辦法規定，採購案件之辦案天數如下: 1.辦案天數：7天 類別:實驗試藥、實驗耗材、一般消耗品、電腦消耗品、電工五金器械、圖書期刊 -校外經費、圖書期刊- 校內預算、圖書期刊 -圖書館自辦 。 2.辦案天數：10天 類別:其他一般設備、電器用品、辦公設備、事務設備 3.辦案天數：14天 類別:電腦硬體、電腦軟體、印刷品 4.辦案天數：21天 類別:車輛、手推車、訂製品 5.儀器設備： （1） 組員績效考核 依組員年度表現及差勤狀況作考核。 重大採購案件議價 重大金額採購案件主議 組內教育訓練 利用每週一次採購組會議及不定期會議做在職教育訓練。 透過校內外受訓課程分享及經驗傳承。 加強時間管理，善用高科技之機具 提供被認同之成長環境 培養中階主管。 蒐集校外採購專業教育訓練課程，安排組員參加 鼓勵組員參加校內人文教育訓練 活化人力資源管理建立務諮議委員制度 組長行政會議 每週一次，總務處及跨單位事項檢討溝通 全校總務會議 每學期一次，全校性總務處及跨單位事項檢討溝通 召開採購委員會 每學期召開一次 開會時間調查及通知 借場地 準備議題及蒐集提案 準備簡報內容 業務報告及議題說明 會議記錄審查及陳核 處室協調會議 不定期參與，協調處理與採購有關之業務 主持招標會議 不定期主持，確保會議順利進行 熟悉政府採購法條文內容 議程依政府採購法規定辦理 文書處理 校內外公文處理 依學校規定時限完成公文處理 採購組工作日誌 每週一次記錄採購組重大事件 整理年報 每年一次整理採購委員會運作情形及採購統計資料送秘書室彙整 整理評鑑資料 配合學校要求作業 其他學校要求之文件資料 配合學校要求作業 綠色採購統計 校園環境評鑑法規查核 推動環境保護有功遴選作業 其他 校外補助款採購專案 教學卓越計劃 每年12月核銷之訓輔專款 學校特殊專案採購 成立新學系 成立新單位 配合特色發展 協助基金會及其他志業體專案採購 結案時效需配合專案時間 公告採購相關業務 不定期公告採購相關業務 轉知校外相關採購業務 教育部整體經費訪視 每年一月，提供報教育部資料，載明使用整體補助款之重大採購案件、品名、決標金額、依據條文..等 每年教育部來校實地訪察，採購組備詢 回覆委員訪視報告 依據報告改善追蹤 主管交辦事項 主管臨時交辦業務，期限內完成 主管簽章: 日期: 年 月 日 慈 濟 大 學 職 務 說 明