4.2.3-01质量管理文件控制程序.docVIP

1目的与适用范围 1.1目的：对质量管理体系的管理文件实施有效控制，以确保在使用场所能得到适用管理性文件的有关版本，防止非预期使用已作废的文件。 1.2适用范围：适用于本公司与质量管理体系有关的管理文件的控制。 2 职责和权限 2.1 综合办是质量管理文件的归口管理部门，负责组织质量管理文件的编制、更改、发放与控制。 2.2各部门负责本部门质量管理文件的控制，负责指定一名兼职文件管理员,对文件的保管和更改实施控制。 3 工作程序流程 责任部门 序号 流程图 相关记录 综合办 1 综合办 各部门 2 部门领导 管理者代表 总经理 3 Y 文件会签审批表 综合办 各部门 4 文件分发表 文件发放记录 文件接收记录 文件编写部门 5 文件更改通知单 部门领导 管理者代表 总经理 6 Y 文件使用部门 文件归档部门 7 受控文件清单 文件归档登记表 综合办 文件保管部门 8 文件回收销毁记录 4 工作程序流程说明 4.1质量管理文件的分类: A. 质量手册(包括质量方针和质量目标)； B. 程序文件； C. 质量管理支持文件,包括: a) 程序文件相关的管理办法、制度、岗位职责等； b) 通知计划类文件； c) 与质量管理体系有关的政策、法律法规文件等。 4.2 质量管理文件编号规则 文件种类 公司代码 部门简码 文件类别代码 序列号 质量手册 QL A 01 程序文件 QL B ×× 支持文件 QL ×× C ×× 记录表单 QL ×× D ×× 部门 简码 部门 简码 部门 简码 公司 GS 综合办 ZH 生产部 SC 研发中心 YF 采购部 CG 质量管理部 ZL 市场部 SCD 财务科 CW 体系维护小组 TX 编号示例： 质量手册 QL-A-01； 程序文件 QL-B-序列号 支持文件 QL-C-部门简码-序列号 记录表单 QL-D-部门简码-序列号 文件版本：初始文件为V1.0，每次修改号依次为V1.1·······V1.5。当文件第六次修改时，版本号升级为V2.0。文件作废，编号亦随之作废。外来文件采用文件自身编号。 4.3 质量管理文件的编制和审批 4.3.1 公司质量手册、质量目标计划由综合办组织编制,管理者代表审核,总经理批准。 4.3.2 程序文件由综合办组织各主管部门编写,各主管部门的部长(主任)审核,管理者代表批准。 4.3.3 第三层管理文件由各主管部门编写，主管科室负责人审核，主管部长(主任)批准。 4.3.4质量手册、质量目标计划、程序文件及公司级第三层管理文件审批前由文件编制部门填写《文件会签审批表》相关内容,组织会签后交综合办发布。 4.4 质量管理文件的控制标识 公司内部使用和提供外部审核使用的质量管理文件均为受控文件。质量管理文件以文件编号、版本号、修订状态和发放号作为受控标识。质量管理文件分为受控和非受控两种。公司内部使用和提供外部审核使用的质量手册、程序文件需在文件封面加盖红色“受控”印章。向其他外单位提供的质量管理文件为非受控文件,不进行更改控制。 4.5 质量管理文件的发放 4.5.1由综合办负责质量手册、程序文件和公司第三层管理文件的发放；各部门负责本部门第三层管理文件的发放。 4.5.2文件发放应填写《文件分发表》以确定文件发放范围，并由文件发放部门领导批准，确保在使用处可获得适用文件的有关版本。文件发放部门根据文件分发表的总份数备份文件，并填写《文件发放记录》，要求文件领用人签收。所发文件须标明发放号（按01；02……顺序发放）。 4.5.3质量管理文件接收部门的兼职文件管理员应建立《文件接收记录》，把接收到的所有文件分类登记在册。 4.5.4文件因破损影响使用时,使用部门可交回破损文件，由文件发放部门为其更换新文件。新文件仍沿用原文件的发放号，并在《文件发放记录》的“备注栏”内注明“破损更换”。 4.5.5文件丢失时，责任人应书面报告，经文件发放部门领导签字同意后予以补发。文件发放部门在补发文件时应标明新的发放号，并在原文件发放台帐的“备注栏”内注明“文件丢失作废”。必要时通报各部门，以防止误用。 4.5.6 不属发放范围但确属需要增发的由使用部门申请，文件发放部门领导审批后，方可发放。 4.6 文件的更改与评审 4.6.1文件局部更改一般采用换页方式，由文件更改申请部门填写《文件更改通知单》,按本程序4.3.1-4.3.3条款办理审批手续。综合办负责对质量手册、程序文件和公司第三层管理文件的更改审查，确定文件更改页的校样,注明文件