酒店会议策划.pdfVIP

青岛海岸会议服务有限责任公司 如何做好酒店会议服务 越来越多的企业、机构选择在酒店召开会议，会议现成为酒店的 一个重要客源，能为酒店带来较大的经济效益，所以要想争取到更多 的酒店会议客源，就需大力提高酒店会议服务的质量，准确、细腻、 娴熟地把握好会议服务的各个环节。 一、酒店会场推广阶段 1、要有精明强干的会议服务销售骨干。 会议销售骨干不但要具有相当的沟通能力，而且要了解和熟悉本酒 店的设备、设施与内部运作程序，正确灵活地运用酒店授予的权力， 随机应变地运用谈判技巧，促使洽谈获得成功。 2、销售洽谈要有诚意及耐心。 会议销售人员与会议组织者交谈时，要尊重对方的要求和意见， 特别是对方将本酒店承接会议服务的条件与其他酒店比较时，要善于 倾听和理解，然后以得体的方式提供本酒店的特点和以往成功接待会 议的详细情况，加强相互间沟通。往往承接一个会议不是一次就能谈 成功，会经过多次交涉，因此会议销售人员要有充分的耐心，直至洽 谈成功。 3、谈价格先要赢得客人的信赖。 会议组织者在洽谈中往往首先询问价格和优惠政策这类问题，会 议服务销售人员应极力避免价格成为客人选择的第一条件。销售人员 在洽谈中要有意识地摸清客人的心理价位。若差距不大，销售人应撇 开价格，与会议组织者讲会议的策划，介绍酒店会议服务的特点，让 青岛海岸会议服务有限责任公司 对方感到酒店是把服务放在第一位，盈利放在第二位的，只有客人相 信酒店能提供优质服务，才有合理的价格可谈。 4、参与会议的总体策划。 各型会议的前期准备是非常重要的。酒店会议销售员面对的会议组织 者可能是有经验的，也可能是没有经验的，这就要求酒店的销售员必 要时提供延伸服务。如会程的安排以酒店会议接待的经验来看是否合 理，可向会议组织者提供参考意见和建议等，协助会议组织者圆满完 成会议计划。 5、认真做好 “预订书”和 “计划书”。 关于会议服务的所有安排和要求，均要以 “预订书”或 “协议书”为 准。 “预订书”中要明确会议的各项要求，任何修改和调整都必须 通过双方的确认书予以确认洽谈等，酒店方必须把向客人作出的承诺 一一详细记录，以此制订详细的“计划书”即“接待计划”，每项承 诺谁负责、何时完成，均要落实。 二、会议现场的服务 1、会议期间，酒店应有专人负责与会议组织者沟通、联络，及时跟 进确保会议服务的统一指挥和协调。 2、酒店的会议联络员要有极强的组织能力，能有效及时地处理会议 中的紧急需求，保证会议的正常进行。 3、顺应与会者的心理，组织各种形式的留念活动。大型会议的参与 者把承办酒店作为美好经历的“参照物”，酒店应籍此把文章做好做 足，比如签字留念、拍照赠送酒店小标志等纪念品，使与会者成为酒 青岛海岸会议服务有限责任公司 店的潜在客户 三、会后维护追踪服务 1、会议结束了，酒店的服务没有结束。 会议结束了，会务组撤了，但逗留的客人仍是我们服务的重点，应让 他们感到酒店是 “家外有家”。同时，酒店方要做好会后各种费用的 结算工作，每笔费用清清楚楚，方便会议组织者结帐。 2、搞好跟踪调查。 将收集的本次会议的各种信息归类、分析、整理并存档，发现问题找 出规律性的东西，作为提高会议服务质量的依据。 3、索取会议活动的信息和资料。 大型会议的与会者来自四面八方，他们是本次会议的参加者，可能他 们就是下次会议的组织者和决策者。因此酒店应特别注意收集举办会 议的大量信息，为下次会议的承办打下基础。 4、对客户资料进行整理和不定期的销售信息传递 将会议组织者和出席者的资料归档并向他们定期或不定期寄送酒店 的信息和资料，对重要的客人，定期作销售拜访，逐渐使他们感到自 己是酒店的贵宾而成为酒店忠实或潜在的客户。 综上所述，会议服务的三个环节是相辅相成，缺一不可的，每 一个环节都非常重要，每一个环节完成的好坏将直接影响会议的服务 质量。因此，一个酒店要做好会议接待必须在这三个环节上下功夫， 精益求精，做出自己的特色，使我们的酒店在激烈的市场竞争中立于 不败之地 青岛海岸会议服务有限责任公司