中山大学肿瘤防治中心供应商管理暂行规定.doc

货物/物资供应商管理暂行办法 为规范供应商管理，保障采购质量，降低采购成本，提高供应商服务水平，制定供应商管理暂行办法。本规定包含供应商须知、供应商评价考核标准、在用物资供应商变更/更名原则、在用物资调价原则、在用物资更改信息申请原则，同时需要供应商签署售后服务承诺书、中山大学肿瘤防治中心廉洁责任书。 第一章 供应商须知 第一条 本规定所指供应商指长期或短期直接经物流科向医院提供各类货物、服务的企业及其分支机构、个体商户，包括生产厂商、经销商、配送商和其他中间商。原则上本院不接受三级以上的代理机构（含配送）代理的产品。 第二条 供应商应有独立的供货能力，不得将订单转包给其他公司。 第三条 供应商应按院方要求时间（3-5个工作日）完成日常配送，不可抗外力因素除外。原则上，不接受快递送货。确需快递送货的必须提交纸质申请，说明原因并承诺一切因无法当面查验引起的任何纠纷由公司承担。未经批准的快递送货物流科拒收，且不负责快递产品的保管。 第四条 供应商应按订单要求准确完成送货，配送错误的货物需在两个工作日内完成更换。 第五条 供应商有责任和义务按照医院货物使用情况备货，以保证正常供货。确因客观因素无法一次性送齐的，应在送货单上打印或标注未到货情况，以及预计到货时间，并严格按照预计时间补齐货物。如遇部分产品停产不能供货，应在得到停产信息后立即书面通知物流科。 第六条 经物流科采购的物资必须按要求配送至物流科指定地点、经由物流科查验，未经允许不得直接向使用科室送货（含试用）。未经物流科许可将货物直接送到使用科室的，视为供应商赠送产品，物流科一律不接收发票、不付款。 第七条 所有配送到医院的产品必须为合格产品。严禁提供无证、过期、假冒伪劣等不合格产品。如因提供不合格产品引发的医疗纠纷、医疗事故以及一切不良后果，由供应商负全部经济和法律责任。一经发现，院内停用所有该配送商配送的全部物资。 第八条 供应商应保证所有进入医院的产品包装的完好，内外包装要一致，所有产品标识规范、明晰，进口产品应加贴中文标签（注明产地、品名、品牌、规格型号、注册证号、有效期、包装规格等，并保证中文标签与英文标签内容一致），国产产品应按国家标准进行标识（含生产商、品牌、规格型号、注册证号、有效期、包装规格等）。外包装破损或拆除原包装的产品一律拒收。一次性使用物品需有产品质量合格证，进口产品需有海关报关证明。 第九条 供应商应及时主动提供各类有效、合法的证件和证明文件并加盖公章（生产厂家及各级代理公司的营业执照、组织机构代码证、产品代理授权书原件、销售代表法人授权书原件、医疗器械生产/经营许可证、医疗器械注册证），相关证件即将到期的需提前做好证件换发准备。医疗器械注册证到期的产品，医院只接收证件到期后三个月内、在医疗器械注册证到期前生产的产品；各级授权到期的产品在没有取得新授权前停止采购。由证件更新不及时引发的一切后果由供应商自行承担。 第十条 供应商必须保证所提供医院使用的产品距灭菌失效期时间足够，同一订单送货的同一产品不得多于3个批次。 第十一条 未经物流科同意，供应商不得以任何理由私自向科室提供试用、使用产品，不得自行与科室退换货，或向使用科室提供不实供货信息。一经发现，暂扣全部货物，同时供应商需承担可能由此引发的医疗纠纷或医疗事故等后果。一经发现，院内暂停采购该物资，并上报中心纪委做进一步处理。 第十二条 供应商应能在一定程度上承担市场波动，确因原材料成本上涨或其他原因需上调价格，需提供厂家出具的调价通知以及产品进货发票或本地区其他同级别医院调价前后的采购发票作为调价申请的依据，无上述凭证的物流科有权拒绝受理调价申请。 第十三条 物流科建立退换货登记和疑似产品质量问题登记，进行长期追踪随访，供应商应积极配合做好各类产品或服务相关的投诉处理以及整改反馈工作，并在规定时间（两个月）内提交疑质量问题的产品返厂检测报告 第十四条 各供应商应严格遵守国家和中心的相关规定，不得有院内行贿、宴请旅游、有偿推销等行为，严禁使用不正当手段获取医院物资采购和使用信息，一旦被发现有上述行为，医院有权立即终止与其的一切合作，并由供应商承担由此引发的其他相应责任。 第十五条 物流科采购人员的对外办公时间为周二和周五，其他时间不得随意进出办公区域打扰办公。 第十六条 物流科制定供应商考核评价标准（附件对供应商进行月度考评公示考评结果半年度进行总体考评内两次被评为“基本合格供应商”的，物流科会视情况而决定下年度是否终止续签采购协议。  在用物资供应商变更/更名原则 采购合同期内，原则上不接受供应商变更或更名。 确需变更供应商或供应商更名的，应填写供应商变更申请表（附件2）或供应商更名申请表（附件3）及报价单（附件 申请供应商变更/更名的，原则上所供应产品必须降价（如能提供进货发票，可视情况考