《计算机操作基础实用教程》-赵平-电子教案-6608第7单元.pptVIP

主要知识点 自动生成表格和手工绘制表格 表格设置：行列高度，边框和底纹，对齐方式等 简单的数据计算：求和sum,求平均average，求最大值max，求最小值min。 表头和标题行的处理方法 使用表格做数据源实现邮件合并功能 目录 7.1制作表格 7.2表头和标题行的处理 7.3邮件合并 7.4其他创建表格的方法（选修内容） 7.1制作表格 Word软件提供的制表功能，以行和列的形式组织信息，并且支持表格数据的公式和函数计算，可以在文档中轻松方便地制作出各种复杂的表格。 制作表格时，通常要将表格和边框工具栏打开，如图所示。其中包含了绘制表格、表格格式等方面的多种工具按钮。 作品展示 在文档 “长假租车外出计划”中，我们要制作一个表格，表格中不仅有文本、数值数据，还有图片数据，另外还有最低价格的计算功能，结果如左图所示。 制作这份文档的主要步骤包括文本输入及排版、表格制作并填写文本和数值数据、表格格式设置和数值计算等。 7.1.1创建文档 长假租车外出计划所使用的是A4纸型，设置了页眉，并使用鲜花的图片制作了水印。页面中的文本应用了华文彩云和隶书等字体。 7.1.2制作表格 文档中的表格基本上是很规范的，总体分为9行7列，第1行的右侧又分为两行，所以可以说这是一个10行7列的表格。通常情况下，我们先自动生成一个10行7列的表格，然后将第1行的左侧进行合并，也可以生成一个9行的表格，然后用绘制表格工具在右侧画出一段表格线，将它拆分成2行。 7.1.3设置表格格式 表格中填写的数据，字体字号与表格插入位置处的文字格式相同，由于上下文的文字为隶书三号，所以表格中的数据也是隶书三号，我们需要将格式设置为宋体四号。另外，表格的列宽和行高、表格边框线和底纹，以及单元格中数据的对齐方式都需要进行调整。 7.1.4计算数据 Word软件支持表格内数据的公式计算。Word提供了求和、平均值、最大值、最小值等18个函数，函数应用的格式为“函数名（单元格地址）”，例如将单元格A5和C8求和，则公式将写为“sum(A5,C8)”，如果单元格地址是连续的一片，如将单元格A1至A7求和，则公式将写为“sum(A1:A7)”。 在汽车租赁价格表的最后一行中，需要计算出所有车辆中最低的租价。 7.2表头和标题行的处理 Word的表格功能还根据用户使用的需求，设置了一些实用性的功能。 如下图所示，是一个班级的考试成绩表。由于表格较长，自动地占用了两页，但是第2页上的表格没有列标题，在查看数据时很不方便。另外，表格的A1单元格，通常是有斜线的，我们称其为斜线表头。我们在“班级成绩表”中使用斜线表头和设置标题行重复两项操作，操作前后结果如下图所示。 7.3邮件合并 在日常办公过程中，经常需要批量制作通知书、邮寄信封或准考证等，每批文档内容基本相同，仅有部分数据因人而异，如接收通知的单位、执准考证的考生姓名等。这类文档就可以借助于Word提供的邮件合并功能，准确、快速的完成制作任务。 邮件合并具体地说就是在主文档的固定内容中，将数据源的信息插入在指定位置，从而批量地生成通知书、邮寄信封或准考证等。如图所示，就是使用邮件合并信函功能制作的家长会通知书。 使用邮件合并功能，我们分三步依次制作数据源和主文档，并进行邮件合并。 7.3.1制作数据源 数据源实际上是在邮件合并中要使用的不同个体数据的集合，如家长信中每位学生的姓名信息。数据源文档可以是.doc文件，也可以是.mdb文件，还可以是.xls文件或其他数据库文件的格式。 7.3.2制作主文档 主文档实际上是邮件合并的主体，也就是存储着家长会通知内容的文档。主文档中不仅要将家长会通知的内容全部输入，还要进行必要的格式设置，以便合并后的批量文档可以直接打印输出。 7.3.3邮件合并 由于数据源和主文档已制作完成，所以接下来邮件合并的工作主要是将数据源与主文档建立连接，并约定数据源中的数据在主文档中出现的位置。 经过这步操作后的主文档如右图所示。 7.3.4邮件合并的使用 邮件合并的功能，一方面解决了批量制作文档的问题，另一方面，还尽最大可能地提高了数据应用的灵活度。比如只要保留一份学生名单，应用邮件合并功能将其作为数据源，就可以使用不同的主文档来制作成绩单、体检单、家长信等等，由于主文档中实际上只包含了一份成绩单或者家长信的内容，所以，邮件合并还可以节省存储空间。 在需要发放家长信或者成绩单时，我们只需要打开主文档，在第5步预览了信函后，单击任务窗格中的“下一步 完成合并”，进入邮件合并的第6步。 7.4其他创建表格的方法 除了使用菜单命令插入表格的方法之外，还可以手工绘制表格，使用转换功能将文本转换成表格，将现有表格的部分内容拆分成新的表格等多种方法。 7.4.1手工绘制表格 在表格和边框工具栏中有两个工具按钮：绘