行政管理度20050404.doc

行 政 管 理 制 度 目 录 总则 文件管理制度 办公室管理制度 员工行为规范 会议管理制度 固定资产管理规定 保密制度 采购管理规定 报销制度 员工出差费用标准规定 通讯费用管理制度 消防管理规定 门禁管理制度 仓库管理规定 印章管理使用规定 收发邮件管理规定 网络管理规定 车辆管理规定 食堂管理规定 员工宿舍管理规定 办公文具用品管理办法 廉政制度 紧急事件处理规定 工衣管理规定 成立各委员会 企业内刊管理规定 奖惩条例 总 则 为加强公司规范管理，保障公司行政办公事务办理的有序、高效与系统化，结合公司目前的实际情况，特制定本管理制度。 本规定适用于公司范围所有部门与人员。 公司之前与本制度所规定出现冲突的，以本制度为准。 本制度由相关负责部门进行解释。 本制度内容修改由相关负责部门提出，行政人事部核定，提交总经理审核批准后公布实施，并以最后公布的文件为准。 本制度未明确之事项，按实际情况由相关负责部门制订文件，行政人事部核定，经总经理批准后公布实施。 本制度自公布之日起生效。 文件管理规定 本制度所规定的文件为公司所有的书面文件与电子文件。 文件的种类 公司文件分内部文件与外部文件。 1、在公司内部发生效力的文件为内部文件，包括各部门的对内发的文件，质量控制文件。 2、外部文件是与外部组织发生关系的文件，包括向外发送的文件与外部发来的文件。 外部文件分为： 技术性文件（按相关组织要求或根据公司需要向外部提供的介绍、证明类文件）； 报告（向政府或行业主管机关汇报情况，不需要对方给予答复的文件）； 请示（向政府或行业主管机关申请有关事项，需要其给予答复的文件）； 函（与其他企业、单位、机构联系的文件）； 日常业务往来文件。 管理部门 行政人事部是公司文件管理部门，负责所有文件的管理。 文控中心为专设部门，负责质量体系文件的归口管理。 各部门负责管理本部门的文件，同时在公司内部网上建立文件目录电子档，行政人事部将随时进行抽查。各部门文件放在文件夹“server/ISO9000/文件目录/ ***部门”中。 文件的格式与发文号 按《文件控制程序》办理。 文件的审批权限 部门内部文件，由部门经理审批； 要求两个以上部门产生规范性的文件，由行政人事部审核，经总经理批准； 以公司名义对外的非日常业务往来文件，由行政人事部审核，由总经理批准。 文件的发布 部门内部文件由部门自行发布。 对全公司或两个以上部门发布的文件，由行政人事部发布。 对外文件，除日常业务往来文件之外，原则上由行政人事部发布，特殊的经总经理批准，可由其他部门直接发布。各部门在发送这类文件时应抄送行政人事部备案。 文件的处理 文件的办理： 各部门在收到文件后，应及时、准确进行办理，需要反馈的文件，应及时反馈相关部门。 外部文件，除了日常业务往来文件，均由行政人事部统一收发，并跟踪文件办理情况； 各部门接到行政人事部转给的文件，应及时、准确办理，并将办理情况及时反馈行政人事部。 文件保密： 公司文件分“绝密”、“机密”、“秘密”、“普通”文件。 对绝密、秘密文件加盖“绝密文件”、“秘密文件”章。 对“绝密”、“机密”、“秘密”文件，按第七章保密制度规定执行。 对专门文件，另制定专门文件管理办法规定。 文件的存档、保管与借阅 公司所有的文件，都应进行存档、保管。 行政人事部设立专门的档案专柜存放文件，并由专人保管。 特殊文件，如财务文件、技术文件，由相关部门单独负责存档、保管。 各部门每年底将文件整理后交行政人事部统一存档、保管。 文件保存期限按文件的重要性进行区分。一般档案保存三年，重要文件保存时间五年以上。 一般文件借阅由部门经理批准，可进行借阅。 本规定由行政人事部负责解释。 办公室管理制度 内部管理 办公时间不得擅离职守、随意串岗，因公外出需向上级领导说明，并填写《出门条》，经批准后方可离开。 严禁在办公室内大声喧哗、吸烟、吃东西、闲聊、赌博和从事其他违法活动。 使用电话时应注意文明礼貌、长话短说、尽量压底音量。如遇紧急情况接听电话或致电，基本上不可超过五分钟。 办公时间，手机、呼机预调至震动状态，以免影响其他人员办公。 严禁将报纸、杂志据为己有（专业用除外），行政人事部需保存一份公司订阅的报纸（保存期半年），为各部门提供信息，也可供员工休息时阅读。 养成清洁、整齐的良好习惯，注意个人卫生，保持地面及桌面清洁，文件资料摆放整齐，重要文件注意保管，下班后将桌面进行清理，将重要资料、物品放入柜内锁好。 认真维护公司的电脑系统，按要求操作电脑，未经授权不得使用他人电脑，不得玩电脑游