采购管理定及实施细则.doc

采购管理规定及实施细则 总则 为了规范的采购行为，加强公司采购的监督管理，防止资产流失，特制定本规定。本规定是购买、、办公用品及其他物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。应当按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度，防止采购过程中的不正当行为发生。《采购申请单》； 采购申请人负责与系统部确认采购物品的配置、数量是否符合商务合同或项目要求及软件产品运行的要求。 如果客户与公司不签定商务合同，则采购申请人负责向客户索要委托代购函。 当销售采购的配置发生变化时，必需与系统部沟通后确定新的采购配置，并及时通知销售部商务组人员。 部门经理：确认采购行为有效性。 系统部：明确采购物品的配置、数量符合合同、项目、产品的要求。 商务组： 负责补充采购申请单的编号、版本号；明确要求报价反馈时间； 负责收集、整理、提交客户委托函归档； 负责发布采购信息给内外部询价员、采购监管人员。 收到采购申请人的变动采购申请单的通知后，及时通知内、外部询价员。 其他说明 采购申请单编号规则：8位编码 年份4位+月份2位+流水号2位。例如：2007年9月销售部提交第一张采购申请单，该单据编号版本号为1。 版本号规定：第一次提交的采购申请单版本号为1。如果中间有所改动，则版本编号改为2。依次类推，每次配置清单的变化要求采购申请单编号不变，版本号依次改变。 审批流程：销售商品采购申请审批流程.doc，自用商品采购申请审批流程.doc 采购报价 业务说明及要求 询价员在收到商务组发布的采购申请单后，自行询价，并填写采购报价表，在规定时间内反馈给采购监管人员。 《采购报价单》。 相关人员的责任 询价员： 负责市场询价；详细填写报价单内容；在公司要求的时间内发送给采购监管人员进行比价。 负责审查最终供货商的资格（供货能力和单位信誉）。 商务组：当采购申请发生变化时，必须及时通知询价员及监管人员。 监管人员：确保询价员报价通道畅通。 其他说明 销售商品需要提供增值税专用发票，自用商品可提供增值税普通发票。 价值较高的商品，公司统一要求1-3年原厂商免费维护、一个月延期付款的账期。 采购报价单中写明付款条件、可提供的售后服务、运输条件等参考内容。 内、外部询价员在填写采购报价单时，必须填写供应商名称、联系人、电话等信息。 各询价员只有一次报价机会，报价单一经发出，不允许修改。除非采购申请单变动时，允许再次报价。 各询价员之间不允许打探对方价格，一经发现，取消询价员报价资格。 采购比价 业务说明及要求 比价原则：在相同付款条件、维护条件、运输条件下，选择报价最低者进货。 在规定报价时间结束后，采购监管员打印出来各询价员的报价表，汇总统计后形成比价表，明确采购供应商。 发送确认信息给中标的询价员、采购部门、财务部、系统部或行政部。发送未中标的通知给其他未中标的询价员。 采购监管员不能判断哪个报价中标时，如果是自用商品采购，则上报主管行政的（副）总经理审批；如果是销售采购，则上报主管销售的（副）总经理审批。 《采购比价单》和《采购确认单》 相关人员的责任 采购监管员： 保持公平、公正的原则，严格按照比价原则，选择供应商。 保存、整理询价员报价表和采购比价表，随时准备公司领导的检查。 及时通知采购部门、财务部门进行采购。 采购部门：接到采购监管员的通知后，进行采购行为。自用商品的采购部门是行政部，销售采购的采购部门是系统集成部。 采购入库 业务说明及要求 采购部门在采购物品后，到行政部办理入库手续。办理入库手续时，应提交采购申请单，填写入库登记表.xls，并签字。行政部库存管理人员必须清点物品的是否与采购确认单一致。 如果是服务器等高端商品，则由系统部确认采购物品与采购确认单是否一致，并在到货确认单上签字确认。行政部以系统部签字确认的到货为入库依据。 采购部门凭行政部入库单，供应商提供的发票，自行填写的付款申请单到财务部办理付款事宜。如遇预付货款时，则采购部门凭采购确认单，自行填写付款申请单到财务部办理付款事宜。 采购比价确认入库审批流程：采购报价比价确认入库审批流程.doc 相关人员的责任 采购部门：严格按采购确认单进行采购。 行政部：负责核对入库物品与采购确认单是否一致。 系统部：负责核对所采购的高端商品是否与采购确认单一致。 财务部：负责核对付款手续是否起全：商务合同或委托代购函、采购确认单、采购入库单、采购发票在数量、单价、规格、金额等是否一致。如果一致，则财务付款；如果不一致，则有权暂不付款。 其他说明 采购过程中发生变更时，采购部门应及时通知采购监管人员。由采购监管人员确定是否重新采购询价或从其他供应商处采购，并书面通知采购确认表给采购部门、财务部、行政部或系统部。 采购付款的审批权限： 销售商品