项目档案理规定1.doc

 建设项目档案管理规定 （修订版） 上海公路投资建设发展有限公司 上海沪申高速公路建设发展有限公司 二〇一一年一月 目 录 第一章 总 则 第二章 管理与职责 第三章 建设项目文件材料的收集 第四章 建设项目文件材料的整理 第五章 建设项目档案的索引目录 第六章 建设项目档案的审查、验收与移交 第七章 附 则 —1— 第一章 总 则 第一条 为加强上海公路投资建设发展有限公司、上海沪申高速公路建设发展有限公司（以下简称“公司”）建设项目档案管理，确保档案的完整准确和有效利用，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）、《上海市建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》（DG/TG08-2046-2008）、《上海市城市建设投资开发总公司建设项目档案管理规定》（修订版）及其他相关法规、标准，结合公路工程项目建设的具体情况，制定本规定。 第二条 本规定所指建设项目档案是指建设项目立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理及项目竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。 第三条 本规定适用于公司投资建设的工程项目。 第四条 建设项目档案直接来源于工程建设的全过程，各种文件材料是建设工程中重要的组成部分，各承办单位和个人不得自行分散保存，必须按照规定移交档案管理部门。 第五条 建设项目档案管理是一项专业性、技术性较强的工作，公司将建设项目档案管理纳入工程建设管理程序、纳入招投标制及相关人员的职责和要求。凡建设项目档案验收不合格，项目工程不得交工验收，财务不予结算，不得参加各项优秀工程的评审。 第六条 在工程建设过程中，本着“谁实施工程，谁负责编制、 —2— 提交档案”原则，做好建设项目档案的收集分类、整理移交等工作。 第二章 管理与职责 第七条 公司的项目档案工作由公司总工程师分管，总工程师办公室负责公司的项目档案工作，并配备专（兼）职档案员；各工程指挥部由指挥部总工程师具体负责，并配备兼职档案员；同时，业务受上级档案管理部门的监督和指导。公司所属各部门以及各指挥部、勘测设计、监理、施工、设备材料供应等单位应根据各自承担的工作范围和职责，将项目文件材料立卷归档工作与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统。 （一） 档案室职责 1．贯彻执行国家有关档案法律、法规和标准，负责制订建设项目档案管理规定。 2．负责收集整理项目工程前期文件、设计文件、竣工文件，并进行立卷归档。 3．对相关人员进行归档工作的业务培训，指导检查施工、监理等标段工程（单项工程）文件材料的形成积累、立卷归档工作；做好标段工程档案的审定和验收工作。 4．汇总整理立项、设计、施工、监理、竣工等文件材料，并编制项目档案索引目录。 5．竣工档案汇总整理完毕后，报请总公司档案室对项目档案进行终验收前的审定，并做好项目档案终验收的准备工作。 —3— 6．做好档案的接收、移交、保管和开发利用工作。 （二） 各相关部门职责 1．综合办公室：根据项目（工程）文件材料归档范围，负责做好与各项目（工程）有关的文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。 2．总工程师办公室：根据项目（工程）文件材料归档范围，做好各项目（工程）设计技术文件及有关科研项目档案的收集、整理、移交工作。 3．规划前期部：根据项目（工程）文件材料归档范围，做好各项目（工程）前期立项、选址用地、申照办证等文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。 4．计划合同部：（1）在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件及所提交文件的整理、归档责任（如档案的版本、套数、费用、质量、验收及移交时间等）；（2）根据项目（工程）文件材料归档范围，做好与各项目（工程）相关合同、协议（或订立合同补充条款）、招投标文件的收集、整理、立卷、移交工作。 5．工程管理中心（指挥部）：根据项目（工程）文件材料归档范围，负责对施工过程中形成的文件材料的内业质量把关，确定单位工程划分原则，统一规范施工技术资料表式，保证档案资料的完整、准确、系统。督促、指导、检查各施工、监理单位所形成的施工技术文件、竣工文件、竣工图、声像档案及监理文件资料的收集、整理、立卷归档工作。达到验收标准后，协同公司档案室做好施工、 —4— 监理合同标段工程档案验收和移交工作。 6．