发邮件的礼仪.pptVIP

邮件内容的常用分类 汇报工作 　　总结自己干了些什么的时候，邮件正文需要提纲挈领，不要在正文中长篇大论。如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。 请求批示 　　更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。 　　时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者face to face（面谈）会是更经济的选择。 　转发资料 　　再次强调主题的重要性，。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的 书写邮件的基本礼仪 收发邮件的设置技巧 定时发送 了解客人当地的时差和上班时间，按照客人的上班时间来发送邮件， 邮件加密 发送较为重要和私密的邮件的时候最好进行邮件加密，以确保信息不会外流。 自动回复 设置自动回复“已收到您的邮件”是很有必要的，给双方都带来方便。 已读回执 很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。 是个人目的看收件人究竟打开过没有。 抄送 当你不希望抄送的收件人不被其他收件人看到那么就需要进行密件抄送。密件抄送是个很实用的功能，假如你一次向成百上千位收件人发送邮件，最好采用这种方式。 * 收发邮件的格式与礼仪 1、发邮件常出现的六大问题：? ? （1）发邮件当发给职位不同的人的时候，注意排序的问题；? ? （2）发邮件只有正文，没有主题，或者有主题，没正文；? ? （3）邮件最后没有自己的落款，别人收到你的邮件，根本不知道你是谁；? ? （4）发邮件的附件不知道要用怎样的格式，让别人根本不知道附件是什么内容； ? ? （5）发邮件不知道该抄送给哪些人； ? ? （6）没有设置邮件答复功能； 1、发邮件标题、正文、落款、附件应该具备的一般格式：（1）标题：简明扼要的突出主题，比如：某某市场推广计划、某活动物资明细。（2）称呼：称呼顶格写在第一行,一定要有礼貌，比如：某某，您好！（3）正文：内容一定要简洁、要分点列出、关键词要用蓝笔标出！ ?（4）结尾：一定要有祝福，祝好！祝一切顺利！祝心情愉快！（5）落款：张三（6）签名：邮件签名是让别人了解你，并能联系到你非常重要的方式。比如：? ???AB公司??XX部??(职位）?张三? ???固定电话：? ???手? ? 机： ? ???电子邮箱： （7）附件：附件的标准格式是日期+主题+姓名，比如2011.8.13第三周工作总结（姓名） 书写邮件的一般格式 1，标题 如果你要写的Email是一份定期汇报中的一篇，比如每周项目汇报，请在标题栏中标注日期。如果你需要收件人答复或立即应对，请加上“请于某月某日前回复”等字样。例如：提醒10月5日10am按期举行例会，讨论PASS方案。 2，每封邮件一个议题 如果你要交代一堆事务，不如每个内容写一封邮件。分开写邮件，你会得到更加清晰的回复，也帮助收件人更好地管理他们的邮件。每一封邮件都必须清晰简练，在第一段中表述重点。语句要简短和精炼。文中得涵盖恰当的信息，文字直白，言之有物。 3，明确你想要的回复 确保一定要在邮件中告知你想要的答复，比如电话，或者开会。然后，附上你的联系方式，包括你的姓名、职务和电话号码。就算是公司内部邮件也要附上相关信息。如果你给收件人提供方便的联系方式，他们回复的可能性就更大。 4.做个好的回信者 这虽然是个礼节性问题，但是也会让他人更加迅速地回复你的邮件。如果你收到一封细节繁复的邮件，暂时没有时间回复，请简短回复发信人你收到邮件，但是需要时间更好地答复他，最好设置自动回复。 若要离开公司出差，请提前设定外出邮件自动回复，通知发件人。 5.书写好信件内容 写邮件的时候请注意拼写，并且少用俗语和俚语 。 6.顺序排好很重要 发给不同级别的人，头衔大的要放在前面，头衔小的放在后面；发给同级别的人，要按照人名第一字汉语拼音的首字母进行排列。 *