第四讲 报表系统.doc

第四章 报表系统 报表系统的主要内容：一、报表系统的概述 （一）报表系统与其他系统的主要关系二、报表系统主要功能1、文件管理对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理，可以进行不同格式文件的转换，标准财务数据的导入和输出。2、格式管理提供了丰富的报表格式设计功能3、数据处理以固定格式管理不同表页，能够将99,999张相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理。可以从账务系统取数，也可以从其他系统取数。4、图表功能可以将数据以图形的形式表示，可以“图文”混排。三、报表系统基本术语1、报表结构（1）报表标题（2）表头（3）表体－－报表的核心（4）表尾2、格式状态与数据状态（1）格式状态在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、报表公式等。格式操作对本表所有表页起作用。格式状态不能进行数据录入、计算等操作。（2）数据状态数据状态管理报表的数据，可以看到报表的全部内容，包括格式和数据，但不能修改报表格式。 3、单元、单元属性、单元类型（1）单元单元是组成报表的最小单位，是行列确定的方格。（2）单元属性单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。（3）单元类型A 数值型单元：报表的数据，在数据状态下录入。可以直接输入数字，也可以由公式计算生成。新表单元默认为数值型。B 字符型单元：是报表的数据，在数据状态下输入。可以直接输入数字、汉字、符号等，也可以由公式计算生成。C 表样型单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。表样单元对所有表页都有效。表页单元只能在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示。4、二维表与三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。二维表就是通过行列可以确定数据位置的报表。三维表是通过表页号、行号、列号才能确定数据位置的报表。四维表则是通过表名、表页号、行号、列号才能确定数据位置的报表。5、区域与组合单元区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的举行块。描述一个区域：由开始单元与结束单元用冒号连接。如C2:C8或者C5:D7等组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一类型。 6、固定区与可变区、可变表与固定表固定区是组成一个区域的行数和列数的数量，是固定的数目。一旦设定好固定区，在固定区域内其单元总数是不变的。可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数，是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中，只能设置一个可变区，可以是行可变区，也可以是列可变区。行可变区是指可变区中的行数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。设置可变区的报表报表成为可变表，没有可变区的报表成为固定表。 7、关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。（1）设置关键字关键字只能在格式状态下设置（2）关键字录入在数据状态下录入关键字（3）调整关键字的位置在格式状态和数据状态均可调整关键字的位置。（4）种类单位名称、单位编号－－字符型；年、月、季、日－－数字型（可以自定义）。四、报表系统基础设置（一）创建新表－－打开报表系统－－新建（二）报表格式设计－－格式菜单针对报表固定的、不变的内容进行设计1、设置报表尺寸“格式”|“表尺寸”－－输入行列2、定义行高与列宽3、画表格线－－区域画线4、定义组合单元5、输入项目内容－－报表的固定文字内容6、设置单元属性7、定义关键字－－格式下设置，数据下录入 （四）定制行业报表模板定制某行业的报表模板，注意正确设置本单位的账套行业性质。1、生成常用报表模板执行“格式”|“生成常用报表模板”－－生成2、调用报表模板（1）执行“文件”|“新建”－－生成空表（2）执行“格式”|“报表模板”（3）选择行业（4）选择报表类型（5）确定（五）定义自制报表模板1、定义报表标题。2、定义报表表头：通过关键字定义报表编号、编制单位、年、月、日等信息。3、定义报表行列数，行高列宽等信息。4、格式状态定义报表项目和报表指标，编辑排版字体字号对齐方式等。5、定义各个项目取数公式。6、保存报表格式7、切换到数据状态，计算生成报表数据，保存报表。（六）自制利润表模板如果年中启用账套，则利润表发生额数据需要手工制作报表模板，才能生成正确的利润表。五、报表数据处理（一）账套初始报表的原始数据是取自于某个指定的账套的。如果在报表公式定义时没有指定某个账套和会计年度，则在生成报表数据之前，需要确认单元数据取自于哪个账套及其会计年度，才能在生成报表时提取到该账套该年度的会计数据，否则数据