MCA-QAD-792受控文件作业管理细则.doc

文件类别 文件编号 MCA-QAD-792 标准文件 版 本 A/0 文件名称：受控文件作业管理细则 页 码 1 of 6 1、目的： 1.1 指导对文件制订、发放、保存、回收以及报废等作业流程得到有效管控，确保各部门及时获得适宜的文件。 1.2 确保受控文件内容格式符合预期的要求，保证体系文件的充分性、适宜性及有效性。 2、适用范围： 本文件适用文控中心工作人员及各部门文件制作相关人员。 3、职责： 3.1文控文员：负责受控文件的检查、发放、回收、保存等文件管控工作，定期清理作废文件，包括电子档文件 接收管理和清理工作。 3.2相关部门人员：负责配合受控文件发行时必须遵循的相关事项与要求。 4、作业说明： 4.1 文件编制： 4.1.1文件编制、审核、核准权限表： NO. 文件类别 编 制 审 核 核 准 1 手册 品 保 部 管理者代表 总 经 理 2 程序文件 各部门相关人员 部门负责人 管理者代表 3 三级文件 （操作指引、管理办法、管理规范、技术标准等） 各部门相关人员 部门负责人 （评审人员见附表） 部门负责人 4 记 录 各部门相关人员 各部门相关人员 部门负责人 4.1.2文件编制架构： 4.1.2.1一级文件（手册）的编制一般要求以体系标准的条款和要素按顺序编制，明确每一条款或要素的纲领性要求和必要的程序或管理办法等文件名称； 4.1.2.2二级文件的编制结构一般由以下部分组成：1、作业流程 ；2、权责部门； 3、作业内容 ；4、相关文件（要显示文件表单名称和相应的编号）。 4.1.2.3三级文件的编制一般由以下部分组成：1、目的 ；2、范围； 3、权责 ；4、定义；5、作业流程（可根据文件内容的需求而定）；6、流程说明；7、相关文件（要显示文件名和文件编号）；8、相关记录（要体现记录表单名称和编号）。 4.1.2.4记录表的编制以A4纸的横向或纵向基准，如果表单内容只A4纸的一半，可以在一张A4纸上设置二个同样的表单，分为上下或左右各一个，表单记录必须有公司名称、LOGO、表单名称、表单编号及版本。 文件类别 文件编号 MCA-QAD-792 标准文件 版 本 A/0 文件名称：受控文件作业管理细则 页 码 2 of 6 4.1.3文件标题编写及排版规则: 以分阶进行标题编写，标题标点只能用半角形式，如4 4.1 4.1.1 4.1.1.1 4.1.1.1.1，如超过5阶则用4.1.1.1.1.a表示,依次类推；下一标题比上一标题退缩一个字符，正文与标题开头的内容对齐，行间距要求为1.5倍行距；正文标点符号为全角，正文字体需统一为宋体五号字，文件1~8的八个大标题字体为五号字加粗，具体可参考此文件的排版格式。 4.1.4文件编号规则： E M C A 　Q　 A　 D　 　0　 0 1 　 　流水编号 　编制部门编号 　文件类别代号 　公司名称英文代号 体系文件类型代码 4.1.4.1体系文件类型代码： “E”为环境健康安全管理体系文件代码；“Q”为质量环保管理体系类文件代码；“S”为SA8000社会 责任管理体系类的文件代码；“MC”为McNair公司英文代码； 4.1.4.2文件类别编号代码: S--手册；P--程序文件； R--记录文件；E--外来文件；A--标准文件；F--制度文件；T--暂行文件 4.1.4.3部门类别代码: HRD--人力资源；SAL--销售部；PUD--采购部；QAD--品保部；PDD--生产部；RDD--研发部； EQD--设备部；ACD--财务部；PMC--资