第一章什么是办公自动化第一节办公自动化的定义-电子图书.PDF

办公 自动化与相关软件 第一章 什么是办公 自动化 第一节 办公 自动化的定义 办公室 自动化是近年 随着计算机科学发展而提 出来 的 新概念 。办公室 自动化英文原称 Office A ut omat ion , 缩写为 OA 。办公室 自动化系统一般指实现办公室 内事务性业务的 自动化 , 而办公 自动化则包括更广泛的意义, 包括 网络化 的 大规模信息处理系统, 为了叙述的方便 , 本书 中简称为办公 自动化。 办公 自动化没有统一的定义, 凡是在传统 的办公室中采 用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务 , 都属于办公 自 动化的领域。 通常办公室的业务 , 主要是进行大量文件 的处理, 起草 文件、通知 、各种业务文本 , 接受外来文件存档 , 查询本部 门 文件和外来文件 , 产生文件 复件等等 。所 以, 采用计算机文 字处理技术生产各种文档 , 存储各种文档 , 采用其他先进 设 备, 如复印机、传真机等复制、传递文档 , 或者采用计算机网 络技术传递文档 , 是办公室 自动化的基本特征 。 办公室是各行业工作的领 导进行决策的场所 。领导机 关做出决策 , 发布指示 , 除 了文档上 的往来之外 , 更深层 的 工作 , 实际上是信 息的收集、存储、检索 、处理、分析 , 从而做 出决策 , 并将决策作为信息传 向下级机构或合作单位 , 或业 务关联单位 。 OA ( 办公 自动化 ) 技术分为三个不 同的层 次 : 第一个层 次只限于单机或简单 的小型局域 网上 的文字处理 、电子表 格、数据库等辅助工具的应用 , 一般称之为事务型办公 自动 化系统 。 随着三大核心支柱技术 : 网络通讯技术、计算机技术和 数据库技术的成熟, 世界上 的 O A 已进入到新 的层 次, 在新 的层次 中系统有 四个新的特点: ( 1) 集成化。软硬件及网络产 品的集成 , 人与系统的集 成 , 单一办公系统 同社会公众信 息系统 的集成 , 组成 了“无 缝集成”的开放式系统。 办公 自动化与相关软件 ( 2 ) 智能化。面 向 日常事务处理, 辅助人们完成智能性 劳动 , 如 : 汉字识别 , 对公文 内容 的理解和深层处理, 辅助决 策及处理意外等 。 ( 3) 多媒体化。包括对数字、文字、图像 、声音和动画 的 综合处理。 ( 4 ) 运用 电子数据 交换 ( E DI ) 。通过数据通讯 网, 在计 算机间进行交换和 自动化处理 。这个层 次包括信 息管理型 OA 系统和决策型 OA 系统。 办公事务 OA 中, 最为普遍的应用有文字处理 、电子排 版、电子表格处理、文件 收发登录、电子文档管理 、办公 日程 管理、人事 管理、财务统计、报表 处理 、个人数据库等。这些 常用的办公事务处理 的应用可作成应用软件包 , 包 内的不 同应用程序之间可 以互相调用或共享数据 , 以便提高办公 事务处理 的效 率。这种办公 事务处理 软件包 应具有 通用 性, 以便扩大应用范 围, 提高其利用价值 。 此外, 在办公事务处理级上可 以使用 多种 O A 子系统 , 如 电子 出版系统 、电子文档管理系统、智能化 的中文检索系 统( 如全文检索系统) 、光学汉字识别系统 、汉语语音识别系 统等。在公用服务业、公司等经营业务方面 , 使用计算机 替 代人工处理的工作 日益增 多, 如订票 、售票系统 , 柜 台或 窗 口系统 , 银行业的储 蓄业务系统等。 事务型或业务型的 OA 系统其功能都是处理 日常的办 公操作 , 是直接面 向办公人 员的。为了提高办公效率 , 改进 办公质量 , 适应人们 的办公 习惯 , 要提供 良好 的办 公操作 环境。 信息管理型 O A 系统是第二个层 次。随着信 息利用重 要性的不断增加 , 在 办公系统 中对和本单位 的运 营 目标关 系密切 的综合信 息的需求 日益增加 。信 息管理型 的办公系 统, 是把事务型( 或业务型) 办公系统和综合信 息( 数据库 ) 紧密结合的一种一体化的办公信息