14档案管理标准作业规程.docVIP

档案管理标准作业规程 1.0 目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 2.0 　 适用范围 适用于公司各类档案的管理。 3.0 职责 　 公司和管理处内勤为档案管理员，负责档案的日常管理工作。 4.0　 程序要点 4.1 档案的编号 4.1.1 公司、管理处编号： A 物业管理有限公司：编号为：凯旋物业； B 凯旋城管理处：管1；以后每增加一个管理处：即按管2、管3、管4、管5等的顺序往下编。 4.1.2 公司档案类别编号： A 公司文件，简称：GW B 外来文件，简称：WW C 行政管理，简称：XZ D 人事管理，简称：RS E 品质管理，简称：BZ F 财务管理，简称：CW G 经营管理，简称：JY H 项目资料，简称：XM I 图纸资料，简称：TZ J 政策法规，简称：ZF K 参考资料，简称：CK 4.1.3 管理处档案类别编号： A 基础管理，简称：JG B 房屋管理与维修养护，简称：FW C 共用设施设备管理，简称：SB D 保安、消防、车辆管理，简称：BA E 环境卫生管理，简称：HJ F 绿化管理，简称：LH G 精神文明建设，简称：JW H 管理效益，简称：GX 4.1.4 类别小类号：根据实际情况 4.1.5 档案流水号：采用阿拉伯数字取三位有效数字—001、002、003…… 4.1.6 档案编号举例： A 公司档案编号： ※※※－※※※－※※※－※※※ 档案流水号 类别小类号 类别编号 公司编号 B 管理处档案编号： ※※※－※※※－※※－※※※－※※※ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　 档案流水号 类别小类号 类别编号 管理处编号 公司编号 4.2 档案分类的原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。 4.2.1 存档文件按公司或管理处编号—类别—类别小类—流水号的方式形成唯一的档案号。 4.2.2 每卷内编写该卷文件清单《档案目录》,档案卷封面应注明卷内档案年度、起始号等信息。 4.3 立卷与编制目录 4.3.1 立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按档案类别进行分类，用档案盒将档案分别立卷： A 根据档案的规格标示相应的档案标贴纸； B 在档案标贴纸上打印出黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是有公司编号、类别编号、类别小类号组成，如： ----公司员工人事档案：凯旋物业—人事管理（RS）—员工档案； ----凯旋城管理处客户服务部业主档案: 凯旋物业—管1—基础管理（JG）—业主档案。 C 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距离顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中； D 将需要归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于档案盒内； E 档案盒的外形、颜色、规格须保持一致。 4.3.2 编制目录： A 《档案目录》一式两份，一份用于档案盒内首页，另一份汇总为档案目录索引； B 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》中，以便查阅。 4.4 档案的保管期限 4.4.1 档案的保管期限分为永久、定期保存两种。 4.4.2 各部门负责人应依据国家有关政策法规、公司的档案保存期限规范进行档案的保存和销毁。 4.5 档案的保管 4.5.1 档案保管的工作任务是： A 便于查阅； B 保证档案的安全； C 防止档案的损坏； D 采取修复技术，延长档案的寿命。 4.5.2 档案保管的责任部门： A 行政部保管物业管理运作档案（公司部分）、公司设备、工程档案、往来文书档案（公司部分）、合同档案、员工人事档案、资料、质量记录（公司部分）； B 财务部保管财务档案； C 管理处下属各业务部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案；管理处客户服务中心保管管理处设备档案、业主档案；管理处内勤保管各下属各部门往来文书档案（管理处部分）、物业管理运作档案（管理处部分）。 D 各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。 4.5.3 档案的保管程序： A 各职能部门和管理处下属各业务部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员； B 档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并同意编号； C 档案管理员每周一次将《档案目录》输入电脑，以便查询； D 对于存放于电脑的文件资料，须至少每月在本机上备份一次（对重要资料应每周备份一次）。 E 档案原则上保管原件。 4.6 档案的密级 4.6.1 档案的密级分为三级：绝密、机密、普通。 A 绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案； B 机密档案包