《会议管理》工段长课程1.pptVIP

1 1 是否要开会？ 2.必须开会的“5个如果” 如果 必须把信息同时传达给多人 听取部门汇报工作 分派任务 要让别人参与决策以集思广益 有些事情需要当众表扬或批评 确定会议目标 必须以书面 的形式列明 必须切合实际 具体且可衡量 表明应达成什么 而非应做什么 确定参会者 对达到会议目标有潜在贡献的人 能够因参与会议而受益的人 适当的人数 小贴示 会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定； 调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人 会议时间、地点 与日常工作相联系 利用人的生理特征 控制时间（1-2小时） 1.时间选择 小贴示 例会最好能够保持每次相同的长度，这样可以给与会者一个明确的预期，以及严格纪律的印象。 会议时间、地点 2.会场选择 会场符合 会议性质 大小合适 不受干扰 设备充足 布置形式恰当 小贴示 ◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论; ◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式 ◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。 坐次的选择 无桌环座 圆桌团团座 椭圆型围座 影院排排座 长桌对岸座 小桌分组座 制定会议议程 按照议案轻重缓急编排处理次序 写出每个议题所需要的时间 小贴示 好的议程设计有助于使讨论上轨道，也就是能在预定的时间内讨论各相关议案细节。 2、15：15-15：45??? 推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。 3、15：45－16：00 区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法 会议议题：如何使用和推行《标准化作业流程》 会议资料： 《标准化作业流程》 1、15：00-15：15?? 《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理 记录员：行政助理 主持人：区经理 与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。 会议地点：五楼大会议室 会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 《标准化作业流程》推行会议议程 会议通知 内容包括： 日期、起止时间、地点、会议目标、议程、与会者需准备的事项及所有与会者的姓名 提前送至与会者手中 11、是否准备会议名签 12、是否安排交通工具 13、是否安排与会者住宿 14、是否发出了会议通知 15、确定视听教材 16、确定辅助教材 17、准备会场周边位置图 18、是否要求与会者准备资料 19、确定主持人的相关资料 20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 1、了解会议的目的 2、是否一定要开会 3、确定会议的形式 4、安排会议的议程 5、决定会议的时间 6、确定会议的主持人 7、决定会议的地点 8、研究会场如何布置 9、确定出席人数 10、安排出席者座位 会议准备工作核对单 选址确定 起草会议通知 会议预算 设备准备 预定会议室， 房间，用餐， 娱乐 车辆安排 起草会务通知 议程PPT制作 食品采买 指导服务员工作 场所布置与熟悉 会议室、汇报 人员、用餐、 娱乐、住宿 保障工作 人员离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 返回公司 设备归还 报销 会务总结 结束 确认议题及 参会人员范围 开始 人员确认 （住宿，交通） N Y 案例-行业表彰会议流程图 会议中：实施掌控 主持人的注意事项 会议开场的技巧 让参会人愿意发言 有效的控制议事进度 有效处理会议中的问题 成功达成会议决议 参会人员守则 记录的技巧 按照会议程序完成既定议程，并取得预期效果 主持人的注意事项 ◇独占发言——避免冗长的发言，占用大家交流意见的时间； ◇火爆浪子——要能容纳他人的发言，不可情绪化与他人发生冲突 ◇优柔寡断——要思路清晰，对决议事项要果断、明确； ◇加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突； ◇操控议程——应依照流程，引导会议的进行，不可一人操控整个会议的议程 一个好的主持人是会议成功必备的条件！ 如何开场？ ◇开场定义：3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨； ◇内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等； ◇程序 陈述会议目的，介绍主要到场人员； 提供与讨论有关的资讯、议程安排、会场纪律等； 指定会议记录者； 宣布会议开始； 如何让大家愿意发言？ 塑造会议欢乐、和谐的气氛； 建立包容、安全的讨论环境。 保持客观,对事不对人。 不以言立人,不以言废人。 设置暗桩，带动与会人员的热烈参与，有抛砖引玉的效果； 主动出击，适时发问，塑造发言机会；且予以正向的肯定与鼓励。 有效倾听与良好沟通。 小贴示 会议中一般只有80%的时间在真正开会；15%的时间大家沉默；5%的时间有人抢着发言； 如何有效的控制议事进度？ □语言方式 □非语言方式 准时开始，准时结束是会议的基本原则！ ◆展示。即主持人使用流利