有效工作的管理方法.pdfVIP

员工基本职业素质培训 科学的工作方法 第1章 使你的工作系统化 在旁观者看来，不整 洁的工作场所除了反映出 工作者头脑混乱以外，不 再代表其他。 1.1 你的工作需要系统化 办公室的5S运动： 5S起源于日本，就是整理（SEIRI ）、整顿（SEITON ）、 清扫（SEISO ）、清洁（SETKETSU ）、素养（SHITSUKE ） 五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。 5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干 净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相 信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然， 能最大程度地提高工作效率。 如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。 1.2 开始系统化你的工作 ■ 系统化你的工具 （1）基本工具。 （2 ）复印机。 （3 ）传真机。 （4 ）电脑。 提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境： 试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是 任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电 脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东 西。 1.2 开始系统化你的工作 ■ 系统化你的文件 （1）工作档。 ☻什么是工作档？ 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 ☻工作档有什么？ A.立即可用的资料。 B.“待议”的项目。 C.固定职务。 D. 目前的专案 E.问题档 1.2 开始系统化你的工作 教你一招： （1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。 （2 ）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 （3 ）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。 （4 ）建立问题档，一部分编号01—12，代表每年的每一个 月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。 1.2 开始系统化你的工作 ■ 系统化你的文件 （2 ）资料档。 ☻列出你的资料档项目清单。 ☻建立资料档时需要考虑的两件事： A.怎样的资料才有保存价值？ B.你的资料档方便查阅吗？ ☻帮助你将自己资料档结构化的做法： A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。 B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。 D.一个抽屉存放一个或多个类别。 E.将档案按字母顺序排列。 F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。 1.2 开始系统化你的工作 让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2 ）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3 ）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。 （4 ）为大型的资料建立索引。 本章小结 开始系统化你的工作： （1）系统化你的工具； （2 ）系统化你的文件； （3 ）建立你的工作档。 第2章 学会用PDCA循环法 P D C A 它是一种很科学的管理 程序，同时也是一种很科 学的工作程序。 2.1