电子邮件的规范使用.ppt

* * * * * * * * * * IMC 工作效能提升计划 —— 电子邮件的规范使用 2016年9月 目 录 一 二 三 四 一、电子邮件的重要性 （一）电子邮件是一种正式、便捷的职场沟通方式； （二）电子邮件是最好的工作记录； （三）电子邮件是最好的证据； （四）电子邮件是展示企业形象的窗口。 电子邮件伴随着互联网的诞生就一直存在，在“互联网+”时代，其重要性也丝毫未减。但实际使用中还存在很多不规范现象，正因为电子邮件的普遍、重要且基础，那么通过此次专题培训，希望对公司员工规范邮件书写，提升职业素养、提升品牌形象起到较好的效果。 为什么电子邮件很重要？ 一、电子邮件的重要性 1、正式工作报告 2、工作相关各方需要留下书面资料的往来信息 3、公告、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、复杂事项，难以简单说明的事项 …… 什么情况下，需要发邮件？？？ 一 二 三 四 二、电子邮件的书写格式 电子邮件格式与书信格式相同 内容构成如下： 问候语写在称呼的下一行 空两格，它可以独立段 正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分 每个部分开头都应另起一行，空两格落笔 祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等 可以紧接着正文写，也可独占一行，空两格写 写完邮件之后，在邮件的右下角写上发件人的姓名 发件日期可写在署名的后边，也可以另起一行 因电子邮件的即时性，可省略 问候 正文 祝颂语 日期 称呼 署名 称呼顶格写在第一行 加上冒号，表示下面有话要说 常见书写格式问题列举 1.附件名称不规范、不明晰； 2.称呼标点符号使用错误，应为逗号； 3.正文首行未空两格； 4.邮件无签名。 常见书写格式问题列举 1.主题不清晰； 2.无称呼、落款，正文未注明附件。 总体是一封超级无礼的电子邮件。 正文提及有附件，但邮件漏发附件 标准格式例举 邮件虽短 礼仪俱全！ 一 二 三 四 三、电子邮件撰写规则 这些主题恰当吗？ 1、无主题 空白邮件标题是失礼的 2、陕西MIC**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 标题要简明扼要，不宜冗长 3、车先生收 标题要体现邮件内容和重要性，含糊不清是不可取的 4、关于**和**等相关问题的回复 一封邮件尽可能针对一个主题，便于整理 5、RE…… 应根据需要拟定回复邮件的标题，简单的“RE……” 有欠妥当 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 （一）主题要明确 三、电子邮件撰写规则 （二）称呼问候要得当 （1）恰当地称呼收件者，拿捏好尺度 （2）Email开头结尾最好要有问候语 三、电子邮件撰写规则 （三）正文完整简洁 三、电子邮件撰写规则 （三）正文完整简洁 （1）Email正文要简明扼要，行文通顺； （2）注意Email的论述语气；史上最牛女秘书“邮件门”.docx （3）Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚； （4）邮件正文不可缺少的三个部分： 需要对方提供哪些信息； 希望对方采取哪些行动措施； 需要对方什么时候给予回复。 （5）尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查； （6）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。 三、电子邮件撰写规则 （四）附件处理要科学 （1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件； （2）附件文件应按有意义的名字命名； （3）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； （4）如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； （5）如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，或用QQ邮箱发送超大附件。 （五）结尾署名不能忘 三、电子邮件撰写规则 （1）签名信息不宜过多； （2）不要只用一个签名档； （4）签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 公司签名格式如何设置: 邮件签名档设置.docx 一 二 三 四 四、电子邮件使用注意事项 1.回复的技巧 四、电子邮件使用注意事项 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和“垃圾”。 2.正确使用主送、抄送与密送 四、电子邮件使用注意事项 3.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象