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《秘书学》沟通协调实训练习 一、协调案例： 中午下班的时间就快到了，益康医药器械公司办公室陈主任刚收拾好办公桌准备离开，电话铃响了起来。电话是公司李总经理打来的，李总在电话中交代说，下午两点半有一家大医院的采购员要来公司考察产品，并强调要求办公室必须在下午两点前准备好相关的产品说明等材料。 楼道里，陈主任拦住了正准备下班的吉秘书，请他利用中午时间加班把产品说明材料突击出来。可吉秘书表现出明显的不耐烦，他说：“对不起，我中午有重要的事情要办，我没时间。” 陈主任不满地说：“你怎么总是这样，每次让你干点活，你就有事，你的事可以挪到下午去办嘛。” “午休是所有职工的权利，你没权占用。”吉秘书立马顶了回去，两人发生了激烈的争执。 陈主任与吉秘书的矛盾由来已久。两年前办公室的前任主任调离，大家一致认为业务能力强的吉秘书是新任主任的当然人选。但是上级却调来了销售部的陈先生来当主任，陈主任对办公室的业务基本是外行，也不热情，不善于跟部门下属来往，一副公事公办的样子。 吉秘书觉得陈主任一点也不喜欢他，而陈主任觉得吉秘书由于没有当上当上主任而对他充满了敌意，讨厌他这个外行来领导他。 前一段时间发生了一件事，更加深了他们彼此之间的猜疑、隔阂。 事情是这样的，吉秘书得了流行性感冒，请了病假在家休息。作为业务骨干的吉秘书休了病假，陈主任立刻感到办公室工作的压力大增。所以在吉秘书休息的第四天，吉秘书接到陈主任的电话，问他病好了没有，能不能尽快上班，因为人手紧张。吉秘书回答说，他的病还没好，还需要休息几天才能上班。 吉秘书在家休息的第五天，天气特别好，吉秘书自己也觉得身体有了一些好转，想到外面活动活动，就推出了链条断了一直没顾上修的自行车，到马路边的修车铺修理自行车。就在他修好车正要离开的时候，陈主任恰好办事从这条马路经过，看到吉秘书在修车，陈主任没打招呼，转身就过去了。 当下一个星期吉秘书回到办公室上班时，他觉得应该向陈主任解释一下。“陈主任，上周我去修车，是……”吉秘书结结巴巴地开口了，一看到陈主任冷若冰霜的脸，他不知道怎样说下去。 “好了，不用说了，我都知道。病好了就上班吧。”陈主任不等他说完离开了。吉秘书不知道陈主任都知道了些什么，反正他知道陈主任是不会相信他的。 这件事过了几周，公司给了办公室一个去桂林参加秘书业务培训班的名额，吉秘书觉得自己是办公室的业务骨干，应该可以去参加培训，就向陈主任提出申请。但陈主任告诉他，这个名额应该让干工作认真负责的同志去，而吉秘书工作的责任心太一般了。 从那以后，两人的关系就十分紧张。 于是就发生了这天中午因为加班问题而激烈争吵的一幕。 【问题分析】 1、从案例中分析，造成陈主任和吉秘书关系紧张，乃至于争吵的深层次原因是什么？ 2、作为办公室主任，陈主任应该如何与部门下属协调好关系？案例中的陈主任的失误在哪里？ 3、吉秘书的不足之处有哪些？他该如何协调好与部门负责人的关系？ 二、群众关系的协调： 蓝天集团是一家中型国有商业零售企业，为适应市场竞争的环境，调动企业职工工作积极性，企业新近制定下发了《关于调整员工津贴标准的方案》（讨论稿），新的津贴分配方案目的在于奖勤罚懒，体现收入与业绩挂钩的指导思想，改变过去干多干少一个样、不同岗位的津贴标准一个样不合理状况。 令公司领导没有预料到的是，讨论稿在群众中引起很大反响。大多数从事销售、采购等一线工作的员工认为改得好，体现了多劳多得；而从事管理工作的科室员工则认为，新方案对一线员工倾斜得太厉害了，每天一样辛苦工作8小时，津贴却比一线员工少了一大截，心里难以平衡。甚至有些员工找到总经理办公室发泄不满情绪。 为此，单位领导委派秘书岳灵到基层了解情况，尽快解决这一棘手问题。接到任务以后，岳灵马上深入基层向各部门和岗位的职工了解情况，认真倾听群众的意见。经过一段时间的调查，岳灵发现矛盾的症结不在于新的津贴标准存在差距，而是在于科室人员与一线员工的津贴标准差距太大，按新的津贴标准，科室工作人员的平均津贴只有一线员工的平均津贴的45%，影响了无法用工作量衡量工作业绩的科室工作员工的积极性。岳灵及时将调查结果向领导做了汇报。在汇报的同时，岳灵还书面提出了自己对新的津贴标准调整方案的几点改进意见。 【问题分析】 秘书岳灵的工作有哪些值得肯定的地方？ 如果在制定津贴调整方案之前，先到基层了解群众的意见和建议，情况会怎么样？ 在群众关系的协调中应注意哪些问题？ 3