文件与记录控制流程解析教材.ppt

文件及记录控制流程解析;一、文件控制概述 二、文件控制流程 三、记录控制;1.1 体系标准中对文件控制的规定 ;1.2 本公司对文件控制的规定 （1）本公司体系文件结构分级 第一级 手册(CQM、CEM) 第二级 程序文件(CSP、CSE) 第三级 指引/作业指导书(PIN、MIN、EMS) 第四级 记录;正本文件：由文件发起人书写并须保存于文件控 制中心之文件。 外来文件：指国家/国际标准、法律法规、客户/供 应商提供的文件以及客户协议。 受控文件：受更改控制的文件，如《环境手册》、程序文件、工作指引等。 参考文件：参考文件是不作更新及回收处理之非受控文件。 失效文件：己失效作废之文件。 机密文件：由文件发起人书写，在背面盖有红色 “机密文件”印章并须保存于文件控制中心之文件;文控制流程包括： 2.1 编制 2.2 评审、批准 2.3 发放 2.4 保存和使用 2.5 更改及再次批准 2.6 回收及作废; 2.1 编制 （1） 有文件编制需求时，由文件编写者根据运作需要编制文件。 （2）编写文件时应严格按照文件格式规定编写.（如手册、程序文件、指引…) （3）尽量使用书面语言，而不要用口语、俗语、方言或简称等。 ; a. 品质手册和环境手册应由总经理审批； b.程序应由总经理审批； c.指引应由有关的部门工程师/主管/经理/总监审批； d.客户协议中明文规定由总经理签署的需经总经理签署，如果没有明文规定 的，品质、环保方面的协议由品控部负责人签署，产品交付方面的协议由总 经理签署.; 2.3 发放 （1）受控文件经审批后，必须将正本送交文控中心，由文控中心归档发放，其他任何部门或人员不能自行发放受控文件。 （2）文件分发时需填写《文件分发/回收表》由部门/科/组负责人签收后交回文件控制中心与正本文件一同归档。 注：各部门发放非受控文件时，基于文件追溯的要求，建议也应保留签收记录。;（3）对于B01版受控文件，文控中心将根据分发要求发放一份受控文件至相关部门，如相关部门文件不够使用，或未要求发放的部门也需要使用，应填写《文件申请表》向文控中心申请。如果使用部门针对某特定文件长期需要使用多份文件。需以《联络单》形式向文控中心说明情况，以作记录。 （4）所有受控文件的电子版本均需保留在文件控制中心，在受控文件送交文件控制中心时一起提供给文件控制中心。 ;（5）电子文件发布 正本文件之电子文件均上传至信息协作平台/文件管理系统中，需要查阅的人员可登陆查阅。对于技术文件及机密文件，有查阅权限的人员才可登陆查阅。;2.4 保存和使用 （1）受控文件保存地点及方式应适宜。 （2）指定受控文件保管责任人。 （3）制定受控文件取阅规定。 （4）新版文件发放时交部门/科/组内人员传阅。 （5）分类归档、标识清晰。 （6）制作文件夹目录，以便查找。 支持文件：《文件和资料控制程序》6.5;（7）查阅受控文件时应保持文件整洁，不能乱涂乱画及损坏文件。 （8）受控文件如长期使用，造成纸张发黄变旧，字迹不清，印章不清等，可填写《文件申请表》向文控中心说明情况申请更换，并需一并退回旧文件。 （9）如发现受控文件遗失，责任部门须以《联络单》形式，书写遗失报告联同保管责任人的绩效考评结果送交文控中心，如需补发文件需另行填写《文件申请表》。 支持文件：《文件分发回收指引》5.6;2.5 更改及再次批准 2.5.1 文件更改时机 （1）文件在实施中可能会由于各种情况发生变化（如组织架构、产品、工作流程、工艺、法律法规等发生变化），这时有必要对原文件进行评审及修改，以便受控文件能更好的指导工作。 （2）年度文件评审时，全公司统一对文件进行评审，统一更新。 以下2.5点所有内容 支持文件：《文件和资料控制程序》6.7; 2.5.2 文件更改流程 （一）表格修改 申请电子档 形成文件制（修）订申请表 将文件修改申请表交相关部门认签 打印表格正本 将正本连同电子档一并交文控中心受控。 ;（1）文件修改申请表书写。 修改原因及修改内容须明确。 （2）文件认签 a.将文件修改