银建档案管理制度（试行）.docx

ZD银建企业制度YJ—ZD00—XW—2013银建档案管理制度（试行）2013-10-15发布2013-10-15实施北京银建投资公司发布YJ—ZD00—XW—2013目录第一章 总则1第二章 档案分类2第三章 档案收集3第四章 档案整理5第五章 档案保管9第六章 档案保护10第七章 档案利用10第八章 档案销毁12第九章 罚则13第十章 附则14银建档案管理制度（试行）总则为加强银建档案管理，有效保护和利用档案资源，依《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，参照《企业档案管理规定》、《人事档案管理原理与方法》、《会计档案管理办法》等相关规定，制定本制度。本制度适用于银建及其子公司。本制度所称银建档案，是指在生产经营和管理活动中形成的对银建有保存价值的各种文字、图表、声像、照片、电子文件等不同形式的文件材料。银建档案管理是指对银建档案进行系统整理并提供利用服务的各项工作的总称，包括档案收集、档案整理、档案编目和检索、档案保管、档案编辑和档案利用等。银建档案依本制度实行集中统一管理。银建行政督查工作委员会行政事务部（下称“行政事务部”），是银建档案管理机构，负有以下职责：制定和完善银建档案管理制度；收集档案管理的有关法规和技术规范；组织学习档案管理相关法规，开展档案管理工作业务培训；对各银建子公司档案管理工作进行业务指导和监督；提出关于银建档案管理工作的改进意见和建议。银建档案馆用于存放银建档案，配备档案管理员，负有以下职责：对档案进行收集、整理、保管和利用；拟订或修订与银建档案管理工作相关的制度和规定；制定并实施年度档案管理工作计划。档案分类银建档案分为：人事档案、财务档案、文书档案、科技档案、声像档案和基建工程档案等。银建档案实行3级分类管理制，从大类到小类，逐级划分。1级类目按内容形式设置，主要包括人事档案类、财务档案类、文书档案类、科技档案类、声像档案类和基建工程档案类，根据实际情况可相应增减类目。2级类目人事档案类，按人员类别设置，分为在职人员档案、退休人员档案和死亡人员档案。财务档案类和文书档案类，按银建机构法人设置。科技档案类和基建工程档案类按项目——年度分类法设置。声像档案类按问题——年度分类法设置3级类目人事档案类在职人员档案设置，分为管理人员档案、驾驶员档案和工人档案。财务档案类和文书档案类按年度——问题分类法设置。科技档案类、声像档案类和基建工程档案类不设置3级类目。档案收集档案收集工作的内容企业日常经营活动中形成的具有参考利用价值的各类文件材料，银建机构法人行政事务部（行政人事部）依本制度关于文件材料归档的规定，将文件材料收集齐全，并进行整理分类，定期向银建档案馆移交。专项工作中形成的文件材料在专项工作完成后，由项目负责人及时整理立卷，向银建档案馆移交。归档范围人事档案类：由银建人力资源工作委员会（下称“人委”）制订。财务档案类：账簿、各类报表、凭证、审计报告和其他类会计文件。文书档案类：工商登记文件、三会文件、会议纪要、收文、发文、协议合同、历史沿革和大事记等。科技档案类：网络设计文件、出租汽车计价器技术资料、GPS车载防劫防盗报警终端技术资料和管理系统技术资料等。声像档案类：经营分析会、中秋晚会及其他重大事件的照片、光盘和移动硬盘等。基建工程档案类：可行性研究及立项文件、基础设计文件、工程管理文件、施工文件和竣工文件等。归档文件要求归档的文件材料必须准确地反映银建机构法人职能活动的真实内容和历史过程。归档的文件材料必须完整齐全。人事档案由人委指派专人将档案进行封装，即档案袋开启处粘贴专用封条，并于骑缝处加盖“人事档案专用章”。会计档案由各银建机构法人财务人员按《会计档案管理办法》要求整理立卷，装订成册。文书档案和科技档案的归档参照本条第一、二项要求。声像档案要求主题鲜明、声音和影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。基建工程档案由项目负责人员整理立卷，装订成册、归档时间人事档案于每月10日前归档。财务档案于形成年度后的第3年度6月30日前归档。文书档案于形成年度后的第1年度6月30日前归档。科技产品档案于产品定型后3个月内归档。声像档案于形成后的3个月内归档。基建工程档案于项目竣工验收后3个月内归档。办理工商登记提交的全部材料在提交后7日内归档。新取得、变更或年检后的营业执照、组织机构代码证书、许可文件和资质证书在取得后7日内归档。遇保管条件恶劣，应立卷归档的材料可能毁损、灭失的，应及时归档。归档程序移交文件材料时，由档案管理员核对移交文件，符合归档要求的文件，填写《文件材料移交单》（见附件1）；不符合归档要求的，退回移交机构。移交的人事档案由人委负责填写《文件材料移交单》，档案管理员和移交人员共同清点，核查封存情况。移交的文件材料包括电子档案时，应在《文件材料移交单》“备注”栏注明文件