浅析如何提升办公室档案管理效率.pdfVIP

。社会发展 浅析~．u#--J提升办公室档案管理效率 ◎文 ／石贞贞 档案管理作为办公室工作的重要组成 (二)合作性原则 基础理论知识，部分管理人员甚至未能充 部分，关系着各个部门的协调发展。近年 办公室档案管理并非机械、被动地接 分认识到档案管理工作的重要性，导致其 来，我国经济飞速发展，在市场经济条件 受和保存文档，而是要和其他部门、科室及 在工作过程中出现态度不端正、理念意识 下，若要提升办公室档案管理的效率，就必 时沟通，搜集相关文件，并进行准确归档。 落后等问题，直接影响了档案管理的效率。 须不断革新管理模式和办法，根据时代的 可见，若要提升办公室档案管理效率，还必 (二)管理制度不健全 发展趋势，创新档案管理手段，促使办公人 须遵循合作性原则，及时了解内部信息和 要推动办公室档案管理工作的顺利开 员能准确、快速 ，便捷地检索与查询相关信 外部信息，并运用相关技巧进行协调，确保 展，就必须健全管理制度，制定切实可行的 息，进而提升办公室整体工作效率和质量。 管理工作顺利完成。需要注意的是，合作性 规章条例。档案管理制度主要包括收集机 目前，办公室档案管理中还存在管理人员 原则不仅要求档案管理人员增强 自身合作 制、档案分类、查阅借阅规定、保管期限、归 素质较低、档案管理重视程度不高、未能合 意识，还要求他们必须秉持客观 的态度与 整规范、介质区分等，可见，从新资料的产 理运用信息技术等问题，这无疑严重影响 立场，并提升 自身的沟通能力。 生到资料使用周期的结束，档案管理制度 了档案管理效率的提升，因此，必须在深入 (三)准确性原则 贯穿始终。若要完善和健全档案管理制度， 研究这些问题的基础上，遵循档案管理的 档案管理在办公室工作中起着重要 相关部 门领导必须充分重视档案管理工 基本原则，不断创新管理手段和机制，制定 的桥梁和纽带作用，因此，档案管理工作 作，但 目前大部分办公室仍未建立单独的 更加切实可行的档案管理策略，学习和掌 人员若想为各部 门领导决策提供准确的 档案管理资料室，更缺乏系统、合理的档案 握各种新理念 、新知识、新技巧，以顺应当 信息，就必须及时收集、整理、归纳相关的 管理体制，导致档案管理工作整体效率低 前的社会发展形势，增强办公室档案管理 有用信息，同时还必须遵守准确性原则。 下，结构机带混舌L。 的时效性。 此外，档案管理人员还必须具备较强的责 (三)档案管理重视程度不够 一 、 办公室档案管理需遵循的 任心与全局观念，能够准确体会和理解办 调查显示，当前许多企业和单位并未 原则 公室的发展策略、经营战略，并以客观、公 重视办公室档案管理工作，甚至将办公室 (一)严谨性原则 正的态度记录会议内容、整理相关资料， 档案管理等同于合同文件管理，将档案管 随着人们生活和工作节奏的逐渐加 以确保信息真实有效。只有这样，才能为 理工作视为办公室人员的附属性工作。许 快，办公室档案管理的效率要求也越来越 办公室各个部门提供更加精细化、精准化 多办公室的档案管理工作也仅局限于人事 高，档案管理人员不仅需要记录和传达多 的信息，进而促进办公室工作顺利开展。 档案管理以及合同文件管理，对其余信息 种多样的信息，而且需要组织与协调各部 二、当前办公室档案管理中存 与材料的管理则甚少涉及。除此之外，由于 门人员保质保量的完成工作任务。这些烦 在的问题 相关部门和领导对档案管理缺乏应有的重 琐的管理工作，要求档案管理人员必须严 (一)管理人员素质不高 视，导致许多重要材料和机密信息都交由 格遵守严谨性原则，秉持认真细致的态度， 目前，我国许多企业与单位都开始重 普通工作人员整