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会议的融资与财务管理 * * 会议的融资与财务管理 一、制定财务目标 二、制定预算 三、会议融资 四、会议的收支与成本控制 财务管理是现代企业管理的基础。良好的财务管理和预算控制是筹办会议最基本的因素之一。如果财务安排得当，不仅将起到增加收益、提高效益的作用，而且能使管理者了解收入来源及用处，了解收入来源的比例，确定主要的收入来源、控制预算等都大有益处。 会议财务管理的内容包括：制定财务目标、制定预算、会议融资、会议收支与成本控制等工作。 一、制定财务目标 财务目标是财务管理的前提。财务目标必须与企业和会议的总目标相一致。有时候，企业的目标不是为了盈利，比如宣传性的会议，主要是为了扩大公司的声誉，加强与客户的联系或者调研等，则该项目的开支由公司内部的相关部门承担。若会议项目的核心财务目标是为了获利，那么制定财务目标就是必须的，而且是非常重要的工作。 一般说来，会议项目的预期利润至少由三个因素决定： 历史经验，即去年这个项目的盈利情况； 流动资金，这是项目预算的绝大部分； 预期利润率，指做预算时预期利润与投入资金的比率。 会议项目的目标统称为投资收益（ROI），或称项目价值： 投资收益＝净利润／项目总成本 1、预算的含义 预算是一种将资源分配给特定活动的数字性计划工具。在筹备会议的过程中，用货币形式表示会议的各项活动是必不可少的一个环节，掌握了会议预算就掌握了整个会议。 预算通常由会议举办方的财务部门负责。预算常用于为收入、支出编制计划，用预算来改进对时间、空间和人力物力的利用也是常见。 二、制定预算 2、预算的类型 会议的预算大体分为： 收入预算 是指收入预测的一种特定类型，是规划会议未来收入额的预算。 会议的收入主要来自于与会人员（团体）的交费、广告收入和赞助等，同时还包括会议完毕后形成的录像带、出版物等在市场公开发售所获得的后续收入。 费用预算 是指列出会议举办方为实现目标而开展的主要活动（项目），并且将费用额度分配给各种活动（项目）的行为。 费用预算又可细分为： ? 固定费用预算 指不随与会人数而变动的那部分费用预算，如给予承办者的报酬、宣传营销等费用。 ? 可变费用预算 指根据预算期可预见的不同业务量水平，分别确定相应的预算额，以反映不同业务量水平下所应开支的费用水平。 3、预算的相关部门 会议预算通常由主办方和承办方共同负责。其中主办方制定预算，承办方负责预算控制。 主办方负责对会议收入及各方面的费用支出进行全面的估计和预测，拟出计划，该计划反映主办方对会议活动的整体安排。承办方参与商讨预算的制定，针对会议可能面临的变动情况对主办方的预算计划进行补充。 如果需要的话，还可以下设专门的预算管理办公室，部门人员由主办方和承办方的财务人员共同组成。 下图是预算的相关部门关系图。其中直线框为预算的直接相关部门；虚线框为预算的间接相关部门。 会议策划委员会 预算管理办公室 主办方 承办方 办公室 财务部门 营销公关部门 秘书处 食宿、娱乐、交通等部门 4、预算部门的职责 预算既可以自下而上制定，也可以自上而下制定。 自上而下制定预算 是指预算管理办公室根据以往承办会议的经验和本次会议的承办目标，制定出预算计划，然后将预算计划交给协助部门考察其现实性和可行性，再根据协助部门的建议对预算计划进行修改整理，最后交会议策划委员会审批。 自下而上制定预算 是指各协助部门根据以往经验和本次会议的承办目标，分别制定本部门内部的预算计划，交到预算管理办公室；预算管理办公室对各部门提供的预算计划进行必要的初步审查、协调与综合平衡，汇总编制成总预算计划，最后报会议策划委员会审核。 受会议策划委员会领导的预算管理办公室主要是以利润为导向，通常由公司的财务主管担任领导，由各相关部门负责人如营销公关的主管、秘书处的主管等协助。 预算管理办公室的主要职责在于组织有关人员预测、研究、协调、审核各种预算事项，具体如下： ? 组织有关部门或聘请有关专家对收入预算进行预测； ? 审议、确定收入的项目及其金额，提出预算编制的方针和程序； ? 在预算编制、执行过程中发现部门间有彼此抵触现象时，予以必要的协调； ? 将初步成形的预算提交会议策划委员会审核，通过后下达正式预算； ?