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秘书实务 第十三章 信息工作 秘书实务 第十三章 信息工作 案例导入 这不是一台普通的洗衣机 农民投诉海尔洗衣机排水管老是被堵…… 维修人员维修和营销调查发现…… 海尔集团决定开发新产品…… 可以洗地瓜、水果甚至蛤蜊的洗衣机诞生…… 农民兄弟用洗衣机洗地瓜的笑话催生了一种适应市场需求的新产品——可以洗地瓜的洗衣机。 请问：海尔开发生产可以洗地瓜的洗衣机的决策来源于什么？ 第一节 秘书信息工作概述 （一）与信息的概念相关的几个问题 1．信息的概念来自通讯理论 2．信息是两次不定性之差 3．信息是指具有新内容、新知识的消息 4．通信就是信息的传递与交换 5．信息的类型包括实物型信息、文献型信息、电子型信息和网络信息 一、信息与信息工作 第一节 秘书信息工作概述 （二）信息工作 1．信息工作的概念 信息工作，是指社会组织及其员工对其管理、服务或生产经营活动所需资料数据的收集、整理、存贮、传递反馈、开发利用等的一系列程序。 一、信息与信息工作 第一节 秘书信息工作概述 （二）信息工作 2．秘书与信息工作 （1）秘书信息工作的重要性 秘书部门和人员以信息工作来辅助科学决策； 秘书必须掌握大量详细的信息才能起草好文件材料； 秘书必须掌握信息才能做好信访工作； 秘书必须掌握信息才能做好日常工作。 一、信息与信息工作 第一节 秘书信息工作概述 （二）信息工作 2．秘书与信息工作 （2）秘书日常信息工作主要内容 日常事务中的信息工作 会务工作中的信息工作 文书处理中的信息工作 一、信息与信息工作 第二节 信息收集的方法 （一）观察法 观察法是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取信息的方法。 一、信息收集日常方法 （二）阅读法 通过阅读报纸、杂志以及文件和信函等，获取信息的方法。 （二）访谈法 通过访问谈话的方式获取信息的方法。 第二节 信息收集的方法 （一）问卷法 向信息征集对象提供问卷(精心设计的问题及表格)并请其对问卷的问题作答而收集信息的方法。 注意事项： （1）要表明征集者身份及信息征集的内容、目的、意义等； （2）要有明确且位置醒目的作答指导； （3）要有征集对象的个人基本状况记录项目； （4）问卷的结构设计及类型可参考一般社会调查问卷的设计； （5）准备小礼物（纪念品）提高回收率。 二、信息收集专门方法 第二节 信息收集的方法 二、信息收集专门方法 问卷设计 问卷调试 选择方式 问卷发送 问卷回收 问卷分析 （一）问卷法 向信息征集对象提供问卷(精心设计的问题及表格)并请其对问卷的问题作答而收集信息的方法。 实施步骤： 第二节 信息收集的方法 （二）网络法 指从互联网收集信息的方法。 二、信息收集专门方法 人工型 指信息收集人员通过网络的通信功能和搜索功能来搜集有关信息。 自动型 指通过网站的文稿上传、意见反馈等模块从本组织网站收集信息或用抓取软件从别的网站收集有关信息。 第二节 信息收集的方法 （三）有偿法 指有代价地收集信息的方法。 二、信息收集专门方法 交换法 信息拥有者互通有无交换信息材料的方法。 购置法 购买与收集信息目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带磁盘的方法。 第三节 信息处理的步骤 （一）信息筛选的概念 将分散、凌乱的信息加以甄别、提炼、整理，就是信息筛选。 一、信息筛选 （二）信息筛选的基本要求 1．可信度 2．相关度 3．新鲜度 第三节 信息处理的步骤 （三）信息筛选的注意事项 1．要选取符合实际需要，内容真实，数据准确的信息； 2．要选取时效性强、反映事态发展的时间上的连续性的信息；