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高校档案管理的问题及对策 　　摘要：高校的档案是社会档案的重要组成部分，做好高校档案的管理对高校自身的发展甚至社会档案管理的发展都具有十分重要的意义。但是，当前高校档案的管理工作存在着诸多的问题，加强对这些问题的研究并加以解决十分必要。 　　关键词：高校档案；问题现状；解决方式 　　中图分类号：G27 文献标识码：Ａ文章编号：1005-5312（2011）24-0244-02 　　 　　一、高校档案的含义及其作用 　　 高校档案是指在从事教育、教学、建设、科研等活动中形成的应归档案局保存、而委托高校代存保管的文件材料，是利用文字、图表、声像等各种形式来保存和考查各类对象的原始记录，记载着学校办学的历史和全校师生员工的奋斗历程，具有权威性的凭证，高校档案管理是高等学校事业管理工作的重要组成部分。 　　搞好高校档案管理,具有较强的历史意义和重要的现实意义。高校档案不仅是研究教育体系建设、推进教育事业的重要史料,而且是高校进行教育、教学、建设、科研的重要依据和必要条件。利用它可以总结办学经验、推广科研成果、提高教学质量和工作效率,也可以用它作为衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标尺。因此,加强学校档案管理工作是适应学校教育改革和发展的需要,也是学校常规机构管理的重要内容。 　　二、高校档案管理的现状及问题 　　高校档案的管理既有与其他社会档案管理的一致性内容，同时又有自身的特点，在高校档案管理中暴露的问题由来已久，并且一直没有得到有效的解决。归结一下，高校档案管理过程中存在的问题主要有以下几点： 　　（一）重视不够，对档案管理的意识薄弱。有些高校领导认为,档案工作是一种常规性、基础性工作,不如抓教学、抓科研能够更好更快出效果、出成绩,没有认识到档案工作在学校发展中的重要性。当前，高校师生员工普遍对档案工作缺乏足够的了解，档案意识不强，另外，一些档案形成人员档案意识薄弱，认为档案工作就是保管档案，是档案馆的事，与学校其他部门、单位没有多大关系，因而将工作中形成的档案据为己有，不愿归档，造成档案资源的缺失甚至丢失。 　　（二）管理手段落后，整理方法繁琐，管理效率不高。在当前人工管理的模式下，由于时间、空间上的制约及纸质文档的局限，使高校档案资料在开放性、共享性等方面受到很大限制，档案管理工作费时费力，整理方法繁琐，使档案工作人员无暇进行高校档案的信息开发与利用，极大地限制了档案工作人员的能动性。当前各高基本都建立了校园计算机网络（校园网），高校图书馆多数都基于校园网建立了图书信息数据库，极大地方便了广大师生员工的学习、工作和生活，但与图书馆相比，档案馆建立数据库、实现资源共享、方便师生员工查找利用的却很少。因为领导重视程度不够,设备设施经费投入不足,档案归档不及时,自动查询做不到,导致档案管理工作效率低下。 　　（三）资源利用率低，提供利用服务方式单一。由于受传统思想以及现实状况等因素的制约，高校对待档案工作“重保管，轻利用”的现象普遍存在。很多学校的档案管理工作仍停留在建档、管档、看家守摊、你查我找的水平上，忽视了档案信息资源的开发利用，导致许多很珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁，不能发挥其应有的作用。据笔者从省内外兄弟院校调查了解：高校档案只有很少一部分得到利用，从内容来看，大多数是行政管理部门工作人员查找与自己工作内容相关的案卷。而利用档案进行学术研究的几乎没有。这说明当前高校普遍存在着利用率低的问题。档案人员缺乏与外界的交流,仅安于现状,没有形成积极的参与和竞争意识,不能积极主动地开展多种形式的利用服务,只是被动地坐等利用者上门,采用“你来我找”为主的被动服务方式。在档案提供利用的手段上,依靠手工检索查阅,提供档案实体利用的手段为主,以网络为依托,进行档案信息传输的不多,检索体系不健全,功能不齐全,没有形成完整的系统,严重制约了档案信息的快速传播、流通和利用,不能完全适应人们的利用需要,档案的利用现状与社会利用需求不相适应。 　　（四）档案管理人员观念陈旧、创新意识不足。长期以来,由于各种原因,档案工作主要为政治服务,高校同样不例外,档案管理方式主要以行政为主,根本没纳入法制管理、科学管理轨道。从库藏资料现状看,教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料所占比例很小,行政管理方面的较多,这种状况随着《档案法》的颁布和实施有所改善,但是与高校的实际发展相比还相差甚远。 　　（五）对档案设施设备投入不足，操作落后。有的高校认为办学经费紧张,只能把有限的经费投入到教学科研一线,而对档案管理的设施设备的更新、添置不太重视,有的高校甚至没有购置安装档案管理软件,有的高校档案管理微机不更新,设备非常落后。由于培训工作未普及深入,人们对计算机操作还很陌生,档案管理的手段还是很落后。手工操作仍是档案