投资公司档案管理制度.docVIP

泉州市XX投资有限公司 档案管理制度 第一条 总则 1、为加强对公司档案的管理，有效搜集、保管和利用各类档案，提高档案综合管理水平，根据国家有关法律法规，并结合公司实际情况，特制定本制度。 2、本制度所称的公司档案是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的合同、文件、客户资料、会议纪要、人事档案名册、帐册、凭证、报表、证件等各种文件材料。 3、公司档案工作坚持集中统一管理的原则。 第二条 档案管理体制 1、公司设置档案室，归属行政办公室管理。配备档案管理人员，负责协调、组织、管理公司档案工作。 2、公司档案管理人员，负责公司所有档案资料的整理和归档工作。 3、档案管理员在负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案的同时，需按规定编制各类检索表单，确保档案的完整有序管理； 第三条 档案资料的形成和归档 1、凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，都必须按归档时间要求交由行政办公室归档，各部门和个人不得据为己有。 2、对归档文件材料的基本要求： （1）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备； （2）应永久、长期保存的文件，如用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档； （3）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。 3、档案归档时间要求： （1）各类政府部门的批复、复函等原始文件材料必须及时归档； （2）各部门在各项业务过程中形成的文件材料，相关审批材料、客户资料等须在本单业务合同签订后3个工作日内，将应归档的所有文件材料向档案室归档； （3）各类文件材料归档份数一般为一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。 第四条 档案保管 1、档案室接收档案要认真验收并办理交接手续。 2、要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因并保存记录。 第五条 档案销毁 销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经公司领导审批后方可销毁。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。 第六条 档案的借阅和利用 1、档案查阅、复印、外调，必须严格执行报批手续； 2、档案查阅或外调，需填写《档案查阅、外调审批单》，按程序批准后予以查阅或外调并如期归还。 3、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。 4、档案归还时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得残缺、随意折叠、拆散、剪裁，严禁对档案随意更改、涂写。 5、凡公司领导开会形成的重要会议纪要、公司发展规划、合作意向、评估材料等，未经公司领导批准不得借阅。 6、财务会计档案，只准公司财务、会计人员查阅，其他人要查阅，需经副总经理以上领导批准。 7、未经公司领导授权，任何部门或个人无权公开档案。 第七条、附则 1、本制度所配套的相关表单附后 2、本制度自正式下发之日起执行。 泉州市XX投资有限公司 3