第六章会议筹备.pptVIP

东北财经大学 旅游与酒店管理学院 DUFE 会议筹备管理 初期筹备 论文征集 预先注册 第 六 章 一.会议组织机构的建立 大会主席 组织委员会 学术委员会 秘书长 司 库 秘书处/PCO 学 术 组 会 务 组 财 务 组 筹 资 组 附 展 组 交 通 组 旅 游 组 保 安 组 公 宣 组 接 待 组 国际会议常用的 组织机构框图 初期筹备 编辑、校对和出版论文集 起草注册通知书中全部学术部分的内容 制定会议期间的详细学术日程 起草确定征文通知书中全部学术部分的内容 接受会议论文 学 术 组 秘书处下的工作小组 提出会场、设备使用计划 安排学术参观活动 组织会后的卫星会中的学术内容 组织论文审稿会 初期筹备 各轮公告反馈表的搜集和制作数据库 会场和设备的保障 所有社会活动的安排 各轮公告的编辑和印刷 论文集的印刷 会 务 组 秘书处下的工作小组 各轮公告的邮寄 到表注册用品的安排 现场注册 工作人员的管理 初期筹备 秘书处下的工作小组 与有关专业媒体联系并进行公关活动 公 关 宣 传 组 接 待 组 会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格 会前将代表信息提供给宾馆，协助宾馆安排代表用房 安排国内代表的返程机、车票 安排会议代表的就餐 财 务 组 编制会议预算 收取代表的各项费用 支付会议的各项开支 调整预算 完成财务报告 初期筹备 秘书处下的工作小组 会议使用车辆 与会者交通票 负责所有与附设展览有关的事务 编制筹资文件 搜集赞助个人和单位名单 与赞助的个人和单位联系和谈判 签订筹资合同 催要赞助款 交 通 组 附设 展览 组 筹 资 组 初期筹备 秘书处下的工作小组 旅 游 组 安 保 组 提供通知中的旅游部分 安排代表国际旅游 安排会议期间的旅游参观活动 组织会前、会后旅游活动 安排会议期间会伴活动 会场入口、重要部位的固定点守卫 会场的流动巡逻 与政府公安、安全部门、保安公司的联络和协调 初期筹备 确定对外公布的联络人 通讯地址和收件人 电子邮件 会议网页 电 话 传 真 初期筹备 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 二.制定会议工作计划 会议阶段划分 初期筹备阶段 征集论文阶段 代表注册阶段 会议举行期间 会后后续工作 建立会议机构 制定工作计划 发布第一轮通知 确定会议专业管理机构 编制初步预算、落实经费 挑选会议场所、宾馆、餐饮 编辑和制作会议注册通知书 与会议服务机构签署协议书 接受注册、处理注册事宜 统计相关数据 初期筹备 制定会议工作计划（续） 确定 重要日期 开始征集论文的时间 论文投稿截至时间 接受论文 通知书的 发出时间 注册通知 发放时间 预先注册截至时间 宾馆和旅游预订截止时间 初期筹备 四.选择PCO 1.举办会议的经验 2.资金 3.简化机构之间相互关系，方便会议代表 三.发布会以第一轮通知（First Announcement) 1.上一届会议的开会时间（系列会议） 2.广告、小册子、通讯报道、网页报道，网页 五.编制会议预算和落实会议筹备经费 六.初步挑选会议场所和会议宾馆、餐饮场所或供应单位 初期筹备 一.确定会议的专业内容 论文征集 确定主题（Themes)和议题(Topics) 确定会议的初步日程 （Preliminary Scientific Program) 确定征文的形式 征集论文全文、论文摘要 博鳌亚洲论坛会议主题和设计主题 历年博鳌亚洲论坛 年会 年会主题 2002年年会 新世纪、新挑战、新亚洲-兖州经济合作与发展 2003年年会 亚洲需求共赢：合作促进发展 2004年年会 亚洲寻求共赢-一个对世界开放的亚洲 2005年年会 亚洲寻求共赢：亚洲的新角色 2006年年会 亚洲寻求共赢：亚洲的新机会 2007年年会 亚洲之声全球经济——创新和可持续发展 2003：亚洲寻求共赢：合作促进发展 亚洲经济发展前景 亚洲区域经济和贸易合作与展望 亚洲区内金融安全与金融合作 亚洲发展之路：经济发展和社会发展 的平衡 2004 朝核问题六方会谈 解决核问题的目标 解决核问题第一阶段的行动措施 持续和谈进程的问题 二.编辑印刷征文通知书 封 面 表 格 主 页 印 刷 大会主席的邀请信 组织机构 征 文 通 知 书 学术题目 征文要求 初步日程 初步旅游线路 联系方式 重要日期 论文征集 三.征文通知书的发放 收集 名单 整理名单 发放 通知 向会议主办机构索取 收集相类似会议的代表名单 在国外购买有关名录 在互