从医院采购单位的角度谈风险管理.PDFVIP

從醫院採購單位的角度談風險管理 財務部 在不同的文化環境、不同的產業中，可能因為發生風險機會的多寡與管理 文化不同的因素，人們對於風險的忍受程度、迴避程度也隨著不同。猶記得兩 年前的七月當本院成立風險管理部時，當時本院已規劃一系列風險管理課程， 但在醫院管理學會的學術研討會上並沒有有關風險管理的課程可參加。如今， 醫療主管機關-衛生署已極力推動病人 安全議題，把風險管理中以病人為中心的 病人安全管理程度列為醫院評鑑的重點評量因素，在醫療管理領域裡確已形成 一股不可抵檔的時代潮流。 今天我們所要談的風險是以採購單位的角度去看「純風險」 ，也就是當該風 險確實發生時只會為醫院帶來損失，而 不會有任何獲益的風險。這並非企業界 通過一定成本的投資組合就會產生大小 不等正值或負值的財務風險。這個「純 風險」是一個抽象的概念，既看不見也摸不到，但卻令人實實在在的感受它的 存在 （鄭子云，2001）。 一般人多以為在臨床上才會有醫療安全的風險管理，就行政支援系統的採 購單位而言，角色扮演為醫療線上藥品 、醫衛材、機（儀）器設備的資源供應 支援單位，經常直接或間接的關係著醫療品質的呈現。其實，凡人就會犯錯， 以下首先介紹一則異常通報案例與讀者分享後再詳加說明。 於 94 年度本院舉辦的某梯國外員工旅遊前，負責採購骨科醫材的同仁，本 著認真負責的態度，於出國前夕緊急將骨科申請即將進用的開刀醫材品項詳列 一明細表，內容含一項預估且計算錯誤的自費價品項。未經單位主管與正式流 程即直接將此資料交予骨科助理，以備萬一要使用時作為參考。結果，起司理 論果然應驗了，偏偏就有患者須緊急使 用此未經鍵檔的醫材，收費內容就是按 那錯誤的金額向病患收費。這個收入減損的風險確實發生了！這是因為作業流 程設計不良或因為個人的疏失或兩者均有--呢？經過 RCA 會議對事不對人的討 論後，就幾個軟硬體構面提出檢討後改 善，以預防類似事件再度發生。以上是 典型財務面的風險管理案例之一，當然 我們還有更多有關採購作業的風險管理 議題值得探討： 一、不確定性的風險因子 1. 採購產品品質不良的風險 在這全球化的微利時代，醫療產品的供應商為撙節費用縮小人工成本，已陸續 將製造工廠移往人力成本低廉的第三國 。經統計資料顯示，進貨產品的不良率 升高了，規格設計與成份比例也「朝輕薄短小」化。產品品質不良的影響，輕 者換貨賠償債了事，重者影響病患所接受的醫療品質，即病患的權益可能在不 知不覺中受損，同時也影響醫療前、後線同仁的工作品質與效率。 2. 採購資訊不足的風險 全院的採購品項多達數千項（不含設備類），醫療產品須求的特性是既急切又極 少替代來源（多為進口產品，自從對岸開放經濟發展以來，也有很多來自他們 的進口品） 。任何政府重大政策的宣告、民生物品物價水準的異動或原物料的世 界性短缺性新聞，都是採購作業中重要的參考訊息，資訊不足的風險可能導致 物料成本提高、供貨短缺—等耗費人工時的無形成本。 3. 供應商倒閉的風險 買賣雙方的合作關係宜善不宜惡，經營 不善的供應商本身可能只有不再經營獲 利而已，但對醫院所產生的影響有：無 法持續的供應正常的物料；無法對於所 販售的機（儀）器設備提供後續的維修服務—等，導致醫療線上物料匱乏，導 致該機器或儀器故障時無法維修或無零件可更換等。這個風險曾發生在本院， 當時因合約有詳加約定付款辦法，才勉強將未付款部份轉移作為自行維護的費 用。 1 4. 財產價值減損的風險 進貨產品耐用性不良、院內產品遭不當破壞、使用人員操作不當、產品閒置、 採購過程不夠嚴謹—等等都會造成醫院財產價值減損的風險。這些風險可能即 時發現也可能經過一段時日後才顯現， 一旦發現時大多已成事實，事後的風險 控制大多較無成效，有效的預防機制是必要採行的。 二、規避風險的工具減抑損害 1. 產品品質異常通報流程 這裡的異常通報不是醫療線上的 Adverse E vent，而是對於採購的藥品或醫衛材 品質異常的問題。經過通報流程讓問題 呈現，無論是產品設計或材質或偶發個 案的不良現象，儘力獲得妥善的解決，有效的控制採購品質。 2. 蒐集更多資訊減少衝擊 蒐