XX打印复印管理方案书-2014.docxVIP

背景在人们的传统观念中，打印机和PC等设备相比，它从来都只是一个办公终端，与电话、传真机一起相提并论。许多时候，复印等设备的管理和采购也主要放在了传统的行政和后勤部门，相对于服务器，网络、存储、ERP等来说，文印输出在企业内部不大受重视，很少得到系统性的规划。同时，许多企业也缺乏对打印和复印成本的量化核算，很多时候打印的费用是归在行政办公的费用里。在一般的企业当中有很多的职能部门，每个职能部门都要求有自己的打印复印设备，这样虽然看上去各个职能部门自己很方便，但是却浪费了大量的办公成本，而且设备的使用非常低效。大量分散打印设备要有专人负责维护设备的正常运转，购买日常的耗材，并及时修复小问题，这些都在无形中增加了IT的运维成本。据IDC统计，IT部门有15%的时间用在解决打印相关的问题上面。用户不良的打印习惯，例如没必要的彩色打印，未经排版预览即草率打印，用打印代替复印以及与工作无关的打印等行为，客观上造成了巨大成本支出，同时造成资源浪费，与环境保护和低碳办公的历史潮流格格不入。Gartner分析指出：几乎有90%的企业不了解自己在文印输出方面的支出情况。打印、复印等文档输出的消耗是企业成本中未经审核的最后“堡垒”，如何进行成本控制和预算管理,文印环节成为被日常管理遗忘的角落。此外，文档输出可能造成的信息泄密风险客观存并时有发生，如不加以重视，待会带来巨大的商业风险。在各种信息泄露威胁中，企业普遍对来自外部的侵扰给予了高度重视，而来自内部的信息窃取和泄露却很容易受到忽视。一项调查显示：“病毒和黑客已不再是谋害企业信息安全的罪魁祸首，相反，通过Email、移动存储和打印泄密的人为窥探和窃取才是令人忽视的元凶”。调查指出，通过网络打印方式带来的泄密涉及到企业较高等级甚至是核心级的商业信息，所占百分比尤其高，其带来的损失往往难以估量。企业往往在网络安全、E-Mail、移动存储、通讯等方面不惜重金投入，但是对于纸质文件，因具有易携带、易混淆、易隐蔽、不易检测、难认定、容易被忽视和忽略等特点，重视不够，往往成为信息安全的短板。因此，不管从企业管理，成本节约和信息安全角度，企业都应该给予文印输出管理应有的重视。在文印输出管理的投入将给企业带来巨大的回报。现状描述根据我们在打印复印输出行业的经验，公司通常在打印复印方面普遍存在以下一些问题：设备使用问题设备老旧、甚至部分操作部件损坏、导致输出质量不佳、引起工作的延后输出设备没有使用限制，任何人可以随意使用输出成本直线上升，打印复印没有控制大量打印的资料，放置在打印机旁，没有人拿走，造成浪费打印的文当没有及时拿走，发起人找不到打印的文档，更可能造成敏感信息泄露经常发现大量与工作无关的打印或无人认领的打印任务，却找不出是谁打的无法清晰掌握输出设备的整体情况，例如设备使用率，每月印量，更无法按照使用分摊成本彩色输出无法控制，不必要彩色输出造成大量浪费使用和维护成本：平均每月每台设备、更换2个硒鼓、硒鼓采购及安装工作量大，导致每月使用成本高在换硒鼓、处理卡纸、安装驱动等低级支持上花费IT维护人员大量时间和精力服务水平：零部件更换，包括报修、送修、收取等，且服务商不同、水平不同。导致用户等待时间较长、工作效率低。对需求的梳理从遇到的问题出发归纳分类，可以将需求归纳为以下三个大类：首先，需要实现打印输出设备需要集中管理。通过将所有输出设备的统一管理，管理员可以对企业内部的打印复印设备有一个清晰的可视度，可以远程管理这些设备，随时了解打印设备的状态、使用率等信息并且可以通过权限设定，授权特定用户方可使用该设备。通过对打印设备的平衡部署，做到资源的优化配置。第二，需要实现打印成本核算与控制。系统通过精确记录每次打印的属性，包括时间，发起人，打印文档，目标打印机，页数，份数，彩色黑白，纸张类型等，可以帮助管理者清晰的了解整个企业打印成本的构成。可以每月将打印成本按照部门、项目或成本中心进行核算分摊，使打印成本的观念深入人心。可以通过主动的打印控制策略，进一步压缩费用。例如控制彩色打印权限、强制双面打印，刷卡后打印等策略都可以起到帮助用户养成良好的打印习惯，杜绝打印浪费的作用。第三，需要实施打印安全管理。通过实施刷卡打印，可以有效防止因打印资料没有及时拿走，被他人取走或瞥见，造成信息泄露的风险。对于机密资料(例如薪资信息、设计图纸等)，需要主管审批同意后方可打印。系统可以记录并追溯每一笔打印任务，可保存并随时查看每一笔打印的打印内容。总体需求以下图表达：此外，对于设备老化，输出质量差，服务水平参差不齐等问题，不属于软件可以解决的范畴。目前比较常见的解决方法是采用打印外包，按张计费的模式，使得打印服务和设备维护水平得到保障。由于不属于本方案的范畴，这里不再详细论述。总体目标本方案的总体目标已基本明确，方案需要使用现有