订单处理业务流程和管理标准.doc.doc

订单管理办法 为有效地对订单履行进行控制，确保保质、保量、按时满足顾客需要，特制订订单相关流程管理办法。 本管理办法用语释义： 1、常规：指产品工艺技术成熟，已得到顾客的认可已批量生产的产品。 非常规：指产品质量要求交付期限的。销售管理中心在接到顾客订时，应同顾客就产品的要求进行确认，确保顾客的要求准确无误常规由销售管理中心则与客户进行沟通，单非常规由销售管理中心技术主要针对所提出的技术要求进行评审，确保在生产以前，有关产品生产过程中的技术问题得到解决；质量对产品的检验能力进行评审，确保在生产，产品；应就原材料的采购方面进行评审确保在生产，原材料；生产应针对顾客所提出的进行评审，如产品的包装能力、生产设备能力、生产所需的时间等方面；应填写《合同订单评审记录》，由人签字由销售管理中心技术主要针对所提出的技术要求进行评审，确保在生产以前，有关产品生产过程中的技术问题得到解决；质量对产品的检验能力进行评审，确保在生产，产品；应就原材料的采购方面进行评审确保在生产，原材料；生产应针对顾客所提出的进行评审，如产品的包装能力、生产设备能力、能力生产所需的时间等方面；应填写《合同订单评审记录》，由人签字评审后，评审结果的记录应常规常规对产品要求的小范围或局部的更改，且不影响原生产计划时，填写《合同订单更改通知单》当产品要求的更改或修订影响原生产计划时，应重新尽快与客户取得联系，争取延迟交货时间《合同订单更改通知单》应重新组织部门进行评审《合同订单更改通知单》根据采购计划和采购单进行订货，并制定采购进货进度表与客户联系，争取延迟交货时间销售管理中心生产情况若无法按时交货尽快与客户沟通生产准备工作人、机、物等若不影响时，填写合同订单更改通知单时，应填写合同订单更改通知单重新组织部门进行评审填写合同订单更改通知单通过对供应商送货进行控制，确保生产计划指标得以实现进度供应商送货供应商送货供应商影响采购实际交货数量供应商Q /JY G9-002-2010规定，及时办理入库。 2）部门领导根据以上情况，经采取补救措施仍然不能满足生产计划时间要求时，应及时向生产计划下达部门领导汇报，以便与销售部门沟通，争取客户同意延期交货。 5、各公司质管部 1）部门领导应每天检查督促下属，及时跟进和配合生产计划进度，严格按检验要求对产品、自制配件、采购物资进行及时检验。为保证按期交货，当岗位人员经加班后仍不能完成任务时，应调派其他岗位检验人员进行支持。 2）检验人员在检验过程中发现的问题，除做好相关记录外，应及时（一般为20分钟内）作出反映： （1）属于本公司内部生产及工艺质量，经返工后能符合质量要求的，可直接通知操作人员进行返工，并通报该员工直接领导； （2）属于跨公司的生产及工艺质量，向本部门领导汇报，领导自接到报告后应及时（一般为30分钟内）进行协调处理。 （3）属采购物资的一般质量问题，则通知采购员处理。当批量合格率低于95%或严重问题（规格型号不符、缺件、外观不良、数量与送货单不符）时，直接报告本部门和采购部门领导处理； （4）属技术设计，以及自我不能判定的，报本部门领导处理，领导自接到报告后应及时（一般为30分钟内）进行协调处理，本部门经协调、研究不能解决的，应报告总经理，并将处理办法通知检验人员。 三、订单产品交付管理 一）流程： 下达发货指令→组织发运→信息记录和反馈 二）管理标准： 1、发货指令下达 合同订单管理部根据订单跟踪和产品实际库存情况，在认真核对合同和货款 到位情况后，按管理要求开具发货通知单，一般提前1天向成品库和储运部门下 达发货指令。通知单需明确到货时间、地点等要求，防止多发、错发和延迟到货 时间。 2、发运组织 1）成品库保管理员接到发货通知单后，应根据通知单上的客户名称、订单项 目、产品规格、型号、数量、备件或配套件要求等信息，在发货前进行确认、组织和标识，产品、备件或配套件需组合包装的，组织包装工进行包装。 2）储运部门接到发货通知单后，在考虑公司车辆不可行时，依照公司《物流运输管理办法》之规定联系和确定承运方，按时发运和收回承运方签字回执。因特殊原因不能按时发出的，应当天报告合同订单管理部原因、可发运时间和估算到达时间，以便与客户沟通，取得理解。 3、信息记录和反馈 1）销售内勤内务人员接到发运回执后，应在当天电告客户发运情况，同时进行销售台账记录，督促销售员按公司规定收回发货回执； 2）销售内勤内务人员当接到客户反馈没有收到货物信息时，应及时通知储运部门人员，进行查找原因，并将结果回复客户。 3）销售内勤内务人员当接到客户反馈收到货物有损坏信息时，应及时通知产品公司售后服务部门、储运部门领导和运输费用支付审核人员。由售后服务部门研究确定服务办法回复客户；储运部门领导组织质量、生产部门领导进行损坏原因分析和进行索赔