命令、协调与工作之改善概要1.ppt

命令、協調與工作之改善 一、四個重點 命令方式 如何傳達命令 好的命令 協 調 1、命令方式 所謂命令，是指「讓部屬了解工作的目的，負起責任，完成工作」。 1.必須做的事，分配去做。 2.使部屬獲得適當的職位，得以推行工作。 3.必要時可交給特別的任務。 有命令的時候，通常是用口頭或書面來傳達，不管用任何方法，主要的原則為「管理人員的真正意志，正確的被部屬了解，而使部屬能盡力而為」。 口頭好呢？ 這種情況下以口頭傳達命令： 1.要命令些小事情的時候。 2.只不過給指示程度命令的時候。 3.只是提供意見的程度。 4.以書面傳達的命令如再需要進一步說明的時候。 5.緊急命令。 6.工作人員不大情願做的工作。 書面好呢？ 這種情形下以書面傳達命令： 1.需要表示正確數字或內容復雜的時候。 2.擬由受令人員確實負責的時候。 3.有需要延送命令的時候。 4.工作人員理解力遲鈍的時候。 5.很重要的工程需要特別留意的時候。 6.需要同時傳達給多數人員的時候(如佈告)。 二、如何傳達命令 以口頭傳達命令時 1.使對方集中注意力 2.按人選適當的方法，明確地給予指示。 3.如有必要，做給他看。 4.實際工作當中所能遇到的困難或應行注意的各點，要明白的指出。 5.要確認你所要他做的是否都了解，如有必要，可讓他復誦各要點。 以書面傳達命令時 1.不遺漏重點。(六點疑問) 2.寫得明白清晰。 3.如有必要，以口頭做附帶說明。 4.如有疑問，應指名向誰請教。(如有需要) 5.確認對方是否收到了命令。 有沒有確實了解你的命令 如果下達的命令沒有正確的被領受到，那麼一定是有原因存在。可能是 接受命令的人聽錯了或看不懂，但也可能是你說的時候缺乏明瞭。以下舉出 幾種原因看看。 口頭的時候 1.說得不清楚，或講話含糊。 2.講話不直接深入，轉彎抹角，要點不明。 3.忽略對方是否理解而獨自講下去。 4.環境不好，噪音太大。 書面的時候 1.措詞不當，文字生硬，使對方不能了解。 2.命令的順序前後矛盾。 3.文句冗長煩雜。 4.命令的內容過份嚴格，缺少通融性，因此如果情況稍為變化，即令人不知 所措。 5.本來很單純的工作，因命令文寫得不好反而弄巧成拙，更加復雜。 三、好的命令 1.了解部屬的能力，而給與能做得到的工作。 2.與部屬的職務有關連，而且有相當的意義。由於部屬完成這工作後，對組織有益的。 3.要有完整的計劃。命令不能片段，更不可慢慢增加或補救。重點必須顯明，細節則要尊重部屬的創意。 4.書面不能完全了解時，要附加口頭說明。而且要接受對方的反問，或讓部屬復誦。命令的方式並沒有公式化，這要看對方與場所而定。 命令的方式 一天李主任發現工廠入品處髒得不得了，本來 外面清掃工作是由工友負責的，但是今天工友請假 沒有來。可是工廠的門口也不能讓它那麼髒，而且 發出不太好聞的氣味。 叫誰來掃呢？工作是髒的，怎麼叫法才能令人自願 去做？ 下面有三種命令方式，你認為那一種比較妥當。 「老劉，門口太髒了，你去把它掃一掃。」 「門口髒得可怕，工友又沒有來…但是非清理一番不可…怎麼樣，有沒有人願意干。」 「老鄭，這兒太髒了，我們一齊清一清罷，我去取水，你去找掃帚來好不好。」 命令的方式(二) 1. 直接命令 遇到下列情形要采取直接命令的方式： (1) 要警告危險的時候. (2) 員工不守安全規則的時候. (3) 就在眼前發生浪費情形的時候. (4) 對方是登記有案的懶怠者的時候. 2. 委托的方式 下列幾種情況，以委托的方式為佳： (1) 對於有點兒神經質的人，宜采取此方式. (2) 對方是年長或同輩的時候. (3) 希望對方協助的時候. (4) 對方正在興沖沖的做著其它事情的時候. (5) 對於工作需要特別的請求的時候 3. 徵募方式 如下列情形，可徵募有志一同或希望者： (1) 危險的工作或不清潔的工作. (2) 劇烈的工作. (3) 其他如天災復舊等臨時工作. 4. 示意 對方如果是相當熟練的工人或很有才干的人員，只 要示意或表示你的希望即可. 總之，雖然總稱叫做命令，最終目的是在於傳達上 級的意志給我們的部屬，使他們能正確的工作，因此 要緊的是，這個目的要能夠達成，不一定非采取某種 一定的命令方式不可. 好的管理人員，只要有機會，要以身 作則