高校办公室秘书工作中办公自动化应用的利与弊.pdfVIP

校园专区 高校办公室秘书工作中办公自动化应用的利与弊 戴  奕 摘 要 【 】办公自动化是新阶段高校管理工作需实现的目标，是高校办公室工作标准、规范和科学化的 内在要求。本文从办公自动化办公室管理工作中的重要地位和负面影响两个方面进行分析，力求高校秘 书对其利弊有一个正确的了解和认识。 关键词 【 】办公自动化  高校秘书  利弊 一、办公自动化概述 为整洁的现代化办公设备 ，办公室结构和面貌焕然一新 ， 办公 自动化是将办公和计算机互联 网融合为一体 的一 办公室管理模式发生了变化 ，管理水平也大大提高。比如 ， 新型、综合 的技术型办公模式 ，被高校秘书工作广泛运用 ， 每天学校通常会安排大大小小 的几个 由不 同的领导、教师 有助于高校办公室行政文秘工作人员高效利用信息资源 ， 和工作人员参加 的会议 ，办公室行政秘书如果依次打 电话 提高 了办公室工作效率 ，为高校领导 阶层做 出正确、高效 或者发 邮件告知 ，工作量和工作负担很大 ，工作效率也极 的决策提供保 障 ，是学校管理 目标顺利实现与各项工作井 为低下 。若采用办公 自动化 ，电脑系统能够按照预设 的指令 ， 然有序运行 的重要技术手段 。与此 同时 ，实行办公 自动化 自动、准确无误并及 时地发 出通知 ，告知参会者会议相关 也对高校办公室行政秘书人员 的职业能力提 出了更高 的要 信息并提醒不要迟到 ，而且能够 自动安排会议室、接送车 求 ，使得其工作不断标准与规范化 ，而且要求其具有相应 辆 以及其他会务事项 。办公室工作效率和管理水平及大地 的现代化管理方面相应 的知识 。因此 ，高校办公室行政秘 得到提高。 书人员要不断结合工作经验学习新知识 ，提高工作能力 。 三、办公自动化给高校秘书工作带来的隐患 二、办公自动化在秘书工作中的积极作用 （一）给工作保密性带来隐患 （一）有利于提高办公室秘书人员办理公文的效率 办公 自动化将计算机、互联 网设施设备和办公室工作 收发、处理文件是高校办公室行政秘书人员 的基本工 结合起来 ，实现 了信息和数据 的共享 的同时也威胁着高校 作 。秘书人员要将来 自不 同单位 的各类文件及 时、准确地 的保密工作 。如果系统在软硬件上缺乏保密方面的技术上 报送给学校领导审 阅，并将领导 的批 阅传达各个部 门与单 和工作机制上 的保 障 ，就使得工作系统被黑客入侵 的风险 位 。在办公 自动化 尚未运用之前 ，这些工作通常依靠人力 大大增加 ，容易发生工作文件 中的信息被恶意篡改的情况 ， 完成 ，在这个过程 中，有时候决策 的做 出需要学校多个领 甚至发生泄密事件 。除此之外 ，工作人员 的一些纰漏也容 导传 阅同一份文件 ，文件在传 阅过程 中难免会消耗过多时 易造成泄密后果 。例如 ，可能留有保密工作信息 的废弃纸 间，尤其是在规定 了办理期 限的情况下 ，会造成很严重 的 张和移动存储介质 ，未经妥善处理 ；办公室计算机未修过 后果 。但是 ，办公 自动化被应用后 ，这一问题迎刃而解 。 程 中或者报废后 ，硬盘 中的信息和数据没有及 时清除 ；公 （二）有利于办公室秘书人员之间的协同合作 用复印机、计算机没有设置秘密 ，都会使得泄密 的风险大 办公室工作 中，学校各个部 门环环相扣 ，紧密联系 ， 大增大。所 以，提高办公人员 的保密意识 ，完善办公室管 很多工作需要各个部 门分工协作才能顺利完成 。例如紧急 理的保密机制 ，是办公 自动化后应当重点关注的问题 。 文件 的处理 ，就需要各个部 门的秘书配合才