档案信息化建设实践及思考.doc

档案信息化建设实践及思考 　　摘 要：在当前这个信息化的时代，信息化管理在其发展中处于必要的趋势，但是建设档案信息化的过程是长期并且艰苦的，所以在建设档案信息化的时候思考必须理性，不能过于追求数字化的理论，其核心主要是建设档案信息化实践，目前档案信息化的重点要管理电子文件的建设，并且要进一步改革单位的运行体制和工作机制管理等方面 关键词：档案 信息化建设 实践 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（b）-0135-02 1 研究背景及意义 在当前社会迅速发展的形势下，档案工作中的信息化管理是社会发展的决定性因素，在社会的服务方面可以将档案工作进一步提高。目前档案部门为了在工作上顺应社会发展的需求，正在进一步推荐信息化建设，所以在我国所有单位中，信息化管理是我国时代发展的必然需求，也是档案管理部门开展工作的重要举措 在信息化建设过程中，档案管理的过程是长期并且艰苦的，并不是轻松就可以完成的，档案部门的新奇迹就是档案信息化建设，加强档案的基础实施，将档案工作的运行和管理体制进一步改革，将档案工作的建设向现实性发展。在该论文的研究过程中，笔者认为应当重视档案信息化建设，并且将其放在首位 2 档案信息化的概念 档案信息化的概念就是通过国家档案管理部门的规划、领导以及组织过程中，在管理档案的过程中进一步处理信息资源，管理当前发达的信息以及利用网络等资源的服务等开展工作。另一种方式来讲，就是管理的模式要将重点放在保管档案的实体项目上，主要形式是努力建设档案的数字信息，同时要将重心转变为为社会服务上去 3 档案信息化建设中存在的问题 3.1 缺少规划 我国从各单位的档案系统中可以看出，信息化建设并没有在安排上形成协调统筹的局面，而是各取所需的状态，很多单位在建设信息化的时候规划不够长远，并且不明确当前的目标，所以形成了哪里出现问题解决哪里的现状；在建设档案信息化的过程中没有及时研究统一规范和标准，所有的数据都出现了缺乏规划性和标准性的现象，没有建立出快捷并且方便的体系进行检索计算，所以造成在档案管理中个人管个人的局面，阻碍了信息的接受和传输 3.2 资源短缺 目前我国的档案资源都是纸质的，缺乏足够的数字资源，并且具有较为单一的结构，这是建设档案信息化的重要不足，这就进一步影响了档案信息化建设的质量和进程 3.3 未显示重要作用 在档案馆的管辖之内。进一步形成档案信息化建设，不仅可以推动现代化的档案管理，并且可以推进公开政务信息。但是目前还没有形成进一步利用开发政府资源的形势和态度，在档案的电子政务中缺乏有效的方式和组织，其发挥的作用也没有凸显出来 3.4 缺乏人才 虽然在我国，也存在一些档案结的专业人才，总体来讲还是较为缺乏，由系统和地域之间的差异，档案信息化建设就很难顺利地进行 3.5 体系不健全 和其他国家相比较，我国在档案信息化建设方面还没有较为健全的体系，这就形成可一定的差距，滞后的立法工作使得一些标准的建设存在困难，所以就使得已经出现的体系和标准和现实之间协调不好的现象 4 档案信息化建设应采取的措施 4.1 统一原则 我国进一步实行档案信息化建设主要是想将这些信息资源进一步聚集起来，形成社会资源共享的良好态势，就可以更好地为人民服务，为社会以及各机关单位和领导服务。所以，在当前这个关键时刻，就要在档案管理方面形成统一的标准、规划以及规范等，将各自为政这种现象进一步取消。将工作的基本特点和规律进一步把握好，形成一定的原则，这样才能更好地开展信息化建设。坚持将开发档案信息放在首要位置，将文档管理形成统一的、协调的管理方式，同时要确保网络的安全性 4.2 调整馆藏结构 当前，由于各个单位具有有限的数字档案，主要还是传统纸质档案较多。所以，这就需要丰富馆藏结构，增加数字资源，将传统档案的发展进一步加快，增加数字资源的数量成为档案信息化建设的重点。调整馆藏结构可以进一步增加馆藏中的电子文献和数字化信息资源，将各种信息资源更好地整理出来，建立不同的数据库，构建不同分布形式、层次等数字群，在资源共享上通过不同的网络平台来实现。信息化档案和传统的档案并不相同，这就要求数字资源将其服务质量和手段进一步提高，将一些具有深度和高度的资源整合进来，可以让阅读者在数量、空间以及时间上不受限制，在查阅资源的时候能够准确并且迅速。信息化档案馆中的资源不仅是已经拥有的信息及资源，还可以添加一些网络上的资源，经过整理归纳以后形成虚拟资源，这就使得档案馆中的资源具有更加便利的利用价值、更加丰富的资源。当前，所有的资源不可能都形成数字化的信息，所以在数字化的过程中要做到有选择和重点地去挑选。主要利用档